CHƯƠNG VI. TRÒ CHUYỆN TRONG CÔNG VIỆC

• Những nguyên tắc cơ bản

• Nghệ thuật bán hàng và giới thiệu bản thân

• Nói chuyện với ông chủ và với cấp dưới của bạn

• Hội họp

• Nghệ thuật của Casey Stengel

Dù không biết chính xác bao nhiêu phần trăm, nhưng tôi thừa nhận rằng hơn phân nửa các cuộc trò chuyện của phần lớn chúng ta là dành cho công việc. Điều này chứng tỏ cách ăn nói góp phần quan trọng đến sự thành công hay thất bại trong nghề nghiệp của bạn. Tuy tôi không phải là một thương gia, nhưng hy vọng một vài bí quyết nói sau đây của tôi sẽ giúp bạn ít nhiều khi giao tiếp trong công việc.

NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN

Bạn có ngạc nhiên không khi tất cả những thương gia thành công mà tôi biết đều là những người có tài ăn nói? Trong chương này tôi sẽ nói về những nguyên tắc cơ bản mà tôi đã học hỏi từ họ cũng như những kinh nghiệm của riêng tôi. Trước hết là ba điều cơ bản sau:

1. Thẳng thắn và cởi mở. Và hãy nhớ rằng trước khi muốn là một người nói giỏi thì phải là một người nghe giỏi.

2. Nếu đang nói những chuyện thuộc chuyên ngành của mình, cần chắc rằng người đối diện có biết những thuật ngữ chuyên ngành mà bạn đang sử dụng hay không. Tuyệt đối không nên thao thao bất tuyệt mà chẳng đoái hoài gì đến cảm nhận của người khác. Đặc biệt là khi người trò chuyện với bạn không có chuyên môn như bạn, lúc này tốt nhất hãy dùng ngôn ngữ không chuyên biệt, rõ ràng và dễ hiểu.

3. Thời gian là tiền bạc. Đừng lãng phí thời gian của người khác. Đừng mãi nói về những việc đâu đâu rồi phải vội vàng đi vào vấn đề chính trong những phút hiếm hoi còn lại. Những nhà doanh nghiệp thực thụ không bao giờ làm như vậy, họ biết quý từng giây từng phút. Không nên nói quá dài dòng khi những người khác đều muốn đi thẳng vào vấn đề.

Nguyên tắc thứ ba có lẽ đáng lưu tâm nhất. Bạn có thấy phiền khi phải nghe một cú điện thoại dài những hai mươi phút trong lúc bạn đang bận túi bụi? Bạn có lúng túng khi ông chủ của bạn không đi thẳng vào vấn đề mà cứ lòng vòng trước khi đưa ra phán quyết?

Một lần nữa, tôi muốn nhấn mạnh rằng là đừng bao giờ lãng phí thời gian của người khác (và có thể của chính bạn). Hãy chuẩn bị trước xem bạn cần nói những gì, không cần nói những gì. Và khi nào mới thích hợp để nói chuyện phiếm? Cách nói ngắn gọn, sắc sảo sẽ gây ấn tượng và có sức thuyết phục hơn rất nhiều.

Và trong khi nói, bạn phải luôn nhớ xem người khác muốn biết việc gì. Chẳng hạn, Susan chỉ cần biết con số doanh thu bán hàng của tháng trước và đi tìm bạn để hỏi. Nhưng bạn lại kể với cô ấy toàn bộ chiến lược tiếp thị trong tháng tới. Điều này chỉ làm phí thời gian của cô ấy và cả của bạn nữa.

Điều này không có nghĩa là bạn phải lầm lì ít nói. Khi trình bày một dự án, khi phác thảo một chiến lược… càng hăng hái bao nhiêu thì năng lực của bạn càng được đánh giá cao bấy nhiêu. Đôi lúc cũng cần trình bày tỉ mỉ và chi tiết mới có thể giải quyết được công việc. Bạn sẽ thành công hay thất bại? Tất cả tùy thuộc vào sự khéo léo lúc co lúc duỗi của bạn.

NGHỆ THUẬT BÁN HÀNG

Tôi sẽ kể cho các bạn nghe câu chuyện của Jack Kent Cooke, một trong những tỉ phú Mỹ, hy vọng bạn sẽ học hỏi được một vài điều lý thú trong bí quyết làm giàu của ông.

Người ta ước đoán tài sản của Jack là 600 triệu đến 1 tỷ đô la. Lãnh vực kinh doanh của ông không ngừng phát triển từ New York tới Washington, từ những tòa cao ốc đến những câu lạc bộ bóng đá. Và ít ai biết rằng Jack đã “đi buôn” từ hồi 14 tuổi.

