Bạn có thể tránh điều này bằng cách đưa ra những chỉ dẫn rõ ràng khi bạn giao công việc cho ai đó và phải luôn sẵn sàng giải thích thêm khi họ đã bắt tay vào thực hiện công việc. Bản đồ Tư duy sẽ là bản tóm tắt hoàn hảo vì nó có khả năng khái quát về mục tiêu của các công việc cần làm chỉ trong một trang giấy.

3. TIN TƯỞNG NHÂN VIÊN CỦA BẠN

Nếu bạn phân công công việc một cách phù hợp và trao đổi rõ ràng với cả nhóm về những mục tiêu cần thực hiện, bạn có thể tự tin rằng tất cả mọi người sẽ thực hiện tốt được công việc như bạn mong muốn.

Bạn cần phải tin tưởng nhân viên của mình, vì điều đó giúp giải phóng bạn khỏi việc phải trực tiếp làm những công việc mà bạn muốn đạt được. Điều quan trọng là nhân viên của bạn phải được quyền tự chủ với công việc của họ

Những nhân viên cảm thấy họ không được quyền chủ động làm bất cứ việc gì và không được nhận bất cứ trách nhiệm gì sẽ có xu hướng cảm thấy bất mãn và không có động lực để làm việc

Câu chuyện của Rikki Hunt chứng tỏ một cách thuyết phục rằng Bản đồ Tư duy có thể giúp nhận ra điểm mạnh và điểm yếu của từng thành viên trong nhóm và vì vậy, người quản lý có thể phân công công việc một cách công bằng và thích hợp cho từng người

Việc vẽ ra các Bản đồ Tư duy cũng giúp cho việc đề ra kế hoạch của cả nhóm, đặc biệt là đối với các trường hợp như nhóm của Rikki, khi mà những khó khăn quyết định sự sinh tồn của cả nhóm.

Sử dụng TEFCAS để khen ngợi và phê bình một cách xây dựng

Một vai trò vô cùng quan trọng của một người quản lý và một người lãnh đạo là đưa ra phản hồi đối với những công việc mà nhân viên của họ thực hiện. Bằng cách này, nhân viên có thể thấy được những thành công và những sai lầm của họ, từ đó họ có thể thực hiện công việc tốt hơn trong tương lai. Chính vì tầm quan trọng của việc đưa ra phản hồi cho nhân viên, những người quản lý và lãnh đạo sẽ cần đến TEFCAS (đọc lại về TEFCAS ở chương 3). Để tiện theo dõi, chúng tôi tóm tắt lại ý nghĩa của TEFCAS:

T (Trial): Thử nghiệm

E (Event): Sự kiện

F (Feedback): Phản hồi

C (Check): Kiểm tra

A (Adjust): Chỉnh sửa

S (Success): Thành công

1. KHEN NGỢI

Nhiều nhà quản lý thường có khuynh hướng chỉ trích nhân viên nhiều hơn khen ngợi; tuy nhiên việc đưa ra những lời khen đối với nhân viên rõ ràng có những tác dụng to lớn. Một lời khen xứng đáng và phù hợp sẽ giúp nhân viên của bạn đặt ra những mục tiêu cao hơn và đạt được những thành tích xuất sắc hơn. Đừng bao giờ coi thường sức mạnh của những lời khen ngợi. Ngay cả một nhân viên đã phạm phải rất nhiều sai lầm, hãy cố gắng cài vào trong phản hồi của bạn về một số điểm mạnh mà họ có thể phát huy.

2. PHÊ BÌNH MANG TÍNH XÂY DỰNG

Khi bạn đang quản lý một nhóm sẽ có những sai lầm trong công việc bạn cần phải đem ra thảo luận trong tập thể. Suy cho cùng, để có thể đứng vào vị trí quản lý như bạn ngày hôm nay, chắc hẳn bản thân bạn cũng đã trải qua nhiều sai lầm. Một số người rất lo ngại khi bị chỉ trích bởi vì họ sợ rằng những lời chỉ trích này sẽ càng làm nổi bật sai lầm của họ. Những thất bại làm tổn thương sâu sắc sự tự tin và lòng tự tôn của mỗi người đặc biệt là khi chúng có thể khiến họ bị hạ chức hoặc cách chức.

Nói chung, sự sợ hãi thất bại còn phổ biến hơn là chính bản thân sự thất bại và sự sợ hãi này vô cùng có hại cho công việc kinh doanh: Nó làm cho con người không dám liều lĩnh. Một công ty không có khả năng chấp nhận rủi ro sẽ không bao giờ trở thành một công ty hàng đầu hoặc người chiếm lĩnh thị trường. Bởi vì việc chấp nhận rủi ro, cho dù sự chấp nhận đã được tính toán trước, cộng với khả năng rút ra bài học từ thất bại là một phần của quá trình phát triển thành công của doanh nghiệp. Nó cũng chính là đặc điểm phân biệt giữa một doanh nhân xuất sắc và một doanh nhân bình thường.

