Một ví dụ khác là, nếu bạn muốn thực hiện một số thay đổi ở phòng ban của mình, bạn có thể triệu tập một cuộc họp và sử dụng Bản đồ Tư duy để giải thích những sự thay đổi, làm thế nào để cải thiện phòng ban của bạn, và bạn sẽ bắt đầu thực hiện như thế nào. Sau đó bạn có thể dán bản Bản đồ Tư duy tổng kết lên tường để mục tiêu mới luôn thường trực trong tâm trí của mỗi thành viên trong nhóm.

Để có thêm lời khuyên về sử dụng Bản đồ Tư duy trong thuyết trình, hãy xem thêm chương 7

Kiểm soát khủng hoảng

Người lãnh đạo nào cũng phải đối mặt với khủng hoảng trong một thời điểm nào đó. Có thể bạn phải giải quyết một thất bại do năng lực kinh doanh yếu kém hay sự sụp đổ của hệ thống vào một thời điểm quyết định trong chu kỳ kinh doanh. Cũng có lúc bạn phải có trách nhiệm thông báo sa thải nhân viên – đây có lẽ là một thử thách gay go nhất mà một người quản lý phải trải qua, đặc biệt là nếu như những nhân viên đó phải chu cấp cho cả gia đình.

Tuy nhiên, thất nghiệp là một thực tế của cuộc sống. Vào năm 2002, 1,3 triệu công nhân của 500 công ty đã bị sa thải, điều này cho thấy không chỉ những công ty nhỏ mới phải chịu rủi ro từ những biến động thất thường của nền kinh tế.

Thông tin bị sa thải không những tác động tới người bị mất việc mà còn tác động đến những người còn lại trong nhóm. Tạo một Bản đồ Tư duy về nhóm và đặt những thành viên chủ chốt ở những nhánh chính. Bằng cách này bạn có thể đoán trước được phản ứng của họ trước thông tin bị mất việc. Bạn sẽ phải dựa vào những người này để khuyến khích cả nhóm, do đó chú ý đến cảm xúc của họ là rất quan trọng.

Chuẩn bị cho việc sa thải

Trước khi công bố tin tức, tìm hiểu xung quanh xem có công việc nào khác trong hay ngoài công ty hay không. Nếu có, hãy tạo ra Bản đồ Tư duy để xem công việc nào thích hợp với năng lực và sở thích của từng người. Hãy chắc chắn là bạn đã chuẩn bị cho một cuộc đối thoại cởi mở và chân thành với những con người sắp mất việc và họ sẽ hiểu được tại sao bạn lại hành động như thế. Trong suốt cuộc nói chuyện, hãy đảm bảo là hai người giữ được thái độ tôn trọng lẫn nhau và nhân viên hiểu được đây là một quyết định thuần túy mang tính chất công việc chứ không hề mang tính chất riêng tư. Cuối cùng, hãy tạo ra trước Bản đồ Tư duy về tình huống sắp xảy ra để có thể phản ứng một cách bình tĩnh và khôn ngoan.

Sa thải

Mỗi người có phản ứng khác nhau với việc bị sa thải. Nếu một người đã từng nghĩ tới chuyện bỏ việc, họ có thể coi đó là một cơ hội hơn là một cuộc khủng hoảng; với người khác, thông tin này có thể làm cho họ quẫn trí, chán nản và vỡ mộng về năng lực của chính mình.

Giữ thế chủ động trong khủng hoảng

Nếu bạn đang sử dụng cơ chế thành công TEFCAS (xem chương 3), bạn sẽ không nản lòng khi bước đầu mọi việc không diễn ra như ý muốn. Thay vào đó, bạn sẽ biết phải phân tích tình hình và đưa ra một số điều chỉnh trước khi nó diễn ra.

Tương tự như vậy, trong cuộc khủng hoảng bạn chỉ cần suy nghĩ và hành động nhanh chóng, sáng tạo và linh hoạt. Một cách chắc chắn để giúp bạn hành động với độ chính xác, sự tập trung và năng lượng cao trong khi làm việc là sử dụng Bản đồ Tư duy. Nhờ đó, bạn sẽ kiểm soát được tình huống chứ không để nó kiểm soát bạn.