Một ngày nọ, chúng tôi cùng dùng bữa trưa ở một nhà hàng Duke Zeibert (Washington). Trong lúc ngẫu hứng, Jack đã kể cho tôi nghe về cuộc buôn bán đầu tiên của ông ấy. Mọi việc bắt đầu khi Jack còn là một cậu bé ở Canada, vào thời điểm kinh tế vô cùng khó khăn. Quả thật đây không phải là lúc lý tưởng để bắt đầu nghề kinh doanh. Nhưng khốn nỗi, lúc ấy Jack không có 2,5 đô la để trả hóa đơn tiền điện thoại.

Vì thế, Jack quyết định giúp mẹ bằng cách thử “đi buôn” một chuyến. Nói là “đi buôn” cho oai chứ thật ra toàn bộ số hàng chỉ là một thùng gỗ đựng sách giáo khoa… của người khác. Cậu bé sẽ nhận được tiền huê hồng khi bán được sách. Và thế là Jack chạy như bay đến từng góc phố, gõ cửa hết nhà này đến nhà khác để chào mời. Nhưng ở đâu cậu cũng nhận được những cái lắc đầu.

Cuối cùng thì có một người gọi Jack lại, ông Pickering, chủ một cửa hàng tạp hóa. Nhưng khổ thay, khi đối diện với người khách hàng đầu tiên trong đời mình, cậu bé 14 tuổi lại ngập ngừng, lắp bắp. Bao nhiêu tự tin trước đó biến đi đâu mất, cậu không thể trình bày một cách thuyết phục để bán được một cuốn sách nào. Và thế là thất bại.

Jack hiểu ra rằng, muốn bán được hàng thì trước hết phải biết chào mời sao cho thuyết phục, muốn chào mời thuyết phục, thì phải nắm vững trong lòng bàn tay tính chất của món hàng. Và phải luôn tự tin bình tĩnh nữa. Jack ngồi bệt xuống đất, đọc hàng giờ liền để biết đặc trưng của từng quyển sách giáo khoa, và nói đi nói lại những câu chào mời.

Lần thứ hai quay trở lại tiệm tạp hóa của ông Pickering, Jack đã thành công. Ông ấy đồng ý mua một bộ sách. Cậu bé đã hoàn tất cuộc mua bán bằng một câu hỏi chắc như đinh đóng cột: “Ông muốn đặt những quyển sách này ở đâu, thưa ông?” Sau đó thì Jack bán được thêm nhiều cuốn nữa, một thành công ngoài sự mong đợi. Cuối ngày hôm đó, Jack chạy ào về nhà để đưa cho mẹ không chỉ 2,5 đôla trả hóa đơn tiền điện thoại, mà là món tiền huê hồng tới những 24,5 đôla. “Đó là giây phút tự hào nhất trong cuộc đời tôi.” – Jack nói.

Cậu bé Jack ngày nào đã thành công nhờ biết mình đang bán cái gì, và cả cách kết thúc việc chào mời hết sức khôn ngoan: “Ông muốn đặt những quyển sách này ở đâu, thưa ông?”

Thế mới biết trong buôn bán thì cách nói khôn khéo có ý nghĩa rất quan trọng. Bạn phải biết nhấn mạnh ưu điểm của món hàng sao cho thuyết phục. Đừng giải thích hoạt động của con chíp điện tử trong cái lò nướng bánh hiện đại như thế nào. Thay vào đó hãy nói về việc khách hàng sẽ được dùng bữa sáng với một tách cà phê đang bốc khói và một chiếc bánh xốp nướng vàng. Đừng hào hứng nói về món tiền đền bù nếu món hàng bị trục trặc mà hãy nói đến uy tín của công ty. Cách nói ôn tồn hòa nhã sẽ tạo độ tin cậy hơn là sự bộp chộp nhanh nhẩu.

PHỎNG VẤN TÌM VIỆC

Bạn là người tìm việc

Khi đi phỏng vấn tìm việc tức là bạn đang thể hiện tri thức, năng lực, và cá tính của mình để tìm kiếm một công việc thích hợp.Cuộc phỏng vấn rất có thể là lần tiếp xúc đầu tiên giữa bạn và ông chủ sau này, vì thế nên tạo thiện cảm ngay từ những phút ban đầu.Bởi ấn tượng ban đầu bao giờ cũng quan trọng.

1. Hãy nói bạn có thể làm được những gì cho công ty ấy.

2. Luôn duy trì một thái độ hào hứng, cởi mở, không e dè, nhút nhát.

3. Chuẩn bị kỹ trước khi đến nơi phỏng vấn.

4. Đặt câu hỏi.

