7. Bí quyết thuyết trình hiệu quả

Sự trình bày không hoàn hảo

Đó là vào đầu những năm 60 của thế kỷ XX, một giảng viên đại học trẻ tuổi đang thuyết giảng cho các sinh viên năm thứ nhất của ngành tâm lý học về khả năng ghi nhớ.

Giống như vô vàn những giảng viên trước đó, anh chuẩn bị bài thuyết trình của mình bằng những tờ giấy với những câu được viết ngay ngắn theo dòng kẻ. Bắt đầu bài giảng của mình, anh nói: “Chủ đề của buổi học hôm nay là Trí nhớ”. Anh đứng sau bục giảng, trên thềm giảng đường và bắt đầu đọc, với hy vọng những sinh viên siêng năng của mình sẽ ghi chép theo đúng cách, như hồi là sinh viên anh vẫn từng làm.

Anh đưa ra những điều kiện cụ thể để trí nhớ có thể làm việc, trong đó, hai điều kiện cơ bản nhất là: trí tưởng tượng – khả năng kết hợp các hình ảnh với sự phản hồi của các giác quan – và khả năng liên tưởng (hay liên hệ). Cùng với hai điều kiện cơ bản này, anh khẳng định: trí nhớ sẽ làm việc hiệu quả hơn khi mọi thứ trở nên nổi bật. Giờ đây, người giảng viên nhớ lại rõ ràng buổi thuyết giảng ấy của 40 năm về trước:

“Khi tôi đọc cho sinh viên chép bài thật chậm với một giọng đều đều tẻ nhạt, tôi cảm thấy chán ngán đến phát điên. Và khi tôi nhìn những đôi vai đang gục xuống mệt mỏi, những cái đầu nặng trĩu, những bàn tay đang siết chặt cố gắng nguệch ngoạc ghi lại những lời tôi giảng, tôi nhận ra rằng tôi cũng chẳng giúp ích được gì cho sinh viên của mình.”

“Thêm nữa, mặc dù nói với sinh viên rằng để ghi nhớ một điều gì, cần phải làm cho nó có hình ảnh, có sự liên kết và nổi bật nhưng chính tôi lại đang giảng bài với một giọng đều đều và yêu cầu sinh viên phải ghi chép hết trang này đến trang khác bằng một màu mực duy nhất, không hình ảnh, không có sự kết nối hay bất cứ cái gì có thể gọi là nổi bật. Nói cách khác, tôi đang giảng cho sinh viên những vấn đề thực chất của ghi nhớ theo cách mà có thể khiến họ quên đi tất cả mọi thứ.”

Người giảng viên đó chính là tôi, và bài giảng đó – với sự đối lập nực cười giữa vấn đề được nêu ra và cách thuyết trình về – đã thức tỉnh tôi. Bài giảng đó đã làm thay đổi hoàn toàn cách thức truyền đạt thông tin của tôi.

Rõ ràng là tôi cần phải truyền tải thông tin tới thính giả sao cho họ có thể hiểu được và ghi nhớ chúng. Tôi cần phải đưa ra những thông tin theo một dạng thức mà não người có thể dễ dàng “tiếp nhận” – chứ không phải là những câu từ dài dòng khó nhớ. Từ đó, tôi nhận ra rằng những bài thuyết trình của mình không nên chỉ sử dụng những câu dài mà nên dùng cả những từ khoá, hình ảnh, những sự liên kết và cả những yếu tố khác như màu sắc, hình dạng, kích thước sao cho những điều quan trọng được làm nổi bật lên.

Tôi không chỉ áp dụng những điều này vào những bài thuyết trình mà còn ứng dụng cả vào tác phẩm của mình. Điều này tác động tới các giác quan của tôi rõ ràng như khi tôi sử dụng bảng đen hay máy chiếu.

Tôi quay trở lại với bảng vẽ – bắt đầu hình dung ra một tờ giấy trắng và tự hỏi mình hai câu hỏi rất đơn giản:

Q: Tôi cần gì, để kích thích trí tưởng tượng của mình trên tờ giấy này?

A: _ _ _ _ _ _ _ _

Q: Tôi cần gì, để thể hiện mối liên hệ giữa những điều đã kích thích trí tưởng tượng của tôi trên tờ giấy này?

A: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Câu trả lời cho câu hỏi thứ nhất là:

• Hình ảnh

• Màu sắc

• Ký hiệu

• Những từ chính giúp gợi lên hình ảnh

• Biểu tượng

• Sự nhịp nhàng về màu sắc, hình ảnh

Câu trả lời cho câu hỏi thứ hai bao gồm:

• Đường kẻ

• Mũi tên

• Các mối liên hệ thể hiện bằng không gian

• Con số

• Màu sắc

• Ký hiệu

Kết hợp tất cả những yếu tố trên lên một tờ giấy, bạn sẽ nhận được gì?