Sức mạnh của đức kiên trì

Theo tiến sĩ Adrian Atkinson, một nhà tâm lý học kinh doanh và giám đốc điều hành của Human Factors International, hầu hết các thương gia phải trải qua trung bình là 5 lần thất bại trước khi có thể thành công. Theo quan sát của ông, những thương gia liều lĩnh kinh doanh trong các lĩnh vực mới coi thất bại là một cơ hội học hỏi kinh nghiệm để dẫn đến thành công.

Cũng giống như những thương gia xuất chúng nhất, bạn cũng nên sử dụng những thất bại của nhóm như một cơ hội học tập. Cơ chế thành công TEFCAS sẽ giúp bạn và nhóm của bạn tập trung vào việc tìm ra điểm sai lầm trong quá trình thực hiện công việc, nguyên nhân của sai lầm và giải pháp ngăn chặn sự tiếp diễn của sai lầm đó hoặc cách thức biến thất bại thành thành công. Điều này đảm bảo rằng sự phê bình của bạn mang tính xây dựng và không làm tổn hại đến tinh thần của nhóm.

CÁCH THỨC SỬ DỤNG CƠ CHẾ TEFCAS

• Đảm bảo nhóm của bạn không lạ lẫm với cơ chế thành công TEFCAS và rằng bạn sử dụng nó thường xuyên trong các cuộc họp của nhóm để phân tích kết quả và quá trình thực hiện công việc của toàn nhóm. Cơ chế thành công TEFCAS cho phép thất bại hoặc sai lầm xảy ra trước khi thành công và vì vậy nhóm của bạn sẽ sớm có thói quen phân tích sai lầm và rút ra bài học để thành công trong những lần tiếp theo.

• Khi cần phải phê bình để rút ra bài học, hãy tổ chức một cuộc họp với toàn nhóm hoặc gặp riêng người bị phê bình và trao đổi cởi mở về những gì đã xảy ra, lý do tại sao lại như vậy. Hãy vẽ một Bản đồ Tư duy về tình huống đó để hỗ trợ cho cuộc thảo luận. Bản đồ này bao gồm sáu khía cạnh của TEFCAS.

1. Thử nghiệm (Trial): Mục tiêu của dự án hoặc nhiệm vụ là gì, và nhóm hoặc người đó đã tiến hành thực hiện nhiệm vụ như thế nào?

2. Sự kiện (Event): Kết quả thu được sau khi thực hiện nhiệm vụ là gì?

3. Phản hồi (Feedback): Điều gì đã được thực hiện tốt? Điều gì chưa tốt? Việc gì có thể làm tốt hơn? Bạn có nên giúp đỡ hoặc đưa ra lời khuyên nhiều hơn cho nhóm hoặc người đó không?

4. Kiểm tra (Check): Theo bạn, có thể làm gì để cải thiện tình hình? Làm thế nào đảm bảo những sai lầm đó không lặp lại nữa? Điều gì đã được làm tốt và nên phát huy? Bạn đã học được gì từ những kinh nghiệm này?

5. Điều chỉnh (Adjust): Làm thế nào để thực hiện những thay đổi cần thiết? Với tư cách là người lãnh đạo nhóm, bạn có cần giúp đỡ trực tiếp hơn không?

6. Thành công (Success): Trong tương lai nên tiếp tục làm việc như thế nào? Mục tiêu mới của dự án là gì? Phần thưởng nếu các thành viên làm việc thành công là gì?

• Với cách nhìn nhận điểm yếu cũng như điểm mạnh của người hay nhóm có liên quan, bạn hãy thể hiện rằng mình chú ý toàn diện đến người đó hay đến cả nhóm và không chỉ để ý vào những điểm chưa tốt trong công việc của họ. Thái độ này sẽ giúp bạn được kính trọng hơn và bạn sẽ khai thác được tốt nhất khả năng của nhân viên trong tương lai.

• Nếu các thành viên trong nhóm cảm thấy được cổ vũ, họ sẽ có thể đưa ra những thay đổi cần thiết để thực hiện công việc tốt hơn.

Microsoft: Biến điểm yếu thành sức mạnh

Microsoft thường được ca ngợi là một doanh nghiệp rất thành công. Bill Gates, chủ tịch của Microsoft và kỹ sư phần mềm chính của công ty, là một người yêu thích sự sáng tạo, một người lãnh đạo luôn biết tạo cảm hứng cho nhân viên và đã xây dựng được một văn hóa doanh nghiệp tuyệt vời – điều này thể hiện qua điểm số rất cao mà Microsoft đạt được trong các cuộc điều tra nhằm tìm ra những công ty có môi trường làm việc tốt nhất và có hiệu quả nhất trên toàn thế giới.

