2. Phương pháp mới để giải quyết vấn đề

Một trong những kỹ năng thiết yếu để thành công trong công việc là khả năng tìm ra phương án giải quyết đối với những khó khăn, thách thức luôn thường trực một cách nhanh chóng và đầy sáng tạo.

Tránh căng thẳng đầu óc

Mỗi khi phải đương đầu với những vấn đề đòi hỏi sự tập trung, chúng ta luôn cố ép buộc bộ não tìm ra phương án giải quyết. Đây không chỉ là một phương pháp không tốt trong việc tối đa hóa sức sáng tạo của chúng ta, mà nó còn làm cho đầu óc chúng ta cực kỳ căng thẳng khi phải vật lộn với những khó khăn. Những căng thẳng đó càng tồi tệ hơn khi chúng ta rơi vào tình trạng mất ngủ, trằn trọc. Tệ hơn là cho dù chúng ta phải mệt nhoài vì xử lý công việc nhưng cũng không tìm được giải pháp thỏa đáng.

Thay vì việc luôn làm đầu óc mình rối tung với một mớ bề bộn công việc, hãy sử dụng Bản đồ Tư duy bất kì lúc nào bạn cần có một cái nhìn rõ ràng, một sự chẩn đoán hay một giải pháp cho vấn đề. Hãy xem đó như một thử thách tích cực, một cơ hội để chứng minh năng lực và thể hiện sức sáng tạo của bạn. Bạn có thể sử dụng Bản đồ Tư duy để giải quyết những vấn đề trong công việc bằng cách chọn một trong hai hướng sau:

1. Bắt đầu từ việc lấy bản thân vấn đề làm hình ảnh trung tâm và giải quyết theo hướng đi lên. Chẳng hạn bạn nhận được những lời phàn nàn của khách hàng về mức phục vụ. Hình ảnh trung tâm lúc này có thể là một vị khách cau có, không hài lòng.

2. Bắt đầu từ việc lấy một giải pháp làm hình ảnh trung tâm và giải quyết theo hướng ngược trở lại. Theo cách này, hình ảnh vị khách gắt gỏng, không thỏa mãn của bạn sẽ chuyển thành hình ảnh một vị khách với nụ cười hài lòng. Họ sẽ kể lại cho bạn bè và gia đình họ về công ty tuyệt vời của bạn.

Hai phương pháp này có giá trị như nhau. Trên thực tế, nếu bạn có thể vẽ cả hai Bản đồ Tư duy theo hai phương pháp trên và để ý xem chúng trùng lặp nhau ở những điểm nào, bạn sẽ thấy vấn đề trở nên rõ ràng hơn rất nhiều.

Đối mặt với những thách thức

Những vấn đề trong công việc nảy sinh dưới nhiều hình thức và mức độ khác nhau. Độ nghiêm trọng của chúng có thể biến đổi từ những khó khăn tạm thời của một tổ chức hoạt động có hiệu quả, tới những vấn đề lớn có thể đe dọa cả sự tồn tại của một công ty. Đôi khi những khó khăn xuất hiện quá bất ngờ, không lường trước được, trong khi có những lúc chúng lớn dần lên qua một quá trình dài. Trong bất kì trường hợp nào, một khi đã nhận định được vấn đề và phải đối mặt với thử thách, hãy sử dụng Bản đồ Tư duy để tìm ra giải pháp tối ưu.

Giải quyết những vấn đề trước mắt

Hãy tưởng tượng, bạn là người quản lý ở một cửa hàng sách tên là Books U Love. Vào đêm Nôen, cửa hàng chật cứng với những khách hàng đi mua quà muộn. Không khí trở nên thật căng thẳng. Ai cũng muốn được phục vụ trước để về nhà sớm với những món quà đã được gói. Trong khi đó, những người nhân viên đã vất vả cả ngày và chỉ muốn đóng cửa hàng sớm.

Bạn được gọi đến một quầy thu ngân nơi có một vị khách đang phàn nàn. Quyển sách bà ta đặt mua cho con gái hàng tuần trước không thể tìm thấy mà lại chẳng còn bản nào khác trong kho. Người bán hàng giải thích sách chỉ được giữ trong một tuần và đáng nhẽ ra bà ta phải đến lấy sách sớm hơn. Người khách hàng không chấp nhận mà càng tức giận hơn và yêu cầu được nói chuyện với người quản lý.

Thực sự, bạn muốn trốn chạy, nhưng đây là cửa hàng của bạn và nhiệm vụ của bạn là chịu trách nhiệm về tình huống này. Là chủ, bạn phải làm thế nào thỏa mãn cả khách hàng và nhân viên bán hàng. Lấy lại bình tĩnh, bạn dành ra nửa phút vẽ trong đầu một Bản đồ Tư duy về tình huống đang diễn ra. Hình ảnh trung tâm là một vị khách đang hài lòng với việc ngày lễ Nôen không vì sai sót của một cuốn sách mà mất vui. Những nhánh chính của Bản đồ Tư duy có thể là:

1. Giải pháp: bạn cần tìm một giải pháp cho việc tìm một cuốn sách cho người khách.

2. Danh tiếng của cửa hàng: Bạn không muốn những khách hàng tiềm năng của bạn đồn về dịch vụ chăm sóc khách hàng không tốt ở cửa hàng Books U Love.