Một Bản đồ Tư duy

Với tư cách là một nhà thuyết trình, đây là “khóa đào tạo” duy nhất tôi tự dành cho mình, và khóa đào tạo này đã giúp tôi có được tất cả những phẩm chất khác của một nhà thuyết trình giỏi. Gần đây, các kỹ năng thuyết trình của tôi được sử dụng rất nhiều. Thường thì hàng năm, tôi đã thực hiện hơn 120 bài thuyết trình. Khán giả của tôi vô cùng đa dạng. Tôi đã thuyết trình cho khoảng 1.000 trẻ em thiệt thòi, khoảng 7.000 sinh viên các trường đại học trên sân vận động, và tôi cũng đã đi nhiều nước khác nhau trên toàn thế giới, từ Úc tới Mexico, Xcốtlen tới Singapore để diễn thuyết trước những quan chức trong chính phủ hay ngành giáo dục. Những bài diễn thuyết có thể rất khác nhau về thời lượng – dao động từ một tiếng đến sáu tuần. Trong giới doanh nghiệp, tôi đã diễn thuyết trước các tổ chức như Oracle, HSBC, IBM, Học viện Quản trị Singapore, Barclay International, BP và Boeing, giúp họ lên kế hoạch cho những sự kiện quan trọng hay những chiến lược kinh doanh dài hạn, đối thoại trực tiếp với Giám đốc hay chủ tịch hội đồng quản trị của công ty.

Nhưng cho dù thuyết trình với ai hay về vấn đề gì đi chăng nữa thì khâu chuẩn bị và lên các kế hoạch luôn không thay đổi so với ngày đầu tiên tôi sử dụng Bản đồ Tư duy. Từ đó đến nay, những phản hồi tôi nhận được vô cùng tuyệt vời. Những bài thuyết trình của tôi được khán giả cho trung bình 94.6 điểm trên thang điểm 100. Nói ra điều này dường như không được khiêm tốn cho lắm nhưng tôi rất tự hào về điều đó. Nếu phải chấm điểm cho mình khi còn là một thuyết giả trẻ giảng về năng lực trí nhớ trước đây, tôi sẽ cho mình 20 điểm – và đó sẽ là điểm cho mong muốn giúp đỡ sinh viên và cho nhiệt huyết của tôi với bài giảng. Còn về năng lực truyền đạt những đam mê đó, tôi sẽ chỉ cho mình điểm 0 bởi vì tôi chỉ giúp họ lãng quên.

Ai, cái gì, tại sao, khi nào, như thế nào?

Nếu bạn dành thời gian để lập Bản đồ Tư duy về tất cả những thông tin cơ bản về bài thuyết trình của bạn trước khi bạn quyết định cụ thể chủ đề để nói, bạn sẽ thấy dễ dàng hơn để tập trung vào vấn đề chính. Bạn cần phải hiểu rõ:

• Thính giả của bạn là ai

• Họ mong muốn nhận được gì từ bài thuyết trình của bạn

Vẽ một Bản đồ Tư duy với thính giả là trung tâm và tưởng tượng ra tất cả những mong đợi của họ về bài thuyết trình của bạn. Các nhánh của nó chỉ ra những mong đợi đó. Ở mức độ nào đó, nó bao gồm:

• Những hình vẽ minh hoạ

• Dữ kiện

• Nghiên cứu

• Phân tích

Ở mức độ rộng hơn, thính giả của bạn trông đợi ở bạn:

• Cảm hứng

• Thấu hiểu khán giả

• Hiểu biết sâu sắc về vấn đề

• Những thông tin xác đáng

Với phương pháp Bản đồ Tư duy, bạn có thể thể hiện những yếu tố trên theo một thứ tự mạch lạc nhưng cần đảm bảo rằng bạn có những tư liệu thuyết phục để chứng minh cho những quan điểm mà bạn đặt ra.

Nếu bạn đang thuyết trình ở một hội thảo hay một hội nghị chuyên đề, thì bạn phải tìm hiểu xem ai sẽ phát biểu sau bạn và họ sẽ phát biểu về vấn đề gì. Sau khi tìm hiểu về chương trình, hãy lập bản đồ tư duy tất cả những chủ đề khác sẽ được đề cập đến như một phần bài thuyết trình của bạn. Điều này sẽ giúp bạn tránh được sự trùng lặp cũng như cho bạn nhiều ý tưởng hơn để hòa nhập và nắm bắt toàn bộ diễn biến cuộc họp

BẢN ĐỒ TƯ DUY DÀNH CHO BÀI THUYẾT TRÌNH

Giả sử bạn được yêu cầu thuyết trình về cách tiếp thị việc kinh doanh qua mạng của bạn tại một hội nghị với chủ đề là: Kinh doanh trực tuyến.