Bạn có thể làm được những điều gì độc đáo? Khoan hỏi công ty sẽ đem lại những gì cho bạn, mà hãy nói những gì bạn có thể làm được cho công ty. Đừng kể dài dòng về tiểu sử của bạn, bởi họ đã biết những cái ấy trong hồ sơ mà họ vừa mới đọc. Thay vào đó hãy trình bày bạn có thể làm tốt công việc hơn những người khác như thế nào. Nói cách khác, bạn nên trình bày cụ thể những ưu điểm của mình thay vì cứ đắp vào khoảng thời gian phỏng vấn ngắn ngủi bằng bản tường trình lý lịch. Hãy nói về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm của bạn. Bạn có những ý tưởng độc đáo về lãnh vực này hay không? Khả năng chuyên môn của bạn như thế nào? Ngoài ra, bạn còn có những mối quan tâm gì về lĩnh vực này?

Thái độ hào hứng, cởi mở. Yếu tố này bao giờ cũng cực kỳ cần thiết, không chỉ trong công việc mà trong bất cứ tình huống trò chuyện nào. Sự cởi mở hào hứng của bạn sẽ xua đi không khí căng thẳng ngột ngạt. Hãy thể hiện sự nhiệt tình, lòng hăng hái của bạn đối với công việc. Phong cách này sẽ làm cho những người phỏng vấn cảm thấy thích thú. Bởi trong một cuộc phỏng vấn thì không phải ai cũng có thể tự tin như vậy. Bạn sẽ tạo được một ấn tượng tốt, một sự khác biệt với những người khác.

“Anh đã chứng tỏ cho chúng tôi thấy anh thật sự muốn làm công việc này. Anh là người hăng hái nhiệt tình hơn hẳn những ứng viên khác. Chúng tôi tin rằng với lòng say mê và kinh nghiệm của mình, anh sẽ làm tốt” – Ông chủ của bạn tôi đã nói như thế sau khi nhận cậu ấy vào làm việc ở một công ty địa ốc.

Bốn mươi năm về trước, lúc bắt đầu vào làm việc ở đài phát thanh, tôi chẳng hề có một chút kinh nghiệm nào cả. Nhưng chàng trai trẻ trong tôi lúc ấy lại sục sôi một bầu nhiệt huyết và lòng hăng hái. Ông chủ đài phát thanh nhận thấy điều này và quyết định tôi xứng đáng được chọn, rằng tôi có triển vọng. Và cho đến hôm nay, tôi vẫn tiếp tục theo đuổi cái nghề mà thuở ấy tôi chỉ bắt đầu với một niềm say mê, lòng hăng hái mà không hề có một tí kinh nghiệm nào.

Sự chuẩn bị. Trước khi đến nơi phỏng vấn, hãy vạch ra những điều cần nói về bạn. Luyện tập nhiều lần để trình bày sao cho ấn tượng và lưu loát. Đừng ngại tự đặt ra những câu hỏi khó, những chất vấn mà người ta có thể hỏi. Nếu bạn đã ba lần thay đổi việc làm, hãy chuẩn bị sẵn sàng để được hỏi “Tại sao vậy?”. Rồi những câu hỏi đại loại như là: Tại sao bạn lại chọn công ty này mà không phải là những công ty khác? Hay tại sao bạn lại thích làm nghề này?... Đặt ra càng nhiều tình huống càng tốt. Có một phương pháp cực kỳ hiệu quả: Bạn hãy nhờ một người nào đó đóng vai người phỏng vấn, còn bạn thì tập trả lời. Tóm lại, sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi đi phỏng vấn chẳng bao giờ thừa cả.

Hãy hỏi! Tôi đặc biệt khuyến khích bạn nên hỏi những người phỏng vấn.

Vì sao như vậy? Đối với một người kém cỏi, nhút nhát thì một cuộc phỏng vấn có thể là một nỗi đáng sợ. Trái lại đối với một người có năng lực và đầy tự tin thì cuộc phỏng vấn ấy là một cơ hội hiếm có để tiếp xúc với ông chủ sau này, để biết nhiều hơn về công ty. Chẳng phải đi phỏng vấn, bạn cũng muốn biết về công ty ấy cũng như họ muốn biết về bạn đó sao? Vậy thì bạn ngần ngại gì không hỏi? Đặc biệt, những câu hỏi thông minh luôn được đánh giá rất cao. Chúng cho thấy bạn ở thế chủ động, bạn có trình độ cao, bạn am hiểu nhiều thứ, và nhất là chứng tỏ bạn đã có nghiên cứu ít nhiều về ngành nghề này.