Bí quyết thành công của Microsoft trong từng ấy năm chính là khả năng xem xét phần mềm bằng cái nhìn khách quan và phân tích cả điểm mạnh, điểm yếu của nó. Trong một lần phát biểu tại Mỹ để quảng bá cho những phần mềm mới nhất của Microsoft, Bill Gates đã chỉ ra những thách thức mà công ty phải đối đầu trong quá khứ và cách thức mà Microsoft vượt qua những thách thức đó.

"Nếu phải chứng minh rằng chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe khách hàng và cải tiến sản phẩm của mình, tôi sẽ dẫn ra sự cải tiến phần mềm Word trong những năm vừa qua. Phiên bản Word đầu tiên khá tồi tệ và có vẻ như chỉ là một ảo tưởng công nghệ nhưng chúng tôi đã chăm chú lắng nghe khách hàng. Người sử dụng yêu cầu chúng tôi thay đổi nó, và chúng tôi đã thực sự làm cho phần mềm này trở nên tốt hơn."

Người đàn ông giàu nhất thế giới sẵn sàng chấp nhận, thừa nhận những điểm không hoàn thiện và luôn coi trọng việc lắng nghe ý kiến của khách hàng. Đây chính là lý do Bill Gates trở thành một người lãnh đạo truyền cảm hứng cho cả tập thể Microsoft.

Nếu bạn có thể dạy cho nhân viên của mình cách chế ngự nỗi sợ hãi trước thất bại, họ sẽ có động cơ để đưa ra sáng kiến và quản lý công việc của chính mình. Những ý tưởng tích cực của họ sẽ hỗ trợ cho nhau và tạo nên một ngân hàng ý tưởng. Đôi khi, giải pháp nghe có vẻ hứa hẹn lại trở nên không được hiệu quả cho lắm, nhưng như vậy vẫn tích cực hơn là mắc kẹt trong một cái vòng luẩn quẩn không có những thách thức và thay đổi. Hãy nhớ rằng:

THẤT BẠI LÀ MẸ THÀNH CÔNG

Và yếu tố cơ bản mà bạn cần phải có để đạt được mục tiêu là:

SỰ KIÊN NHẪN

Quản lý tri thức

Cách thức quản lý tri thức trong công ty góp phần tạo nên sự thành công trong kinh doanh. Là người lãnh đạo, bạn không những phải chịu trách nhiệm về các dữ liệu và con số liên quan, cập nhật chúng – mà bạn còn phải tạo ra một thứ văn hóa quản lý các tri thức đó trong toàn công ty.

Một trong những điểm khu biệt của các công ty hàng đầu trong thị trường gồm vô vàn các công ty lớn nhỏ ngày nay là tri thức chuyên sâu. Một công ty có khả năng dự đoán các xu hướng của thị trường được hưởng lợi thế rõ ràng. Và bất cứ công ty nào có truyền thống mạnh về kiến thức chuyên môn về một lĩnh vực cụ thể bao giờ cũng đi trước các đối thủ một bước.

Việc quản lý tri thức có thể được tiến hành một cách chính thức, chẳng hạn như thông qua các cuộc họp thường xuyên sử dụng Bản đồ Tư duy để hỗ trợ quá trình trao đổi, chia sẻ thông tin cũng như ý tưởng. Quản lý tri thức cũng có thể diễn ra trong một hoàn cảnh đơn giản, như khi hai đồng nghiệp chia sẻ những ghi chép của mình trong lúc uống nước cùng nhau.

Mục tiêu cơ bản của quá trình quản lý tri thức là tích lũy và truyền bá tri thức trong văn hóa của công ty, sao cho mọi cá nhân trong ty có thể tiếp cận được với tri thức, dù cho họ có là nhân viên ở cấp nào. Bản đồ Tư duy là một công cụ hiệu quả trong việc cập nhật thông tin về công ty và về thị trường. Nếu các Bản đồ Tư duy về các thị trường khác nhau được dán ở các bảng tin khắp công ty, đưa ra thông tin về các yếu tố như khách hàng, các công ty đối thủ và quá trình phát triển sản phẩm, các nhóm nhân viên sẽ luôn luôn có được một cái nhìn toàn diện về hoạt động chung của toàn công ty.