1. Bước đầu tiên bạn cần làm là lập Bản đồ Tư duy về cuộc hội thảo để nội dung bài thuyết trình của bạn phù hợp với chủ đề của cuộc hội thảo. Nếu bài thuyết trình của bạn nói về "Kinh doanh trên mạng" thì bạn phải chắc chắn rằng hình ảnh trung tâm của Bản đồ Tư duy chứa đựng chủ đề này, do đó bạn có thể vẽ một cái máy tính với hình ảnh của một đồng đô la hay một đồng bảng trên màn hình.

2. Các nhánh chính sẽ bao gồm các vấn đề được đưa ra thảo luận ở cuộc hội thảo;

• Những bí quyết công nghệ cần thiết để kinh doanh trực tuyến;

• Hệ thống phân phối các sản phẩm hay dịch vụ trực tuyến;

• Cách thức quản lý dịch vụ khách hàng khi hoạt động kinh doanh trực tuyến.

Sử dụng những thông tin trong chương trình, vẽ các nhánh con từ các nhánh chính. Một trong những nhánh này sẽ biểu thị bài nói của bạn về việc tiếp thị cho hoạt động kinh doanh qua mạng

3. Tiếp đó tập trung vào những nhánh con có liên quan đến bài thuyết trình. Những nhánh này sẽ bao gồm tiếp thị trực tuyến và tiếp thị không trực tuyến; trong mỗi nhánh con này sẽ là những cách thức cụ thể để thông tin cho mọi người về việc kinh doanh trực tuyến của bạn, chẳng hạn như tiếp thị bằng thư điện tử hay gửi thư trực tiếp

Nếu bạn tiếp cận một chủ đề theo cách này, bạn sẽ cảm thấy việc bám sát chủ đề dễ dàng hơn. Vai trò của bạn trong phạm vi rộng hơn sẽ trở nên rõ nét hơn và những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ ít có nguy cơ đi chệch vấn đề.

Bạn cũng cần phải nghiên cứu sâu về vấn đề ngay khi nhận được lời mời thuyết trình. Nếu bạn biết được thông tin về một hội thảo mà bạn muốn tham gia, bạn phải tìm hiểu được ai tổ chức nó và gọi điện đề nghị được tham dự. Sự chủ động này bao giờ cũng được những người tổ chức hội nghị trân trọng đón nhận. Hãy lập Bản đồ Tư duy tất cả những lĩnh vực mà bạn am hiểu tinh thông và cách bạn có thể áp dụng những kiến thức này trong các hội nghị sẽ được tổ chức trong cả năm. Điều này tạo ra lợi thế cho bạn bởi trong kinh doanh, làm cho mình được biết đến đầu tiên bao giờ cũng là ưu điểm. Kết quả có lợi về lâu dài cho công ty của bạn.

TÌNH HUỐNG THUYẾT TRÌNH: XE DIAMOND CỦA HÃNG BETA ROMEO

Hãy tưởng tượng bạn làm việc cho công ty ô tô Beta Romeo, và bạn đang cố gắng thu hút thật nhiều những khách hàng nam giới mua loại xe ôtô con đời mới công ty bạn, xe Diamond. Bạn sẽ phải diễn thuyết trước một công ty đang có nhu cầu mua xe của công ty bạn để tạo lập một đội xe chuyên dùng cho công ty.

Bạn sẽ trình bày với họ kết quả nghiên cứu của Beta Romeo về “nam giới và sự thay đổi trong thói quen mua ôtô trong 10 năm qua.” Kết quả cho thấy, hiện nay, nam giới có những ưu tiên khác với trước đây:

• Rất nhiều trong số họ là những ông bố, do đó họ cần những chiếc xe tiện dụng và đủ lớn để có thể chở con cái của họ.

• Nam giới đã nhận thức đầy đủ hơn về các vấn đề môi trường so với 10 năm trước và họ không muốn một chiếc xe ngốn quá nhiều nhiên liệu.

Bạn lập một Bản đồ Tư duy về bài thuyết trình của mình và quyết định ý tưởng chủ đạo là: “Càng gọn nhẹ càng hợp lý” và thông điệp này được đặt ở trung tâm Bản đồ Tư duy. (Nhìn vào Bản đồ Tư duy Xe Diamond của hãng Beta Romeo)

Bởi vì khách hàng tiềm năng của bạn là nam giới nên “nam giới” sẽ trở thành một trong những nhánh chính của Bản đồ Tư duy. Điều này giúp bạn chỉ rõ cho người nghe về những kết quả của công trình nghiên cứu trên: Nam giới đã thay đổi như thế nào và tư tưởng của họ đã tiến bộ hơn ra sao khi lựa chọn mua một chiếc ôtô. Họ không còn chọn ôtô theo kiểu “càng to càng tốt”, thay vào đó họ quan tâm nhiều hơn đến những vấn đề gia đình và đạo đức.