KHỦNG HOẢNG KHI TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

Hãy tưởng tượng bạn là giám đốc một công ty chuyên tổ chức các sự kiện. Vào ngày trước lúc diễn ra hội thảo quan trọng nhất trong năm, bạn được tin hai người dẫn chương trình nổi tiếng của công ty bị ốm. Họ là những người có tên tuổi nhất của chương trình mà nhờ họ, công ty bạn mới đông khách. Bạn sẽ thông báo về sự vắng mặt của họ như thế nào?

1. GIỮ BÌNH TĨNH

Hốt hoảng sẽ khiến bạn không thể nhìn được toàn cảnh vấn đề và đầu óc bạn sẽ rối tung lên. Nếu nhận thấy mình rơi vào hoảng loạn, hãy thử thoát khỏi hiện tại trong 10 phút. Việc tách khỏi thử thách mà bạn đang phải đương đầu sẽ có lợi cho bạn. Nếu quá bị lệ thuộc vào cảm xúc với tình huống, bạn sẽ dễ đưa ra những quyết định nóng vội thay vì hành động một cách cẩn trọng. Kết quả là, danh tiếng của bạn, một nhà quản lý tổ chức các sự kiện cừ khôi, sẽ bị ảnh hưởng. Nếu bạn nhìn nhận sự việc như một cơ hội để thể hiện khả năng tìm kiếm giải pháp thì bạn sẽ có thể đưa ra nhiều câu trả lời sáng tạo hơn nữa.

2. XEM LẠI BẢN ĐỒ TƯ DUY CỦA BẠN

Khi buổi hội thảo còn đang ở giai đoạn chuẩn bị, bạn đã dùng Bản đồ Tư duy để suy nghĩ về các buổi họp để tìm hiểu nội dung cũng như người dẫn chương trình. Vậy bạn hãy xem những Bản đồ Tư duy đó để xem có cái tên nào khác có thể phù hợp không. Có thể bạn sẽ mời ngay được một số người thay thế.

3. RA QUYẾT ĐỊNH

Hãy sử dụng bút màu để lập Bản đồ Tư duy về tất cả những sự lựa chọn của bạn và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Gọi điện thoại để xem ai rỗi, vừa làm vừa ghi chú vào Bản đồ Tư duy. Hủy, lên lịch và sắp xếp lại các cuộc hẹn; hoãn lại hoặc hủy các chuyến công tác và kéo dài thêm thời hạn. Bạn sẽ ngạc nhiên với những tên tuổi hàng đầu mà bạn liên hệ được chỉ trong 24 giờ đồng hồ. Hãy chuyên tâm và thúc đẩy nhóm làm việc để mời được những tên tuổi lớn, những người dẫn chương trình chuyên nghiệp trong lĩnh vực này. Nếu buộc phải hạ thấp kỳ vọng, bạn cũng không nên thất vọng – hãy nghĩ rằng bạn đã thử hết mọi cách có thể rồi.

Một giải pháp thông minh

Trong tối đầu tiên của một cuộc hội thảo hai ngày, tôi đã sắp xếp để một kiện tướng cờ vua quốc tế chơi cùng một lúc 20 ván cờ với các đại biểu để trình diễn cho mọi người thấy sức mạnh và tiềm năng của bộ não con người, đặc biệt là khả năng tập trung, làm việc theo quy trình, khả năng ghi nhớ và tư duy sáng tạo.

Năm ngày trước khi sự kiện này diễn ra, kiện tướng cờ vua bị cảm cúm và bác sỹ của anh ta thông báo là anh ta sẽ không thể tham gia buổi hội thảo. Người tổ chức hốt hoảng gọi điện cho tôi vì "không kịp" tìm người thay thế nữa. Tất nhiên, lúc đó chúng tôi vẫn còn thời gian là năm ngày.

Tôi bảo cô ấy hãy làm mọi cách có thể và cuối cùng giải pháp lại đến một cách rất tình cờ. Buổi trà chiều hôm đó với vài người bạn và đứa con trai 7 tuổi, cô ấy gần như sắp khóc và kể với mọi người về tình thế tiến thoái lưỡng nan lúc bấy giờ. Bỗng nhiên, cậu con trai reo lên: "Mẹ ơi, sao mẹ không thử nhờ Raymond Keene xem sao?" Không kịp suy nghĩ xem Raymond Keene là ai và bị cậu con trai vốn rất say mê cờ vua thúc giục, người tổ chức hội thảo đó liên lạc với Raymond Keene để hỏi xem anh ta có thể thay thế vào chỗ của kiện tướng cờ vua kia không. Và Keene đã đồng ý tham dự.