3. Nhân viên bán hàng: ngày làm việc chỉ còn vài giờ và đây là kỳ Giáng sinh đầu tiên cô ấy làm việc cho cửa hàng. Công việc hối hả đã khiến cô kiệt sức.

4. Vấn đề: Bạn cần phải phân tích vấn đề, không chỉ để đưa ra giải pháp mà còn để đảm bảo vấn đề sẽ không lặp lại trong tương lai.

5. Bản thân bạn: Bạn không muốn chuyện này ảnh hưởng đến thời gian bạn đã quản lý rất tốt cửa hàng. Bạn cần thông cảm cho nhân viên của bạn cũng như khách hàng.

Bạn tiếp cận với tình huống nhạy cảm một cách bình tĩnh. Sau khi xem xét Bản đồ Tư duy của mình, bạn sẽ kiểm soát được tình thế. Đây là cách mà Bản đồ Tư duy hướng dẫn cho hành động của bạn.

1. Bạn hỏi nhân viên bán hàng xem cô ấy có muốn nghỉ giải lao bây giờ không. Bạn có thể nói rằng cô ấy đang bối rối và cần nghỉ ngơi một chút để có thể bình tĩnh lại. Cô ấy có thể khiến khách hàng và những thành viên khác trong nhóm thấy khó chịu nếu cô trút giận lên họ.

2. Bạn lắng nghe ý kiến khách hàng. Bạn nói chuyện riêng với bà ta và hỏi xem vấn đề của bà ấy là gì. Bà ta sẽ trình bày lại, nhưng bình tĩnh hơn. Bà ta sẽ đánh giá cao việc bạn dành thời gian để tự mình tìm hiểu tình hình. Trong khi bạn ngầm đồng tình với người bán hàng là người khách nên đến lấy quyển sách sớm hơn, bạn cũng nghĩ có thể bà ấy đã không được dặn dò kỹ càng khi đặt cuốn sách. Đây có thể là lỗi từ nhân viên của bạn. Trong trường hợp này, bạn là người quản lý nên cần phải chịu trách nhiệm.

3. Nghĩ đến danh tiếng từ lâu của cửa hàng, bạn giải thích rằng những quyển sách đặt trước chỉ được giữ trong quầy trong vòng một tuần, và bạn xin lỗi vì lúc trước đã không dặn dò bà ấy. Bạn bảo với vị khách là sẽ cố gắng hết sức để tìm một bản khác và sẽ gọi vào những số liên lạc trong vùng. Nếu bạn không thể tìm được, hãy tặng một cho khách hàng một cuốn sách thay thế và thẻ của cửa hàng Books U Love để đổi sách sau dịp Nôen. Đồng thời, yêu cầu được nhận đơn đặt hàng của khách một lần nữa, và giải thích rằng cuốn sách sẽ có vào tuần đầu tiên của tháng Giêng, liệu bà có muốn đến và lấy về hay không. Bạn rất xin lỗi khi quyển sách đặc biệt không đến được tay cô bé vào đúng dịp Nôen, nhưng bạn hy vọng cô bé sẽ thích cuốn sách mà bạn giới thiệu vì nó rất nổi tiếng và chính con gái bạn cũng rất thích. Vị khách bây giờ sẽ mỉm cười khi đồng ý cầm phiếu đổi hàng. Bà ấy rời cửa hàng và sẽ kể cho bạn bè, gia đình đã được bạn đối đãi tốt như thế nào. Đây là tin tốt cho bạn cũng như cửa hàng của bạn. Giả sử đó là tin xấu, nó sẽ lan truyền nhanh như lửa bén, bị kích động bởi sự tức giận và thất vọng của khách hàng

4. Sau đó bạn trao đổi với nhân viên bán hàng và giảng giải rằng vì không ai trong số họ nhận đơn đặt hàng, họ không thể biết chắc là khách hàng đã được cho biết trước hay chưa. Bạn ghi chú trong đầu để đảm bảo nhân viên của bạn biết cách nhận đơn đặt hàng. Đây là điều bạn cũng cần để ý trong năm mới. Cho đến lúc này, người bán hàng đã bình tĩnh lại và đồng ý với những điều bạn nói. Bạn đã xử lý được một tình huống khó giữa khách hàng và nhân viên bán hàng một cách điềm đạm và hài hoà.