Sử dụng các hình ảnh trong Bản đồ Tư duy của bạn để giúp người nghe dễ dàng ghi nhớ những thông tin này. Bạn muốn thay đổi truyền thống của những chiếc xe ô tô công ty to quá mức cần thiết và thay thế nó bằng một phương tiện hữu dụng hơn cho gia đình và ít phải có kích cỡ to. Do đó, Bản đồ Tư duy của bạn cần làm nổi bật những lợi thế của một chiếc ô tô nhỏ, cũng như làm rõ những nhược điểm của một chiếc ôtô lớn như chi phí, sự thiếu tiện dụng và thiếu linh hoạt.

Những nhánh khác trong Bản đồ Tư duy phân nhánh từ chủ đề chính như hình ảnh và môi trường phải thể hiện cụ thể hơn những chi tiết như có một chiếc ô tô nhỏ hơn sẽ làm lợi như thế nào cho môi trường và thể hiện được sự quan tâm đến đạo đức của những đàn ông hiện đại.

LUYỆN TẬP

Bạn nên dành một nhánh của Bản đồ Tư duy để tập trung vào việc cần luyện tập thuyết trình thử như thế nào để bài nói của bạn không dài quá mức cho phép và để đảm bảo rằng bạn nắm chắc từng chi tiết trong bài thuyết trình của mình. Bạn cũng có thể sử dụng Bản đồ Tư duy này để phân phối thời lượng cho mỗi khía cạnh, nhờ đó bạn sẽ không nói quá nhiều về một chủ đề mà bỏ qua chủ đề khác. Bên cạnh đó bạn cũng có thể thêm vào Bản đồ Tư duy những ấn tượng bạn muốn gợi ra trong bài thuyết trình của mình như: “sự mạnh mẽ”, “sự tự tin”, “sự chủ động”

TẠO RA ĐIỂM NHẤN

Trong số những bài thuyết trình mà bạn từng nghe, bạn nhớ được bao nhiêu? Bao nhiêu bài chỉ còn là một chuỗi mờ ảo những slide của máy chiếu, những sự kiện, con số và những lời nói tẻ nhạt bàn về kinh doanh? Bây giờ hãy nghĩ về những bài thuyết trình mà bạn nhớ được. Điều gì làm cho chúng trở nên đáng nhớ?

Có thể bạn ghi nhớ bài thuyết trình đó do một hình ảnh đặc biệt. Nếu bạn muốn chia sẻ thông tin với một nhóm người và làm cho mọi người hiểu bạn, tốt hơn hết bạn nên sử dụng hình ảnh. Khán giả của bạn sẽ thích ngắm nhìn những hình ảnh, họ sẽ không ngái ngủ và sẽ hứng thú hơn với bài diễn thuyết của bạn. Chính vì vậy, khi bạn lập bản đồ bài thuyết trình, hãy thêm vào một nhánh mang tên “Những điểm nhấn” để bạn có thể làm cho bài thuyết trình của mình trở nên sinh động hơn, sâu sắc hơn và dễ nhớ hơn với khán giả.

Khi vẽ nhánh “điểm nhấn” cho Bản đồ Tư duy Xe Diamond của hãng Beta Romeo, hãy nhớ rằng thông điệp bạn đưa ra là “càng gọn càng hợp lý”. Vì thế hãy tìm cách làm nổi bật thông điệp này. Sử dụng Bản đồ Tư duy để làm nổi bật lên những bộ phận nhỏ nhưng hợp lý của chiếc ôtô này. Bạn có thể đưa ra một bức tranh về một đứa bé kháu khỉnh hay một viên kim cương lấp lánh. Theo cách này bạn sẽ chủ động và tự tin hơn khi thuyết trình.

Bạn nhớ đưa một bức tranh của chính chiếc xe Diamond vào bài thuyết trình, hoặc tốt hơn là một vài chiếc xe thể hiện được vẻ bên ngoài và những chi tiết bên trong của chiếc ôtô. Bạn chính là một chiếc cầu nối đưa chiếc xe Diamond của Beta Romeo tới khách hàng, vì vậy phải tận dụng vai trò này. Đưa ra những mẫu vải vào Bản đồ Tư duy cho thấy những chất liệu được sử dụng để trang trí cho chỗ ngồi trong Bản đồ Tư duy để khán giả có được những cảm giác đích thực về chiếc ôtô. Tốt hơn nữa bạn có thể đưa ra hình ảnh chiếc Diamond như một điểm nhấn đặc biệt trên Bản đồ Tư duy, và bạn nên ghi nhớ rằng bạn phải sắp đặt sẵn một số chiếc ôtô để khán giả lái thử ngay sau bài thuyết trình. Bằng việc làm này, bạn sẽ để lại cho khán giả một ấn tượng sâu sắc có liên quan chặt chẽ đến bài thuyết trình của bạn.