Sau đó cô ấy lại lo lắng gọi điện cho tôi và hỏi rằng liệu tôi có vui lòng chấp nhận một người không được nổi tiếng lắm như Keene hay không. Tôi gần như ngã khỏi ghế và nói với cô ấy rằng chẳng lẽ cô ấy lại hỏi tôi có hài lòng khi mời Mohammed Ali để thay thế cho một tay vô địch đấm bốc hạng nhẹ nghiệp dư đến từ Scunthorpe hay không.

Raymond Keene là một trong những đại kiện tướng cờ vua xuất sắc nhất trong lịch sử. Anh đã viết nhiều sách về cờ vua và tư duy hơn bất cứ ai trong lịch sử (số sách lên tới hơn 110 cuốn, và đang tiếp tục tăng lên), là cây bút viết về cờ vua và tư duy thể thao cho tuần báo The Times và International Herald Tribune. Có thể nói, Keene là cờ thủ vĩ đại nhất.

Bản đồ Tư duy giúp bạn ứng dụng một phương pháp luận sáng tạo vào tình huống gặp phải. Nhóm nhận thức được mình đang làm gì và bạn đang bình tĩnh lái con tàu ra khỏi cơn giông bão. Một trường hợp thực tế là những khóa học về kỹ năng học tập và tư duy do tôi phụ trách ở Trung tâm Quản lý Châu

Âu (MCE)

Những bài học có thể giúp ra được từ câu chuyện này là:

• Mọi vấn đề đều có giải pháp

• Cần nhìn nhận những thời điểm khủng hoảng như những cơ hội

• Khủng hoảng có thể khuyến khích ta hành động và khơi dậy những ý nghĩ tích cực

• Giải pháp cho vấn đề thường bắt nguồn từ sự cải thiện một tình huống đã có trước khi nảy sinh vấn đề

• Khủng hoảng sẽ giúp bạn phá vỡ được thói quen làm việc theo các bước sẵn có

• Bỏ cuộc là phương pháp đảm bảo sự thất bại

• Giải pháp có thể xuất phát từ những nơi bất ngờ nhất

• Trong những tình huống khó khăn, cần quan sát cẩn thận, suy nghĩ kỹ càng và tham khảo ý kiến của những người bên ngoài

• Sẽ không có gì là kết thúc cho đến khi mọi chuyện đã xong xuôi hoàn toàn – ngay cả khi đó cũng chưa phải là hết cơ hội

Để nhấn mạnh hơn, chúng tôi sẽ đưa ra một câu chuyện để minh họa cho tác dụng của Bản đồ Tư duy trong những cơn khủng hoảng tồi tệ nhất.

Chim phượng hoàng bay lên từ đống tro tàn

Sami Khan, phó chủ tịch của Veritas DCG ở Singapore, kể lại:

"Khoảng 8 năm trước đây, tôi đang bay đến Singapore sau một cuộc giao dịch. Trong chuyến đi, tôi nhận được tin báo là trụ sở công ty đã bị thiêu trụi. Ngay lập tức tôi đến công ty, và mặc dù một phần của toà nhà còn nguyên vẹn, nhưng toàn bộ trung tâm máy tính đã bị cháy sạch. Thật may là sự việc diễn ra vào đêm thứ 6, rạng sáng thứ 7 nên không có ai ở đó.

Giám đốc điều hành khu vực, tôi và tất cả những người quản lý cấp cao khác đều có mặt ở đó. Chúng tôi phải thông báo với công ty mẹ, chủ tịch ở Mỹ về sự việc này và kế hoạch đối phó khẩn cấp đã được tiến hành mau lẹ. Chúng tôi cố gắng cứu tất cả những dữ liệu có thể: rất nhiều dữ liệu thuộc về khách hàng – các công ty dầu lớn. Chúng tôi mất cả ngày thứ 7 và chủ nhật để đi vào những khu nước ngập đến mắt cá chân, bám đầy muội than và tìm ra những cuốn băng còn sót lại. Vào sáng thứ 2, ngài chủ tịch đã đến Singapore và chúng tôi đã có một cuộc họp bàn về những việc phải làm và về việc chúng tôi sẽ xoay xở ra sao để khôi phục hoạt động của hãng.