Vấn đề được giải quyết

Ví dụ này chỉ ra Bản đồ Tư duy là không thể thiếu được khi bạn đối mặt với vấn đề trong công việc. Thậm chí nếu bạn không có bút màu và giấy trong tay, não của bạn vẫn có thể gợi lên một Bản đồ Tư duy trong trí óc, một bức tranh ảo về tình huống để bạn có thể vạch ra kế hoạch hành động.

Bản đồ Tư duy giúp bạn kiểm soát tất cả thông tin liên quan đến vấn đề, với một cấu trúc hoàn chỉnh và ổn định, đồng thời đưa ra được một bức tranh tổng thể cũng như đi sâu vào chi tiết, cho phép bạn tiếp cận vấn đề một cách dễ hiểu và toàn diện. Như Harry Scott, người phát ngôn của Speaker international phát biểu:

“Cái tinh túy của việc tạo lập Bản đồ Tư duy ở chỗ nó là một quá trình hoàn toàn tự nhiên. Một Bản đồ Tư duy lồng ghép tất cả các ý chỉ vào một bức tranh mà nói được cả câu chuyện”

Hình ảnh trung tâm khi bạn tạo lập một Bản đồ Tư duy trong tâm trí có quan trọng bậc nhất vì nó chỉ ra cho bạn những gì bạn muốn đạt được và phần then chốt của vấn đề bạn muốn giải quyết.

Thực tế sử dụng Bản đồ Tư duy: Con Edison

Sau sự kiện 11/9 và việc Trung tâm thương mại thế giới bị đánh sập, tất cả các dịch vụ thiết yếu cho những khu vực rộng lớn bị đẩy vào thế hỗn loạn. Đường dây thông tin liên lạc, hệ thống cung cấp khí đốt, điện, nước và hệ thống thoát nước bị hoàn toàn xáo trộn. Tình trạng này phản ánh một nguy cơ nghiêm trọng đối với việc kinh doanh cũng như đời sống dân cư.

Con Edison, nhà cung cấp khí đốt và điện cho cư dân New York, đối mặt với thử thách khó khăn khôi phục điện cho cư dân Manhattan. Tuy nhiên, công ty đã có kinh nghiệm trong việc sử dụng một công cụ quan trọng – Bản đồ Tư duy. Con Edison mời các nhóm từ tất cả các khu vực dịch vụ công cộng đến để lập một kế hoạch hành động phức tạp định hướng cho hành động của họ sau cuộc khủng hoảng. Một siêu-Bản đồ Tư duy được lập nên. Trên đó, tất cả các vấn đề và giải pháp được viết ra. Mỗi bước đi đều được xem xét ưu tiên và sắp xếp, và ảnh hưởng của ngành này với ngành khác được cân nhắc. Việc này tạo cơ sở cho phương hướng hành động. Chẳng hạn trong một số trường hợp, việc khôi phục hệ thống cung cấp điện là thiết yếu trước khi điều khiển và bắt đầu cung cấp lại nước, khí đốt và thoát nước.

Con Edison tạo ra một Bản đồ Tư duy ở điểm giao với một màn hình điều khiển lớn để cung cấp dữ liệu trực tiếp. Bản đồ Tư duy còn gồm những đường liên kết tới tất cả các tài liệu quan trọng. Nhờ đó, thông tin được dễ dàng trao đổi giữa các nhóm. Hoạt động bình thường được khôi phục một cách an toàn nhờ xác định và ghi lại tất cả các nguy cơ.

Việc kết nối tất cả nguồn lực, ý tưởng và phương pháp của các dịch vụ thông qua Bản đồ Tư duy hạn chế tối đa sự mệt mỏi cho cộng đồng vốn đã bị tổn thương.

Thao tác giải quyết các vấn đề hàng ngày

Khi phải đối mặt với một vấn đề nào đó, việc sử dụng nhuần nhuyễn Bản đồ Tư duy sẽ giúp bạn phản ứng ngay bằng những quy trình giải quyết đã lập trình trong não. Như vậy, bạn sẽ định hướng được những thay đổi cần thiết cho công việc. (xem chương 4)

Thử tưởng tượng rằng bạn là giám đốc một ngân hàng cao cấp mang tên Smith & Son và ngân hàng này đang bị các ngân hàng đối thủ bỏ lại phía sau. Bạn cần khẩn cấp tìm ra nguyên nhân dẫn tới sự tụt hậu của mình. Và việc dùng Bản đồ Tư duy sẽ khiến bạn tập trung ngay vào vấn đề và hình thành khả năng giải quyết chúng.

Sau đây là các bước cơ bản để hình thành một Bản đồ Tư duy giải quyết việc ngân hàng Smith & Son bị cạnh tranh:

1. Vẽ logo của ngân hàng Smith & Son vào chính giữa trang giấy. Cách minh họa này giúp bạn có cảm giác bạn đang đối diện trực tiếp với vấn đề cần giải quyết.