Cơ hội trực tiếp lái chiếc xe Diamond, cộng với những bằng chứng thuyết phục mà bạn đã đưa ra trong bài thuyết trình của mình chắc chắn sẽ khiến cho khán giả phải nghĩ ngay đến chiếc xe Beta Romeo Diamond khi họ phải quyết định mua loại xe gì cho đội xe của công ty họ.

Bản đồ Tư duy trên máy tính

Trong thời đại của Powerpoint – phần mềm đặc biệt dành riêng cho thuyết trình, rất nhiều người trong khán giả sẽ mong chờ những hiệu ứng hình ảnh tân tiến nhất trong bài thuyết trình của bạn. Những Bản đồ Tư duy máy tính – hay bất kỳ Bản đồ Tư duy nào – cũng có thể tránh cho khán giả cái mà tờ báo International Hearld Tribune mô tả là “chết vì máy chiếu”. Rất nhiều các thuyết gia phạm phải một sai lầm nghiêm trọng là tin rằng sử dụng Powerpoint hiệu quả đồng nghĩa với việc liệt kê một loạt các từ và các cụm từ quan trọng.

Trong thực tế, thuật ngữ Powerpoint khá dễ hiểu, nó có nghĩa là một mạng hợp nhất các ý tưởng và hình ảnh chủ đạo. Do đó có thể định nghĩa Bản đồ Tư duy là một công cụ thuyết trình PowerPoint, và chúng luôn thu hút được khán giả, khiến họ dễ dàng thu thập và ghi nhớ thông tin. Các chương trình Bản đồ Tư duy như “Mind Genius” có thể giúp bạn xây dựng một Bản đồ Tư duy điện tử hiệu quả không kém gì một bài thuyết trình PowerPoint sinh động nhất.

Bắt đầu bằng việc xây dựng một Bản đồ Tư duy gốc (cái nhìn tổng quan của bạn) về chủ đề. Mỗi ý tưởng cơ bản (các nhánh chính) sẽ tự động chuyển thành những tiêu đề chính của bài thuyết trình. Theo đó mỗi nhánh này sẽ có những Bản đồ Tư duy chi tiết hơn được xây dựng từ nó.

Trong rất nhiều trường hợp, bạn sẽ thấy để phát triển được những nhánh chính của Bản đồ Tư duy, bạn cần phải tìm hiểu sâu hơn về các chi tiết nhỏ.

Quá trình này có thể tiếp diễn cho đến khi bạn có được cái nhìn đầy đủ nhất. Phần mềm Bản đồ Tư duy trên máy tính cho phép bạn thành lập một Bản đồ Tư duy với 30 cấp độ. Công ty Điện nước và các dịch vụ thiết yếu Con Edison đã áp dụng phần mềm này vào công việc thực tế của họ và tạo ra một Bản đồ Tư duy gồm 17 cấp độ khác nhau.

Thuyết trình trong các buổi đào tạo nhân viên

Nếu bạn phải đào tạo một nhóm người, Bản đồ Tư duy là một công cụ lý tưởng. ba phương pháp chính sử dụng Bản đồ Tư duy trong đào tạo mà tôi cảm thấy hiệu quả nhất là:

1.1. Đưa ra Bản đồ Tư duy hoàn thiện

Chuẩn bị Bản đồ Tư duy hoàn thiện về bài thuyết trình của bạn và trình bày nó trước các học viên. Khi bạn thảo luận về Bản đồ Tư duy hãy bắt đầu bằng việc làm bật lên hình ảnh trung tâm và làm rõ những nhánh chính để có thể cho khán giả một cái nhìn tổng quan. Sau đó, bạn có thể bắt đầu dẫn dắt người nghe tìm hiểu và giải thích Bản đồ Tư duy của bạn chi tiết hơn. Phương pháp này đặc biệt hữu hiệu đối với những người đã biết tới việc sự dụng Bản đồ Tư duy – những người có thể nhận ra ngay lập tức (và cảm thấy hứng thú khi biết) rằng bạn là một nhà thuyết trình thực thụ.

2.2. Cùng người nghe xây dựng Bản đồ Tư duy

Một phương pháp khác là xây dựng Bản đồ Tư duy ngay trong khi chia sẻ thông tin với khán giả. Một lần nữa, bạn bắt đầu với hình ảnh trung tâm và sau đó vẽ thêm những nhánh chính, giới thiệu qua ý nghĩa của chúng. Khi bạn xây dựng Bản đồ Tư duy, khuyến khích các học viên ghi chép bằng Bản đồ Tư duy của chính họ. Phương pháp này đặc biệt hữu hiệu cho những người bắt đầu và nó có những lợi ích chung trong việc giúp cho các học viên gắn những vấn đề của bài thuyết trình vào Bản đồ Tư duy của riêng họ. Yêu cầu khán giả vẽ Bản đồ Tư duy của riêng họ cũng chính là yêu cầu họ tư duy. Nếu bạn yêu cầu họ chủ động và tích cực tham gia, chắc chắn học viên sẽ tiếp thu và ghi nhớ được nhiều thông tin hữu ích từ bài thuyết trình của bạn.