Ngày thứ hai, chúng tôi quyết định cho tất cả nhân viên về nhà, trừ một số nhân viên chủ chốt cần ở lại để bàn kế hoạch xây dựng lại công ty. Tối hôm đó, chúng tôi triệu tập nhân viên tới một cuộc thảo luận hỏi-đáp tại một trong những khách sạn địa phương. Lời nhận xét mở đầu của ngài chủ tịch là chúng tôi sẽ xây dựng một công ty lớn hơn và thành công hơn. Một số người lúc đó lại cho rằng công ty nên nhận tiền bảo hiểm và đóng cửa hoàn toàn.

Chúng tôi bàn với những nhân viên chủ chốt xem ai trong số họ cần phải đi làm vào những tuần sau đó. Sáng thứ 3, ngài chủ tịch, người điều hành toàn bộ quá trình tái thiết công ty, bắt đầu thu thập bảng mềm và bút đánh dấu để lên một Bản đồ Tư duy chỉ rõ nhiệm vụ của từng người. Cuối ngày, chúng tôi dành ra một chút thời gian để xem xét xem liệu chúng tôi đang ở cách mục tiêu bao xa.

Nhiệm vụ của tôi là quản lý tất cả các vấn đề liên quan tới các mối quan hệ công chúng và liên lạc với từng khách hàng qua điện thoại, báo với họ về những gì đã xảy ra và cách chúng tôi khắc phục sự việc. Ngài chủ tịch đóng vai trò tổ chức. Chúng tôi liệt kê những thứ có thể khôi phục được từ đống đổ nát. Sau đó, một nhóm kỹ sư phác họa kế hoạch xây dựng lại trung tâm máy tính. Chúng tôi cơ bản bản đồ hóa công việc hàng ngày, lên kế hoạch cho cả những việc nhỏ như dọn dẹp, trải thảm lại toàn bộ khu làm việc, xua mùi khó chịu, để hai tuần nữa, khi mọi người đi làm trở lại, công việc sẽ vẫn diễn ra như bình thường.

Công việc được thực hiện hàng ngày và không thể tin được là những những con người lâm vào khủng hoảng đang cùng sát cánh bên nhau như thế nào – công ty trở nên giống như một gia đình và chúng tôi cùng làm việc để vượt qua mọi khó khăn.

Chúng tôi lập Bản đồ Tư duy về từng quy trình, và chỉ trong vòng 10 ngày, chúng tôi đã khôi phục xong trung tâm máy tính và đưa trung tâm này trở lại hoạt động bình thường. Các Bản đồ Tư duy đã giúp chúng tôi tiết kiệm được khoảng 3-4 triệu đô la. Nếu bạn nhìn công ty của chúng tôi ngày hôm nay, bạn sẽ thấy nó phát triển hơn nhiều so với 8 năm về trước và đưa chúng tôi từ vị trí thứ 3 hay thứ 4 lên vị trí số 1 trong khu vực".

Sự truyền đạt thông tin

Người lãnh đạo giỏi là người có ý tưởng lớn, có tầm nhìn xa và biết cách truyền đạt hiệu qủa những điều đó. Bạn càng khuyến khích sự trao đổi thông tin ở từng cấp – trong nhóm, trong công ty, với khách hàng và các chi nhánh bên ngoài – bao nhiêu, bạn càng là một người quản lý giỏi bấy nhiêu.

Giao tiếp chứ không giao chiến

Tháng 11 năm 2003, Mexico tổ chức hội nghị thường niên của WTO. Những hội nghị trước, đặc biệt là hội nghị tổ chức tại Seattle, đã gây ra một làn sóng những cuộc biểu tình chống toàn cầu hóa và đã được đưa lên các báo của năm 2001. Ở Mexico, những người phản đối quá trình toàn cầu hóa đe dọa sẽ đấu tranh trên diện rộng chứ không chỉ giới hạn phạm vi hoạt động trong một thành phố như hội nghị ở Seattle.

Chính phủ và quân đội Mexicô liên kết với Công ty an ninh Vitalis đã quyết định lập Bản đồ Tư duy về tất cả những nhiệm vụ họ có thể phải thực hiện trong tuần diễn ra hội nghị. 8.828 đầu công việc đã được phác thảo và đưa vào một bản siêu Bản đồ Tư duy. Sau đó, họ vẽ một Bản đồ Tư duy về tất cả các khu vực xung đột có thể nổ ra và giải pháp khống chế an toàn các xung đột này.