2. Đặt mỗi vấn đề của ngân hàng theo thứ tự các nhánh lớn, bao gồm tất cả các thành phần cạnh tranh như ngân hàng online, các ngân hàng cao cấp khác và dịch vụ ngân hàng qua điện thoại. Mỗi nhánh đó lại được chia theo các nhánh nhỏ dựa trên từng khía cạnh: ưu thế, hoạt động, giờ mở cửa, và sức cạnh tranh.

3. Chia tiếp các ý lớn thành các ý nhỏ và nhỏ hơn. Ví dụ, từ nhánh “sức cạnh tranh” có thể có các nhánh: chất lượng phục vụ của Smith & Son dưới góc độ sức cạnh tranh thì cần xem xét các chi tiết như: tốc độ phục vụ, danh sách các dịch vụ, và thời gian mở cửa theo ngày. Tương tự, nhánh “ưu thế” có thể chia thành uy tín và nhân viên.

Thậm chí, chỉ khi nào bạn thao tác trên Bản đồ Tư duy, bạn mới nhận ra những tác động tiêu cực của những vấn đề thực ra đã tồn đọng trong suốt thời gian qua. Từ Bản đồ Tư duy đó, bạn sẽ nhận thấy cần phải thay đổi từ bản chất và cần bắt tay vào hành động ngay lập tức.

Đồng thời, bạn cũng phải vạch ra những gì ngân hàng đã làm tốt để phát huy, ví dụ như những gì bạn thích ở đó bao gồm hoạt động lâu dài với khách hàng, dịch vụ tốt, lợi nhuận cao. Bản đồ Tư duy sẽ tìm ra một sự cân bằng tất yếu giữa những gì đã làm tốt và không tốt.

Nếu bạn có thể tập hợp được các đồng nghiệp của mình cùng thảo luận về vấn đề, bạn sẽ có được sự ủng hộ nhiệt tình trong việc đưa ra các giải pháp giải quyết. Một điều hết sức quan trọng là bạn hãy “bán” giải pháp cho họ chứ đừng bảo nó cho họ. Như thế, Bản đồ Tư duy đã giúp bạn tìm ra được những khó khăn của ngân hàng trong một văn cảnh rộng hơn.

Một ví dụ dễ thấy là nếu đồng nghiệp của bạn cùng hợp tác với bạn từ những bước đầu để giải quyết vấn đề thì họ sẽ thông cảm và đồng ý làm thêm giờ vào thứ bảy vì họ hiểu được sự đòi hỏi của công việc. Cũng vì vậy, đồng nghiệp của bạn chắc chắn sẽ đóng góp những ý kiến sáng suốt nhằm giúp bạn giải quyết vấn đề hiệu quả. Tóm lại, tham khảo người khác và cùng dàn xếp là những công cụ tất yếu trong bí quyết của các nhà quản lý hiệu quả và năng động.

Bản đồ Tư duy và nghệ thuật dàn xếp

Tất nhiên việc tạo ra Bản đồ Tư duy trong giải quyết vấn đề đòi hỏi bạn phải biết dàn xếp. Nhưng để có thể thực sự dàn xếp được bạn phải được huấn luyện các bước đàm phán một cách chuyên nghiệp và nghệ thuật.

Thử bước chân đi để tìm thấy hướng đi của vấn đề

Sẽ tốt hơn nếu bạn có thể tạm gác công việc đang làm dở để đi dạo vài vòng. Sau đó, bạn quay lại vấn đề với một cái đầu hoàn toàn sáng suốt và minh mẫn hơn.

Người Ro–man cổ có một thành ngữ "solvitas perambulum", có nghĩa là hãy giải quyết một vấn đề khi bạn đang tản bộ. Họ cho rằng sự kết hợp của không khí trong lành, sự vận động ra xa những vấn đề ngổn ngang, sự khơi gợi cảm hứng sáng tạo từ thiên nhiên sẽ tạo ra những điều kỳ diệu cho những người đang phải vò đầu vì những vấn đề nan giải.

Khi trí tưởng tượng của bạn được tự do bay bổng, sự liên kết trong Bản đồ Tư duy sẽ được hình thành ở môi trường lý tưởng nhất. Hãy cho não bạn nghỉ ngơi sau cả một quá trình miệt mài xem xét từng khía cạnh của vấn đề, bạn sẽ thấy việc tìm ra hướng giải quyết dễ dàng hơn.

Đàm phán hiệu quả với Bản đồ Tư duy

Từ trước tới nay, đàm phán luôn được xem là chuyện thắng bại giữa “họ và ta”, “liên hiệp và quản lý”. Những người tham gia một buổi đàm phán với những danh mục đòi hỏi chuẩn bị sẵn và chắc chắn sẽ giận dữ và vỡ mộng khi chẳng đòi hỏi nào trong danh sách của họ được đáp ứng. Trong trường hợp cả hai bên đối tác cùng bước vào đàm phán với tâm thế như vậy, may mắn lắm thì vấn đề được giải quyết một phần, không thì chẳng bên nào thấy hài lòng.