3.3. Tô màu cho Bản đồ Tư duy

Phương pháp thứ 3 là sử dụng một Bản đồ Tư duy đã hoàn thiện nhưng chưa có màu sắc. Khi bạn thuyết trình, bạn yêu cầu các học viên tô màu cho những từ khoá, hình ảnh và các nhánh. Một lần nữa, điều này giúp cho sinh viên trở nên gắn bó với hoạt động học tập và khiến họ làm chủ được Bản đồ Tư duy.

Ghi chép hiệu quả

Đối với bất kỳ bài thuyết trình nào bạn cũng nên khuyến khích khán giả sử dụng Bản đồ Tư duy để ghi chép. Nó cho phép các học viên tránh được sự gò bó nhàm chán của kiểu ghi chép thông thường, và giúp xây dựng các vấn đề theo logic làm việc tự nhiên của bộ não. Việc ghi chép bằng Bản đồ Tư duy sẽ:

• Lập tức kích thích bộ não của khán giả hoạt động và tạo ra tư duy hứng khởi,

• Giúp khán giả tạo ra những mối liên hệ phù hợp giữa các thông tin được trình bày và hấp thụ thông tin hiệu quả,

• Khuyến khích sự tham gia chủ động và duy trì được sự chú ý của khán giả.

Thuyết trình trong các khóa học về kinh doanh

Ngày nay, ngày càng có nhiều công nhân theo học các khóa hướng nghiệp, hoặc kết hợp đi làm với việc học tập bán thời gian, hoặc tham gia ngay vào một khóa học khi bắt đầu sự nghiệp của họ. Các bài thuyết trình được sử dụng ngày càng nhiều trong các khóa học này với vai trò là một phương tiện định hướng tư duy cho học viên, và khơi gợi những ý tưởng để thảo luận giữa một nhóm sinh viên hay giữa sinh viên với các giảng viên.

Bản đồ Tư duy làm cho các ý tưởng đến một cách dễ dàng hơn. Việc chia những vấn đề khác nhau của kinh doanh thành các nhánh của Bản đồ Tư duy có thể làm đơn giản hóa những vấn đề tưởng như không giải quyết nổi trong kinh doanh thành những kế hoạch hành động dễ hiểu và khả thi hơn.

Hiện nay, hầu hết các bài thuyết trình đều tận dụng sự trợ giúp của công nghệ và rất hiếm khi chúng ta gặp một bài thuyết trình không sử dụng các phương tiện hỗ trợ kỹ thuật trong giới kinh doanh. Một Bản đồ Tư duy sẽ giúp bạn làm chủ được những mạch dòng đa dạng của bài thuyết trình, trong đó bao gồm cả những “điểm nhấn” mà không cần phải viện đến những kỹ thuật này.

Nếu bạn có một Bản đồ Tư duy giúp bạn nắm bắt được tất cả những vấn đề mà bạn muốn nói, bạn sẽ ghi nhớ tốt hơn, dễ dàng truyền đạt những ý tưởng và ý kiến của mình hơn. Bạn cũng không phải lo lắng thêm về việc phải đau đầu nghĩ cách xoay xở với những kỹ thuật phức tạp.

Sử dụng Bản đồ Tư duy cho học tập

Lance Brown là một sinh viên nắm được rất rõ lợi ích của việc áp dụng Bản đồ Tư duy trong học tập.

“Tôi là một sinh viên đang học tập tại trường Đại học London Metropolitan ở Moorgate. Tôi đang sáng tạo một Bản đồ Tư duy cho một trong những bài học của mình – Thiết kế Quản lý Kinh doanh. Chúng tôi được yêu cầu tạo ra một sản phẩm hay dịch vụ và đưa ra cách thức sản xuất ra và tiếp thị dịch vụ hay sản phẩm đó. Chúng tôi cần phải hiểu những khía cạnh nào sẽ liên quan tới quá trình sản xuất và thu hút khách hàng. Tôi đã sử dụng một Bản đồ Tư duy để hiểu được tất cả những khía cạnh này và tạo ra một cái nhìn sinh động. Những khía cạnh đó bao gồm: tiếp thị, địa điểm, tài chính và mục đích tiếp thị. Đôi lúc tôi sử dụng những bức tranh nhỏ thay cho từ ngữ để cho hấp dẫn và để cho thầy giáo tôi có thể hiểu ngay mà không cần phải giải thích. Do đó thầy giáo có thể nhìn thấy tất cả các khía cạnh khác nhau và trong khi tôi giải thích về dự án này, thầy giáo có thể hình dung trong đầu về việc thêm vào một số chi tiết để mở rộng Bản đồ Tư duy này. Bản đồ Tư duy là một cách tuyệt vời để mọi người nhanh chóng hiểu được ý tưởng của bạn. Cứ mỗi lần tôi trở lại với xem lại Bản đồ Tư duy này, tôi lại cảm thấy tôi có thể mở rộng Bản đồ Tư duy đó hơn nữa.