Sau đó, họ vẽ Bản đồ Tư duy để đưa ra các kế hoạch và ý định của những người chống toàn cầu hoá, liên lạc với các tổ chức đó, chỉ ra những Bản đồ Tư duy với mục đích phá vỡ sự ngăn cách về thông tin giữa những tổ chức chống toàn cầu hóa với chính phủ và quân đội. Thay vì để những người phản đối quá trình toàn cầu hóa làm đảo lộn cuộc sống của những người dân ở Cancun, quan chức Mexico – những người chịu trách nhiệm tổ chức hội nghị – cam kết sẽ cung cấp chỗ ở và cho phép họ trình bày ý kiến trên các phương tiện thông tin đại chúng. Và điều gì đã xảy ra?

• Hội nghị kết thúc mà không hề xảy ra một hành động bạo lực nào

• Đã có sự hợp tác ngoài sức tưởng tượng giữa các bên trước đây từng đối đầu

• Các thủ lĩnh của phong trào chống toàn cầu hóa bày tỏ sự biết ơn về những điều mà những người tổ chức hội nghị của WTO đã làm cho họ

• Một văn bản dày 200 trang được công bố bàn về việc sử dụng Bản đồ Tư duy để lên kế hoạch và thực hiện kế hoạch. Văn bản đó hiện đang được coi là cẩm nang chi tiết hướng dẫn cách thức đối phó với những nguy cơ bạo lực trong những sự kiện mang tầm quốc tế.

Các Bản đồ Tư duy có thể là chìa khóa trong việc truyền đạt rõ ràng, tránh sự hiểu lầm và dàn xếp các cuộc tranh cãi. Câu chuyện trên là một ví dụ minh họa điển hình.

Không chỉ là một ví dụ điển hình của việc sử dụng Bản đồ Tư duy, câu chuyện này còn chỉ ra những phẩm chất thiết yếu cần có trong kinh doanh.

• Biết cách lắng nghe

• Lên kế hoạch và điều chỉnh

• Tư tưởng phóng khoáng

• Sự kiên định

Đây cũng là một ví dụ hoàn hảo của việc sử dụng cơ chế thành công TEFCAS vì nó chứng minh rằng những bài học được rút ra từ thất bại sẽ giúp bạn đi đến thành công. Trong trường hợp này, thất bại của những nhà tổ chức hội nghị tại Seattle trong việc kiểm soát bạo lực đã dẫn đến việc cải tiến phương pháp và cuối cùng phương pháp mới đã thành công như mong đợi ở Mexico.

Thông báo các tin tức xấu

Cho dù bạn có tin tốt hay xấu, nhân viên của bạn đều muốn được thông báo kịp thời về thông tin đó. Tin xấu nếu không được thông báo chính thức cũng có thể lọt ra ngoài qua cơ chế tin đồn và có nguy cơ vượt ra ngoài tầm kiểm soát, làm ảnh hướng tới tinh thần làm việc của nhân viên.

Nếu phải quyết định những công việc khó khăn, bạn sẽ thấy dễ dàng hơn khi thông báo với nhóm của bạn bằng cách sử dụng Bản đồ Tư duy. Bản đồ Tư duy giúp đặt mọi tình huống vào một trọng tâm rõ ràng hơn. Bản đồ Tư duy giúp loại bỏ các tin đồn thất thiệt bằng cách trình bày sự việc một cách rõ ràng, chỉ ra chúng ảnh hưởng thế nào đến từng thành viên trong tập thể.

Hệ thống nhà hàng Mex khôi phục vị thế như thế nào

Mex, một hệ thống nhà hàng của người Mexico ở miền Nam nước Mỹ đang lâm vào tình trạng khốn khó. Thực ra, hệ thống có thể bị phá sản trong vòng ba tháng nữa. Giám đốc điều hành, ông Liuzza, đã triệu tập tất cả các nhân viên lại – bồi bàn, đầu bếp, những người rửa bát, lau dọn và người quản lý của 10 nhà hàng trong hệ thống, thẳng thắn nói rõ với họ về tình hình khó khăn. Nếu mọi việc không được cải thiện nhanh chóng, các nhà hàng sẽ phải đóng cửa và họ sẽ mất việc.