Một cuộc họp sử dụng Bản đồ Tư duy

Ban tài chính ở vịnh Bahrain đã đề nghị tôi giúp họ phát triển một số dự án lớn mới, trọn gói từ đầu tới khi toàn bộ kiến trúc thành phố đã hoàn thành. Họ mời tôi đến Bahrain để tham quan công ty, xem xét dự án chiến lược của họ để tôi có thể quyết định có muốn làm việc với họ không. Sau ba ngày tìm hiểu, trao đổi thông tin về nhau, chúng tôi tiến tới đàm phán. Tất nhiên, mục tiêu căn bản của mọi cuộc đàm phán là tiến tới một thỏa hiệp thỏa mãn cả hai bên và đảm bảo lợi ích từ trước mắt đến lâu dài.

Chúng tôi đều nhận thấy đàm phán truyền thống dài dòng và kém hiệu quả nên chúng tôi dùng Bản đồ Tư duy vạch ra những gì mình muốn. Chúng tôi đều đồng ý rằng chừng nào chưa vạch ra được những gì mình muốn từ đối tác thì chưa thể đàm phán được. Sau khi hoàn thành bản đồ, ông ta bắt đầu nói cho tôi những gì ông ta muốn. Một điều đáng kinh ngạc là tôi chẳng thể nói được gì khi đến lượt tôi trình bày về những gì tôi muốn. Bản đồ của chúng tôi gần như quá rõ ràng. Như vậy, Bản đồ Tư duy giúp chúng tôi đàm phán dễ hơn vì chúng tôi đều nhận ra chúng tôi có những đòi hỏi như nhau.

Việc chuẩn bị trước một danh mục các đòi hỏi như thế thực ra lại phá hủy hết những suy nghĩ sáng tạo. Nó chẳng khác nào một loạt những rào chắn cản đường vào ra của một thành phố. Với Bản đồ Tư duy, bạn lại có thể vừa duy trì những mục tiêu sẵn có vừa nhạy cảm với những lợi ích lớn hơn có thể đến bất ngờ. Ý kiến của bạn và đối tác sẽ được bản đồ hóa cùng một lúc và những điểm chung nhau sẽ được tập trung để trở thành cơ sở chung của cuộc đàm phán.

Bí quyết để đàm phán thành công

Sau khi cả hai bên đã đưa ra những thông tin về yêu cầu riêng của mình trên Bản đồ Tư duy, họ bắt đầu đàm phán và tranh luận. Những bước sau đây sẽ hỗ trợ Bản đồ Tư duy của bạn để bạn có thể chắc chắn đạt được những gì bạn muốn trong quá trình thảo luận.

1. Hãy sử dụng sự yên lặng như một không gian tích cực – Nếu có một đoạn ngừng trong quá trình đàm phán, trách nhiệm của bạn không phải là lấp đầy khoảng trống đó. Một quãng nghỉ tự nhiên lúc đó rất có thể lại giúp ích cho bạn khi bộ não đang làm việc cật lực. Sự yên lặng có thể là một công cụ sẵn có, tại sao bạn không nhiệt tình sử dụng nó?

2. Biết cách lắng nghe – Chăm chú lắng nghe người đang đàm phán với bạn. Điều này không có nghĩa là im lặng suốt và trả lời bằng những suy nghĩ vào phút cuối. Đơn giản là nếu lắng nghe hợp lý, bạn sẽ nhận được sự đối đãi tương tự. Bạn sẽ hiểu rằng đối tác đang ở đâu trong những yêu cầu mà họ vạch ra trên Bản đồ Tư duy và cả hai sẽ cùng có cơ hội đạt được những gì mình muốn.

Một ví dụ về đàm phán với Bản đồ Tư duy:

Kathleen Kelly Reardon là tác giả của cuốn Bí mật trong những cái bắt tay và Nhà đàm phán chuyên nghiệp. Cô nói:

"Khi nghĩ đến Bản đồ Tư duy, tôi liên hệ ngay tới cách suy nghĩ dưới dạng các sự lựa chọn của những nhà đàm phán chuyên nghiệp. Những người đàm phán kém hơn sẽ suy nghĩ dưới dạng những giới hạn. Tồi tệ nhất là sự phỏng đoán – một trong những nụ hôn của tử thần dành cho những cuộc đàm phán. Nếu sử dụng Bản đồ Tư duy, bạn có thể suy nghĩ dưới nhiều dạng thức khác nhau; đây cũng là một trong những điều tôi luôn luôn khuyên mọi người.

Bản đồ Tư duy chỉ là một công cụ bạn dùng để tìm ra những gì mình muốn từ bất kỳ một cuộc đàm phán nào. Nếu tất cả các đối tác trong cuộc họp của bạn đều sử dụng Bản đồ Tư duy thì tất cả sẽ đều thu được lợi ích từ một cuộc đàm phán thành công.