Những câu hỏi sau bài thuyết trình

Khi bạn kết thúc bài thuyết trình của mình, bạn đã kích thích được sự quan tâm của khán giả và một số sẽ muốn đưa ra những câu hỏi cho bạn. Đây là cơ hội tuyệt vời, dù bài thuyết trình của bạn ở hình thức nào, thời gian hỏi và trả lời sẽ là những cơ hội vàng để tăng thêm sự hấp dẫn của bài thuyết trình và giải quyết hiệu quả những thắc mắc, nghi ngờ của khán giả.

Nếu bạn còn đi học và sắp phải tham dự một kỳ thi, có lẽ bạn đã tự hỏi: “Nếu mình là người ra đề thi, mình sẽ đưa ra câu hỏi nào để kiểm tra kiến thức của sinh viên chính xác nhất?” Trong kinh doanh cũng tương tự như vậy. Nếu bạn biết sẽ có thời gian thảo luận sau bài thuyết trình, hãy sử dụng Bản đồ Tư duy để chuẩn bị cho nó.

Vẽ một Bản đồ Tư duy về các câu hỏi trước khi bạn thuyết trình: mỗi nhánh của Bản đồ Tư duy này thể hiện một mảng kiến thức mà bạn nghĩ là có thể bị hỏi. Theo cách này bạn có thể biết mình phải trả lời như thế nào trước khi buổi thuyết trình diễn ra. Khán giả của bạn sẽ rất ấn tượng về khả năng ghi nhớ những sự kiện và số liệu liên quan khi bị đặt câu hỏi đột xuất như vậy.

Nếu bạn được hỏi một câu nào đó chưa có trong Bản đồ Tư duy đã được chuẩn bị trước, hãy nhớ ghi lại vào Bản đồ Tư duy này để lần sau khi thuyết trình, bạn có thể đạt kết quả tốt hơn nữa.

Xóa sự buồn tẻ khỏi cuộc họp

Giờ đây, bạn đã biết làm thế nào để có được bài thuyết trình hiệu quả nhất, bạn cũng có thể sử dụng chiến thuật tương tự để xóa đi sự buồn tẻ trong các cuộc họp.

Trong tất cả các phòng họp trên toàn thế giới, người ta ngồi họp mà cảm thấy vô cùng chán ngán. Họ hoàn toàn không chú ý đến cuộc họp và vấn đề đang được bàn luận. Họ có thể đang nghĩ về kỳ nghỉ sắp tới, hoặc gia đình họ sẽ ăn gì vào bữa tối nay, và đột nhiên tất cả mọi con mắt dồn về phía họ khi họ nghe thấy những từ đáng sợ: “Vậy anh nghĩ sao về vấn đề này?”.

Họ bỗng giật mình trở về thế giới thực, những thông tin rời rạc và những từ ngữ lạ lẫm mà họ nghe được từ đầu buổi họp bỗng nhiên lại phải đóng vai trò quá quan trọng. Và cuối cùng, để giữ cho mình được an toàn, họ lắp bắp một vài câu như: “Tôi nghĩ rằng tôi cần thêm thông tin trước khi chọn lấy một trong hai giải pháp” hay “tôi nghĩ vấn đề này cần phải được nghiên cứu thêm.” Những câu nói vô thưởng vô phạt như vậy nhiều khi giúp bạn thoát khỏi một khó khăn to lớn do sự mất tập trung gây ra.

Không có phòng họp tẻ nhạt nào ở Boeing

Sam Brooks và Dan O’connell là những kỹ sư thiết kế ở Boeing. Trong các cuộc họp, Sam thường xuyên sử dụng Bản đồ Tư duy để điều hành việc thảo luận và tạo nên cấu trúc cho bài thuyết trình. Anh nói:

"Nếu không có cấu trúc thứ tự chặt chẽ, tôi sẽ không thể làm được gì. Bản đồ Tư duy chính là một công cụ hiệu quả. Khi cần phải làm rõ hoặc tạo ra một cái gì đó mới mẻ, Bản đồ Tư duy giúp tôi khởi đầu đúng hướng."

"Ở đây chúng tôi có rất nhiều người thông minh và có khả năng. Mỗi người lại có ý kiến riêng, và thường thì điều đó làm cho các cuộc họp trở nên mất kiểm soát. Một trong những cách tốt nhất để thu thập được các ý tưởng mà vẫn kiểm soát được cuộc họp là đi lên bảng và vẽ hình một đám mây trên đó. Trong đám mây, tôi viết một từ. Sau đó tôi quay lại và hỏi "Được rồi, vậy ai muốn thêm gì vào đây?", rồi tôi viết thêm một từ, rồi một từ nữa. Ngay lập tức bạn có thể nhận ra là đám đông đã dịu đi. Họ đã bắt đầu biết cách cộng tác với nhau để đưa ra ý kiến bởi đã có một người kiểm soát được cuộc tranh luận lộn xộn của họ."