Họ đã cùng nhau lập một Bản đồ Tư duy khổng lồ về các vấn đề hiện tại, và sau đó tiếp tục phát triển ý tưởng để cùng nhau tìm ra giải pháp. Cuối cùng họ đã tìm ra một số ý tưởng hay, như trang hoàng lại nhà hàng, mặc đồng phục, kể cả việc thuê thêm người để đứng ngoài cửa tươi cười chào đón khách hàng, mời khách hàng ăn thử bánh ngọt miễn phí.

Trong suốt thời gian khó khăn này, không một ai rời khỏi công ty, một số người còn tình nguyện chịu cắt giảm lương tạm thời. Bằng cách làm việc cật lực và tinh thần làm việc nhóm dựa trên nền tảng là một ý chí tuyệt vời, chỉ trong vòng hai tháng, hệ thống nhà hàng Mex đã đảo ngược tình thế.

Ví dụ, nếu mức tăng lương liên tiếp bị hoãn lại trong vòng hai năm, thì việc chỉ ra các lý do về tài chính qua Bản đồ Tư duy, giúp họ có thể đặt tình huống vào thực tế và thường thúc đẩy họ liên kết với nhau, dồn nhiều nỗ lực hơn, như trường hợp của hệ thống nhà hàng Mexico sau đây.

ĐOÀN KẾT NHÓM TRONG NHỮNG THỜI ĐIỂM KHÓ KHĂN

1. Cố gắng truyền đạt càng sớm càng tốt về những tin tức mới hay những thay đổi sẽ có ảnh hưởng đến tất cả các thành viên trong tập thể và triệu tập một cuộc họp để cải chính lại tin đồn. Chuẩn bị trước một Bản đồ Tư duy và sử dụng nó để giải thích những thay đổi sẽ diễn ra và ảnh hưởng đến cách thành viên như thế nào.

1.2. Bắt đầu bằng việc vẽ một hình ảnh trung tâm phù hợp với tình huống của bạn. Ví dụ trong Bản đồ Tư duy màu "Cùng xây dựng tương lai", một công ty luật bị sáp nhập vào một công ty khác lớn hơn, và hình ảnh trung tâm của Bản đồ Tư duy chính là hình ảnh của các công ty thành viên.

2.3. Sau đó, vẽ các nhánh chính thể hiện các đặc điểm chính của thông tin bạn muốn chia sẻ và những ảnh hưởng đến nhân viên và/hoặc công ty như thế nào. Bản đồ Tư duy phải chỉ rõ "thành viên" (những người chịu tác động của thay đổi), "kết nối" (điều cần chia sẻ với nhân viên), "tinh thần" (vấn đề trọng yếu để giữ nhân viên ở lại công ty) và "hành động" (những việc mà nhân viên và công ty cần làm)

3.4. Phát triển các nhánh chính thành các nhánh con – số lượng các nhánh con không hạn chế. Chẳng hạn, nếu đang có nhiều nhân viên bỏ đi và tinh thần của số nhân viên còn ở lại rất kém, bạn sẽ làm gì để xây dựng lại nó? Bạn có thể đưa ra những động lực gì để nhân viên của bạn ở lại? Ở công ty bạn có kiểu quản lý tiêu cực, tức là những người quản lý có thiên hướng phê phán và đổ lỗi nhiều hơn là khuyến khích nhân viên không?

5. Khi bạn đã nghiên cứu tất cả những vấn đề và giải pháp khả thi trong Bản đồ Tư duy, sử dụng bản đồ đó để tổ chức một bài thuyết trình cho nhóm của bạn. (để biết thêm về việc sử dụng Bản đồ Tư duy trong thuyết trình, xem chương 7). Nhân viên của bạn sẽ ghi nhận sự thẳng thắn của bạn và họ sẽ nhận ra là thực tế không đáng lo ngại như họ suy đoán ban đầu.