Đón nhận lời khuyên trong công việc

Chúng ta ai cũng cần lời khuyên trong công việc. Dù khi bạn gặp phải khó khăn trong việc riêng tư hay khi xây dựng chiến lược trọng yếu cho công ty, bạn đều có thể hỏi ý kiến người khác.

Rõ ràng, bạn xin ý kiến của ai đầu tiên tùy thuộc vào bản chất vấn đề cần giải quyết. Trong một số trường hợp bạn có thể tham khảo người yêu hay gia đình của bạn nếu họ thực sự hiểu bạn.

Ngược lại, bạn cũng có thể tin tưởng những thành viên trong tổ, phòng mình ở cơ quan. Dù là ai đi nữa, điều quan trọng là hãy hỏi khi bạn cần ý kiến và đưa những ý kiến đó vào một Bản đồ Tư duy. Việc này sẽ cho bạn thấy một bức tranh toàn cảnh rõ ràng về hoàn cảnh cụ thể của bạn và những thấu hiểu sâu sắc về cách hành động tốt nhất nhằm đạt được mục đích.

Từ rất lâu nay, người ta ảo tưởng rằng việc nhờ vả người khác sẽ làm công việc không đi đúng hướng. Trong thực tế, công việc của bạn sẽ tốt hơn nhiều khi bạn làm việc theo nhóm. Khi cùng nhau làm việc đồng tâm nhất trí, những ý tưởng và sự sáng tạo của tất cả sẽ lớn mạnh hơn ngàn lần so với tổng sức mạnh của từng cá nhân.

Tạo lập hệ thống hỗ trợ

Hệ thống hỗ trợ, dù là chính thức hay không, nên được thiết lập trong công việc để vấn đề có thể được mọi người cùng biết đến. Nếu bạn tiên phong thực hiện và thiết lập một hệ thống hỗ trợ, sức mạnh làm việc của các bạn sẽ là sức mạnh của một nhóm mạnh mẽ hơn. Bạn hãy thử thiết lập một Bản đồ Tư duy cho hệ thống hỗ trợ như sau:

SƠ ĐỒ MỘT HỆ THỐNG HỖ TRỢ

1. Tại vị trí trung tâm của bản đồ, hãy vẽ hình một người tươi cười. Đây là một ví dụ của việc bắt đầu từ giải pháp và tiến hành tiếp theo hướng về sau, tức là làm thế nào để đạt được kết quả là hình ảnh trung tâm đại diện. Do bộ não của bạn không phải là "người giải quyết vấn đề" mà là "người tìm giải pháp", bộ não sẽ làm việc theo hướng của hình ảnh mà bạn mang đến. Khi lập Bản đồ Tư duy cho một hệ thống hỗ trợ, nếu bạn tạo ra hình ảnh trung tâm là một người vui vẻ, những liên kết sẽ tự động phát triển từ ý tưởng/ mục đích trung tâm đó.

2. Vẽ những nhánh uốn lượn từ hình ảnh trung tâm, và có một từ cho mỗi nhánh. Mỗi nhánh đại diện cho một cách giúp bạn phát triển một hệ thống hỗ trợ tại nơi làm việc. Ở những công ty lớn, bản đồ có thể bao gồm đường dây nóng giúp đỡ tập trung hay dịch vụ bảo mật của một cố vấn. Trong bất cứ tổ chức nào, một nhánh có thể đại diện cho một "hệ thống bạn bè". Ở đó, khi tham gia, mỗi người được chỉ định một người trong tổ chức để giúp họ làm quen từ cách sử dụng máy photocopy đến những quan tâm thầm kín về công việc được chia sẻ trong sự tin tưởng tối đa. Bạn cũng có thể bổ sung vào đó những thành viên lâu năm của tổ chức cũng như những liên hiệp công nghiệp thương mại.

3. Trong một số tình huống, nếu cần đảm bảo bí mật trong nội bộ nhóm, một Bản đồ Tư duy có thể được sử dụng như một dạng "mật mã". Để làm điều này, bạn và các thành viên trong nhóm quyết định những ý nghĩa cụ thể và tầm quan trọng của màu sắc, hình ảnh hoặc từ ngữ nào đó mà chỉ bạn và nhóm hiểu. Chẳng hạn màu xanh trong Bản đồ Tư duy của bạn luôn luôn thể hiện "sự đồng tình". Theo cách này, một lớp thông tin thứ hai được kết hợp trong bản đồ, nhưng chỉ những người nắm mật mã có thể hiểu.