Nếu bạn sử dụng Bản đồ Tư duy để điều hành các cuộc họp, bạn sẽ tránh được tình trạng những người tham gia cuộc họp khỏi phải đau đầu suy nghĩ và chỉ muốn kết thúc cuộc họp ngay lập tức.

Những nguyên tắc vàng cho một buổi họp hiệu quả

1. Lập Bản đồ Tư duy về chương trình cuộc họp. Nếu bạn có năm chủ đề cần đưa ra thảo luận, hãy đảm bảo rằng tất cả năm chủ đề này đều được thảo luận trong giới hạn thời gian cho phép. Trong Bản đồ Tư duy bạn phải chỉ rõ cần dành bao nhiêu thời gian cho một chủ đề. Việc sắp xếp thời gian từ trước cuộc họp sẽ tránh cho bạn tình trạng mọi người mới chuyển sang vấn đề thứ hai mà cuộc họp chỉ còn năm phút.

2. Giữ cho nội dung luôn đúng hướng. Nếu ai đó có nguy cơ đi ra ngoài rìa cuộc họp khi vấn đề thỏa luận không thú vị hoặc không thích hợp, hãy nhắc họ trở lại với vấn đề thảo luận, hoặc chuyển sang vấn đề tiếp theo trong Bản đồ Tư duy.

3. Đảm bảo rằng tất cả mọi người đều biết được chương trình cuộc họp đã được làm bật lên trong Bản đồ Tư duy để họ có sự chuẩn bị. Nếu mọi người liên tục ra ngoài để tìm những thứ họ cần rồi quay trở lại phòng họp, cuộc họp sẽ bị ngắt quãng và không có hiệu quả cao. Sự ngắt quãng duy nhất nên có là giờ giải lao trong một cuộc họp dài (không một cuộc họp nào nên kéo dài quá một tiếng đồng hồ mà không có một giờ nghỉ ngắn – nếu tiến hành một cuộc họp dài hơn một giờ đồng hồ, bộ não của những người tham dự cuộc họp sẽ mệt mỏi và không còn sáng suốt nữa)

4. Nếu đây là một cuộc họp thường xuyên, hãy nhớ mang theo Bản đồ Tư duy tổng kết cuộc họp trước. Bản đồ Tư duy này giúp tạo ra cấu trúc cho buổi họp, giúp bạn không bỏ qua vấn đề nào cũng như chỉ ra các cơ hội để nhìn lại và cải thiện các vấn đề đó.

5. Càng nhiều người càng khó bàn bạc – nếu có người nào không cần thiết phải tham dự cuộc họp, hãy dành thời gian cho họ làm những công việc hữu ích hơn. Nhưng nếu bạn không muốn để họ cảm thấy bị tổn thương hay bị bỏ rơi, bạn phải chỉ cho họ thấy trên Bản đồ Tư duy, họ không cần thiết phải có mặt trong cuộc họp cụ thể này.

Bản đồ Tư duy có thể biến đổi tất cả những cuộc họp đã từng khiến bạn chán ngán cũng như những bài thuyết trình từng khiến bạn cảm thấy kinh hoàng. Bản đồ Tư duy giúp bạn điều khiển những chương trình bạn đặt ra, giúp công việc kinh doanh trở nên hiệu quả hơn. Và đây là những điểm quan trọng mà bạn nên ghi nhớ:

• Kế hoạch hóa bài thuyết trình của bạn bằng Bản đồ Tư duy để giúp bài thuyết trình luôn đi đúng hướng, thú vị và trên tất cả là dễ ghi nhớ

• Xây dựng bài thuyết trình của bạn với nhiều hiệu ứng kích thích giác quan để khán giả có thể nhớ bạn và những điều bạn nói.

• Sử dụng Bản đồ Tư duy trong các cuộc họp để theo sát chương trình cuộc họp

• Sử dụng Bản đồ Tư duy như một cách hiệu quả và sinh động để ghi lại biên bản các cuộc họp

Rõ ràng Bản đồ Tư duy là một công cụ hoàn hảo để tổ chức ý tưởng và lên kế hoạch theo một cách dễ nhớ để có thể trình bày cho người khác. Bản đồ Tư duy cũng là một công cụ hiệu quả giúp bạn tổ chức và kiểm tra các lĩnh vực khác trong cuộc sống của bạn. Trong chương cuối của cuốn sách này, chúng tôi sẽ bàn về tác dụng của việc Bản đồ Tư duy trong việc đạt được và duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.