Quản lý nhân sự hiệu quả

Điều gì khiến một nhân viên muốn làm một công việc? Điều gì đã giữ họ ở lại làm việc cho công ty? Chắc chắn lý do sẽ rơi vào một hay nhiều khả năng sau đây:

• Hằng ngày họ được đối mặt với thử thách mới

• Họ cảm thấy mình có giá trị và được trân trọng

• Họ được thưởng về phương diện tài chính

• Họ nhận được phản hồi tích cực từ phía đồng nghiệp

• Họ cảm thấy họ đang tạo ra sự khác biệt

• Họ có khả năng cân bằng tốt giữa công việc và cuộc sống

Vấn đề then chốt để quản lý nhân viên trong công việc là tìm ra nhân tố nào thúc đẩy họ và sử dụng những hiểu biết đó để khơi dậy năng lực tốt nhất nơi họ. Chẳng hạn, trong khi một số người thích trải qua những thay đổi và không ổn định, một số khác lại mong muốn sự an toàn của công việc hàng ngày ổn định. Đó là lý do những người khác nhau thì thích hợp với nhiều nghề và công việc khác nhau.

Người quản lý phải coi động cơ làm việc của nhân viên là mối quan tâm hàng đầu của mình. Nếu với cương vị là trưởng nhóm, bạn thể hiện sự nhiệt tình và say mê công việc, nguồn năng lượng tích cực sẽ truyền sang các nhân viên khác. Điều này không có nghĩa là bạn đòi hỏi nhân viên phụ trách những công việc nhàm chán thực hiện nhiệm vụ với hứng thú cao độ. Tuy nhiên, nếu sử dụng Bản đồ Tư duy để chỉ ra rằng mọi công việc đều góp phần tạo ra thành công và sự sáng tạo của cả nhóm, nhân viên sẽ cảm thấy hài lòng hơn với công việc của mình.

Không ngừng tạo động lực cho nhân viên

Báo cáo của tổ chức Hewitt Associate, cơ quan tư vấn toàn cầu, đưa ra những chiến thuật sau để duy trì sự trung thành của nhân viên:

1. Nhìn vào những người quản lý – nếu thái độ của họ lạnh lùng và thiếu quan tâm, thì nhân viên sẽ cảm thấy mất tự tin và không được quan tâm – thậm chí có thể ra đi. Thái độ lạnh lùng, cứng nhắc là không thể chấp nhận được với một nhân viên cấp dưới, và vì thế, những người quản lý cũng hoàn toàn không nên có thái độ này. Không bao giờ nên xem nhẹ ảnh hưởng của một người lãnh đạo có thái độ tiêu cực và khó tính đối với tập thể. Nếu có một người quản lý như vậy trong công ty, cần có biện pháp xử lý ngay.

2. Xác định mục tiêu rõ ràng – khi nhân viên của bạn tin tưởng rằng họ đang hướng tới một mục đích chung, chứ không phải bị ép buộc làm những công việc riêng lẻ cho những mục đích không rõ ràng, thái độ của họ sẽ lạc quan hơn.

3. Liên tục nhắc nhở nhân viên về mục tiêu – luôn luôn nhắc lại những thông điệp hay mục đích của tập thể cho nhân viên. Chẳng hạn như cần phải nhắc lại những khẩu hiệu "chúng ta là số một", "khách hàng là thượng đế", hoặc "chúng ta cung cấp dịch vụ/sản phẩm số một". Nếu ví mỗi hoạt động của một ngày làm việc là một chiếc áo thì mục tiêu chung chính là chiếc móc áo định hướng cho những hoạt động đó.

4. Biến công sở thành một nơi làm việc dễ chịu. Không phải ngẫu nhiên mà những công ty xây dựng nơi làm việc đẹp nhất cho nhân viên cũng là những công ty có hiệu quả kinh doanh tốt nhất.

Tuy nhiên nếu bạn có thể kích thích nhân viên của mình tự tạo ra động lực làm việc cho bản thân họ, bạn sẽ tiến thêm một bước. Dành thời gian và công sức để khai phá sự tự tin trong họ, để họ cảm thấy hài lòng với những gì mà họ làm. Sau đó các thành viên trong nhóm sẽ gắn bó chặt chẽ với nhau hơn. Hãy động viên nhóm của bạn cảm thấy tự hào về thành tích và sự sáng tạo của họ và làm cho họ thích thú với những quy trình mà họ đã cố gắng để đạt được.

Xây dựng sự tự tin trong nhân viên chính là yếu tố then chốt của nghệ thuật quản lý hiện đại. Những người quản lý thực sự phải là ánh sáng dẫn đường tới tương lai cho cả tập thể

Phân công công việc hiệu quả

Báo cáo của Hewitt Associates đưa ra 3 quy tắc cơ bản để phân công công việc hiệu quả.