4. Sử dụng những nhánh con để phát triển ý tưởng của bạn cho từng gợi ý trên nhánh chính. Chẳng hạn các liên hiệp công nghiệp thương mại thường xuyên cung cấp dịch vụ tư vấn pháp luật miễn phí, hay, ít nhất, một cuộc điện thoại với luật sư có nhiều năm kinh nghiệm trong việc xử lý các vấn đề pháp luật trong ngành công nghiệp của bạn. Hãy sử dụng màu sắc để làm rõ những gợi ý bạn thấy phù hợp, thực thế và thích đáng hơn cả đối với công việc cụ thể của bạn.

5. Sử dụng Bản đồ Tư duy để tham khảo ý kiến những người trong nhóm. Sau đó, hãy lắng nghe ý tưởng của họ và kết hợp vào Bản đồ Tư duy của mình.

6. Trình bày ý kiến của bạn với nhóm trưởng, sử dụng Bản đồ Tư duy làm trọng tâm chú ý của bạn (Xem chương 7 để biết thêm ý tưởng sử dụng Bản đồ Tư duy để hạn chế lo lắng khi thuyết trình)

Nhóm quân sư

Đôi khi, việc sắp xếp những hỗ trợ và lời khuyên tốt nhất có thể rất có ích để đưa ra một giải pháp tối ưu cho vấn đề. Hãy tưởng tưởng sẽ thế nào nếu bạn có thể tham khảo những bộ óc vĩ đại nhất thế giới từng biết đến. Một nhóm quân sư có thể làm điều đó. Sử dụng trí tưởng tượng của bạn, bạn có thể thảo luận vấn đề với những người như Leonardo da Vinci hay Stephen Hawking. Có thể bạn cũng muốn kết hợp sức sáng tạo nổi bật với sự nhạy cảm kinh doanh hiện đại. Khi ấy, cùng với Vinci hay Hawkin, bạn có thể xem xét việc đặt cạnh đó những ý tưởng của một bộ óc kinh doanh hiện đại như Martha Lane–Fox, người đồng sáng lập trang web lastminute.com, người đã kiếm được 30 triệu bảng chỉ trong vài năm.

Để sắp xếp nhóm quân sư của bạn, hãy nghĩ về người đã truyền cảm hứng cho bạn, những con người tài năng đã để lại một di sản của sự sáng tạo. Có thể, đó là một nhạc công, người luôn là thần tượng của bạn, một ca sĩ với những lời hát đặc biệt sâu sắc đối với bạn, một nhà văn mà bạn luôn kính trọng hay một người đầu bếp hàng đầu, người luôn khiến bạn ấn tượng bởi những sáng tạo đặc sắc với thức ăn và đồ uống.

Bộ sưu tập có thể phong phú như bạn muốn và không có quy tắc hay biên giới nào cả: họ có thể đã chết hay còn sống, đàn ông hay phụ nữ, trẻ hay già. Điều duy nhất họ đều phải có đó là họ đều truyền cảm hứng cho bạn.

Khi bạn đã định hình nhóm quân sư của mình, hãy đưa vấn đề của bạn cho họ, lắng nghe những tranh cãi của họ về cách hành động tốt nhất. Bộ não của bạn có một khả năng đáng chú ý nhưng còn tiềm ẩn để “tách chính mình” thành những nhân cách khác nhau và khi đó, có thể xem xét các tình huống từ góc nhìn của những nhân cách đó. Nhóm quân sư mang lại cho bộ óc của bạn cấu trúc để làm việc và làm việc từ góc độ của:

• Sự mạnh mẽ

• Sự sáng tạo

• Sự độc đáo

• Sức mạnh

• Sự thông minh

• Sự khôn ngoan

• Sự tập trung

• Sự quan tâm

Sử dụng hết tiềm năng của sức tưởng tượng, giới thiệu nhóm như thể họ là thật, luân chuyển giữa thảo luận chung và thảo luận tay đôi để bạn và quân sư có những đối thoại sâu sắc về tình huống. Bạn sẽ phải ngạc nhiên về sự chân thực của nhóm quân sư và những lời khuyên của họ có thể khác về cơ bản với tất cả những điều bạn từng nghĩ đến trong cách suy nghĩ truyền thống. Trong khi tiến hành, lập một Bản đồ Tư duy và bổ sung những lời khuyên mà nhóm quân sư đưa cho bạn.

Cũng có thể, chọn một người hùng nào đó từ nhóm quân sư và thảo luận với họ về vấn đề. Hãy nghĩ đến điều họ nói và để ý đến lời khuyên của họ.

Cũng như trước đó, kết hợp những lời khuyên đó vào Bản đồ Tư duy và xem xét hành động được chỉ ra.

Những người vĩ đại trong lịch sử để được những người giàu sức truyền cảm quanh họ giúp định hướng, khuyên bảo, khích lệ, và hơn hết, giúp họ đương đầu với vấn đề.

Alexander đại đế

Vua Philip của nước Macedonia đầu tư rất nhiều cho cậu con trai Alexander. Ông cho cậu được quyết định việc học cho mình, do đó, Alexander chọn học võ thuật, văn hóa và nghệ thuật, triết học và khoa học. Trong từng lĩnh vực, cậu được nhận sự giảng dạy tốt nhất, chẳng hạn được Aristotle dạy triết học.