Những nhà thiết kế và kỹ sư của hãng Boeing sử dụng Bản đồ Tư duy để thông báo với nhau về những ý tưởng mới nhất và những diễn tiến mới của các dự án. Khi họ có ý tưởng mới hay vừa hoàn thành một khâu trong dự án, họ thêm ý tưởng hay công việc đã hoàn thành này vào Bản đồ Tư duy chung để các thành viên khác của nhóm bắt kịp tiến độ và chèn thêm vào những ý tưởng mới hơn nữa.

Một công ty hiểu được tầm quan trọng của việc quản lý tri thức và ảnh hưởng sâu rộng của nó tới từng cá nhân sẽ khuyến khích mọi nhân viên trong công ty suy nghĩ sáng tạo hơn. Bạn nên sử dụng Bản đồ Tư duy để khuyến khích và phản ánh luồng suy nghĩ sáng tạo này.

Quản lý tri thức có hiệu quả

1. LUÔN LUÔN HỌC HỎI

Đầu tư vào việc học tập của bản thân bạn và nhóm của bạn. Phải đảm bảo rằng ưu tiên hàng đầu của bạn là đào tạo phương pháp học tập, bao gồm phương pháp sử dụng Bản đồ Tư duy, suy nghĩ sáng tạo, trí nhớ, tốc độ đọc tài liệu và kỹ năng giao tiếp. Đây là những cơ sở của toàn bộ quá trình quản lý trí thức. Nếu nhân viên của bạn nắm vững những kỹ năng trên, họ sẽ nắm được tri thức nhanh chóng hơn, hiểu chúng một cách dễ dàng hơn, ghi nhớ tốt hơn và ứng dụng hiệu quả hơn. Nếu không có những kỹ năng này, chỉ trong vòng 24h họ sẽ quên mất 80% những gì vừa được học.

Bạn và nhóm của mình phải thường xuyên theo dõi các phương tiện thông tin để nắm được các thông tin liên quan đến công việc của mình và nếu có thông tin mới, bạn phải ghi lại vào Bản đồ Tư duy. Tập thể phải cùng nhau áp dụng những hiểu biết của mình về phương pháp học tập để tiếp tục học hỏi thêm các kỹ năng mới, bao gồm cả việc học ngoại ngữ, có thể giúp cho việc kinh doanh tốt hơn và tạo nên một cơ sở vững chắc hơn. Nếu làm được như vậy, các thành viên trong nhóm sẽ cảm thấy gắn bó và có động lực làm việc cao hơn, và sẽ cảm thấy mình có giá trị hơn, cũng như các giá trị của mình được người khác thừa nhận.

2. ĐẦU TƯ VÀO XÂY DỰNG NGÂN HÀNG TRI THỨC CỦA NHÓM

Một nhóm người bao giờ cũng sở hữu một ngân hàng tri thức lớn. Nếu mỗi thành viên của nhóm tiếp cận được với hàng triệu triệu tế bào não và lượng tri thức lớn ẩn chứa trong đó, thì họ sẽ góp phần nâng cao thành công của công ty.

Cách tốt nhất để quản lý những thông tin trong ngân hàng tri thức của bạn là sử dụng Bản đồ Tư duy trên máy tính. Bản đồ Tư duy trên máy tính như chương trình “Thiên tài tư duy” có ưu điểm quản lý vĩ mô và vi mô kiến thức của bạn. Để biết thêm thông tin, xin đọc chương 7

3. CHỦ ĐỘNG SAY MÊ TÌM HIỂU

Khuyến khích nhân viên của bạn đừng coi công việc chỉ là một phương tiện kiếm tiền. Hãy giới thiệu họ với các khách hàng, đưa cho họ đọc những tài liệu cần thiết, nhất là Bản đồ Tư duy, và hỏi ý kiến họ về ngành nghề mà họ đang làm. Nếu nhóm của bạn yêu thích ngành nghề đó, chắc chắn những đam mê và hiểu biết sẽ được hình thành. Trang bị cho họ lòng tự tin để họ dám nói lên những gì mình nghĩ và chia sẻ suy nghĩ với người khác.

Khuyến khích nhân viên của bạn trở thành những nhà quản lý tri thức hiệu quả

• Tham dự các sự kiện cùng với họ

• Chia sẻ những thông tin liên quan bằng cách sử dụng Bản đồ Tư duy

• Kích thích lòng say mê của họ với lĩnh vực mà họ đang làm việc

• Bản thân bạn hãy thể hiện sự hứng thú với ngành nghề và trở thành một nhân vật cổ động cho lĩnh vực đó. Bạn có thể thể hiện lòng đam mê của mình bằng cách tham gia vào các cơ quan kinh doanh khác và tham gia bàn luận trên các diễn đàn hoặc hội nghị.

• Hãy đóng vai trò là người cổ vũ tinh thần và người chỉ dẫn về các vấn đề kinh doanh.