1. ĐÚNG NGƯỜI ĐÚNG VIỆC

Nhiều ví dụ cho thấy việc quản lý sẽ trở nên tồi tệ nếu người lãnh đạo không biết phân công đúng người đúng việc. Là một nhà quản lý, bạn phải dành ưu tiên cho việc tìm ra điểm mạnh và điểm yếu của nhóm, cũng như khối lượng công việc mà họ có thể đảm nhận trong mỗi tuần. Làm theo cách này bạn sẽ dùng đúng người đúng việc mà không đánh giá quá thấp khả năng của nhân viên hay ngược lại, giao cho họ việc quá sức.

Bản đồ Tư duy có thể rất hữu ích về mặt này bởi bạn có thể kết nối các thành viên trong nhóm và phân loại khả năng cũng như kinh nghiệm của họ. Vì thế, hãy thường xuyên xem lại Bản đồ Tư duy của bạn và thêm vào những kỹ năng hay kinh nghiệm mới. Bạn cũng có thể đánh giá khả năng chịu trách nhiệm cũng như việc xây dựng kỹ năng đương đầu với thách thức ở mức độ phù hợp sao cho nhân viên của mình thích thú với những thử thách mới nhưng không tốn quá nhiều thời gian với những thách thức đó.

2. TRAO ĐỔI NHỮNG VIỆC CẦN LÀM

Hầu hết các nhà quản lý đều biết rõ họ muốn gì, nhưng lại không thể truyền đạt mong muốn đó cho nhân viên một cách hiệu quả. Nếu như người quản lý không nói rõ với nhân viên về những công việc cần được thực hiện, chắc chắn kết quả công việc sẽ không như mong muốn.

Sử dụng Bản đồ Tư duy

để giải quyết vấn đề sống còn của nhóm

Rikki Hunt là cựu giám đốc điều hành của tập đoàn dầu lửa Burmah và hiện tại đang là Chủ tịch tập đoàn nhiên liệu Force với doanh thu hơn 1 tỷ bảng mỗi năm. Ông đã chỉ huy một nhóm thám hiểm gồm những thành viên là người Anh có rất ít kinh nghiệm thực hiện một nhiệm vụ: xác định chính xác điểm cực nam. Trước chuyến thám hiểm, ông lập Bản đồ Tư duy để biết phải mang những dụng cụ gì cho chuyến đi. Nhưng sau đó, Bản đồ Tư duy mới thực sự cho thấy hiệu quả khi đoàn thám hiểm phải sống trong những căn lều chật chội (kích thước khoảng 1m50 X 1m80).

"Chúng tôi phải qua đêm trong những chiếc túi ngủ chật đến nỗi nếu muốn trở mình, tôi chỉ có thể làm như vậy nếu tất cả những người khác cũng trở mình theo. Trong lều nhiệt độ có thể xuống dưới âm 50oC. Thật khó có được cảm giác dễ chịu trong một hoàn cảnh như vậy. Vì vậy, chúng tôi đã sử dụng Bản đồ Tư duy để đối phó với các vấn đề một cách chi tiết nhất. Thực chất, Bản đồ Tư duy chính là công cụ giúp tôi chuẩn bị đương đầu với khó khăn. Một trong những việc tôi đã làm là tạo Bản đồ Tư duy để tìm ra cách tổ chức nhóm có hiệu quả nhất. Những người trong nhóm cho rằng chúng tôi nên lập một bảng phân công: mỗi ngày sẽ có một người chịu trách nhiệm về nấu ăn, một người phải đi lấy tuyết về để lấy nước đun và một người khác sẽ dựng lều. Sử dụng Bản đồ Tư duy, chúng tôi phát hiện ra rằng một người trong nhóm rất thích nấu ăn, vì vậy thay vì việc phân công mỗi ngày một người chịu trách nhiệm nấu nướng, chúng tôi để người này đảm trách việc nấu ăn trong cả tuần. Chúng tôi cũng tìm ra được một người không ngại ra ngoài khi thời tiết xấu để lấy tuyết. Vì vậy thay vì bản phân công, chúng tôi đã lập ra được một kế hoạch khiến mọi người đều thoải mái."