Kết quả của việc có được nhóm quân sư uyên bác và phong phú là Alexander đại đế trở thành một nhà lãnh đạo thiên tài, nhìn xa trông rộng, người đã lập nên hơn 100 trường đại học trong triều đại của mình để phát triển và củng cố việc học tập.

Nhóm quân sư trong công việc

Những người thực sự nhìn xa trông rộng hiểu rằng luôn có những vấn đề, đặc biệt khi công ty đang bước vào thời kỳ thay đổi. Theo cách truyền thống, mối quan hệ giữa người quản lý và nhân viên luôn là vấn đề cần quan tâm trước tiên. Thay vào đó, nếu các nhóm được hình thành từ các phòng ban khác nhau với dự định giải quyết vấn đề, họ có thể mang đến một góc nhìn rộng hơn rất nhiều cho công việc.

Nhóm quân sư cũng có thể giúp các phòng ban giữ liên lạc với công việc hiện thời, và cho phép các các nhân viên làm quen với nhiệm vụ của những thành viên khác trong công ty. Điều này có thể giúp các nhân viên nhìn được bức tranh lớn hơn, và cũng giúp cả người quản lý và nhân viên nhận ra vị trí trong công ty mà một khả năng nào đó của họ được sử dụng tốt nhất. Để đạt được lợi ích của sự sáng tạo tập thể do nhóm quân sư mang lại, bạn cần lập một Bản đồ Tư duy tổng kết tất cả những cách nhìn và quan điểm khác nhau để xem chúng kết hợp với nhau ra sao.

Thực hành với nhóm quân sư

Nếu bạn là người quản lý, hãy thử sắp xếp để một số nhóm quân sư gặp gỡ vào một số thời điểm trong tháng. Sáu tháng một lần, hãy xáo trộn nhóm để mỗi người được giới thiệu với những khuôn mặt mới, những ý tưởng mới. Điều này giúp tất cả mọi người làm việc tốt với nhau và sẽ mang đến nguồn tham khảo còn nằm ngoài khuôn khổ công việc hiện tại cho các thành viên. Hãy đảm bảo rằng khi nhóm quân sư gặp nhau, Bản đồ Tư duy sẽ được sử dụng giúp tiết kiệm thời gian và các bản đồ được chia sẻ giữa các thành viên trong nhóm trước mỗi buổi họp.

Bản đồ Tư duy: gỡ bỏ những sức ép

Là một người thông minh, bạn sẽ nhận ra rằng bộ não của bạn không đưa ra được những giải pháp tốt nhất khi bạn bị căng thẳng, tức giận, quá tải và hấp tấp cố gắng dập tắt hàng trăm ngọn lửa nhỏ, từng cái đều có khả năng trở thành một đám cháy lớn.

Bạn cũng biết rằng liệt kê những danh sách vô hạn là cách tiếp cận thiếu khôn ngoan trong giải quyết vấn đề. Bằng cách sử dụng Bản đồ Tư duy, bộ não của bạn sẽ mang đến cho bạn những giải pháp tinh tế và mạnh mẽ nhất khi nó được thư giãn, kích thích và tập trung vào nhiệm vụ trước mắt. Bởi Bản đồ Tư duy mang tất cả những yếu tố của một vấn đề trên một chỉnh thể duy nhất, nó cho bạn thấy vị trí của trọng tâm thực sự và là công cụ giảm căng thẳng hoàn hảo. Thêm vào đó, màu sắc và hình ảnh mang thêm sức mạnh tinh thần khiến bạn có thể đương đầu với bất cứ vấn đề nào. Bạn đã có một công cụ vừa có thể giải quyết vấn đề vừa tăng cường sức mạnh cơ bắp và trí óc.

Trong tình huống đòi hỏi thương thuyết thận trọng, sử dụng Bản đồ Tư duy khuyến khích suy nghĩ và cung cấp vô số lựa chọn, thay vì những công kích đối đầu kín. Được sử dụng cùng với nhóm quân sư, Bản đồ Tư duy có thể phát huy tác dụng mạnh mẽ hơn nữa, giúp bạn tận dụng tư duy của những bộ óc vĩ đại nhất thế giới.

Mặc dù công việc luôn luôn có những vấn đề thường trực, Bản đồ Tư duy cho phép bạn đối đầu với thử thách và thể hiện khả năng tìm kiếm giải pháp của mình. Có quan niệm đơn giản là một khó khăn trở thành một cơ hội thể hiện sức sáng tạo của bạn. Ngoài ra, sử dụng Bản đồ Tư duy để lập kế hoạch, bạn có thể tránh những khó khăn tiềm ẩn từ đầu. Đó là điều chúng ta sẽ tìm hiểu ở những chương tiếp theo.