Harvey Mackay, chủ tịch và quản lý chính của tập đoàn Mackay Envelope Corporation (Mineapolis), là vị khách mời đặc biệt trong các chương trình của tôi trên cả radio lẫn truyền hình. Ông là tác giả những cuốn sách thành công vang dội viết về cách thức để thăng tiến trong công việc. Đầu tiên là cuốn: “Swim with the Sharks Without Being Eaten Alive” (Bơi cùng đàn cá mập mà không bị nuốt chửng”). Năm 1993, Harvey tiếp tục xuất bản cuốn sách bán chạy thứ ba, cuốn “Sharkproof”, với những chuyên mục rất thú vị: Nhận lấy công việc bạn muốn, Tìm kiếm công việc yêu thích, Thị trường ngành nghề ngày nay…

“Sharkproof” nhấn mạnh tầm quan trọng của những câu hỏi hay mà bạn đặt ra trong những cuộc phỏng vấn xin việc, đồng thời khuyên bạn nên hỏi như thế nào mới là ấn tượng. Ví dụ, bất cứ công ty nào cũng thích được hỏi về tầm quan trọng trong những chiến lược của họ. “Câu hỏi về những chiến lược mới, hay về một hình thức kinh doanh nào đó của công ty sẽ minh chứng hùng hồn rằng bạn thật sự quan tâm đến công ty này.”

Nếu đây là một công ty lớn và nổi tiếng thì hãy hỏi về những thành công của nó. “Những công ty thành công, cũng giống như những con người thành công, thường rất thích nói về những thành tích to lớn của mình. Một vài lời tâng bốc họ cũng đâu phải là quá đáng!”. Mặt khác nếu công ty đó đang từng bước phát triển, bạn có thể hỏi: “Công ty sẽ phát triển theo chiều hướng nào? Ban giám đốc sẽ thực hiện những chiến lược gì?”

Harvey cũng đồng ý về tầm quan trọng của sự lắng nghe. “Dĩ nhiên là bạn phải lắng nghe khi được hỏi. Nhưng thậm chí ngay sau khi đặt câu hỏi với những người phỏng vấn, bạn lại càng phải lắng nghe nhiều hơn nữa. Đừng nghĩ rằng việc nêu ra một câu hỏi thông minh là đủ, còn phải lắng nghe câu trả lời của họ và sau đó biểu lộ thái độ lại ngay.”

Khi bạn là người phỏng vấn.

Tất nhiên bạn cần phải có những tính cách: Cởi mở, nhiệt tình, sự quan tâm, và luôn trong tư thế sẵn sàng để hỏi.

Đừng chỉ chú trọng đến bằng cấp. Hãy quan tâm đến ứng viên đang đứng trước mặt. Người đó có lòng nhiệt tình hay không? Có thật sự thích hợp với công việc này không? Nếu cảm thấy ứng viên quá e dè hay sợ sệt, hãy áp dụng những phương pháp khởi đầu câu chuyện mà tôi đã trình bày ở chương hai. Nếu thấy một điều gì đó khác lạ trong lý lịch - ứng viên từng sống ở Hồng Kông, hay từng làm việc trong đoàn xiếc chẳng hạn – hãy hỏi về điều đó. Tư thế chủ động này sẽ giúp bạn điều khiển cuộc phỏng vấn diễn ra hiệu quả và sôi nổi. Bạn có thể hiểu nhiều hơn về ứng viên, điều này rất cần thiết.

Nên nhớ sự cởi mở và lòng nhiệt tình giống như một con đường hai chiều. Bạn phải luôn chân thật về công việc và về chính bản thân với cương vị là một ông chủ. Và hãy nghĩ rằng nếu người ta không thấy được sự nhiệt tình của bạn và công ty bạn, thì liệu có ai hào hứng tới làm việc ở đó.

TRÒ CHUYỆN VỚI ÔNG CHỦ

Bạn đã được nhận vào làm việc. Lúc này, bạn lại băn khoăn khi bắt đầu với những mối quan hệ mới và những cuộc trò chuyện mới? Có ai đó cho là nói chuyện với bất cứ ai, trong bất cứ hoàn cảnh nào thì cũng như nhau cả thôi. Nhưng tôi không nghĩ như vậy.

Nói chuyện với ông chủ không thể giống như cách nói với anh bạn ngang hàng hay với cấp dưới của bạn. Hoàn toàn khác nhau! Đó là phản ứng tự nhiên của con người. Đơn giản vì ông chủ của bạn dĩ nhiên không ngang hàng với bạn.

Khi nói chuyện với ông chủ, ta thường giữ thái độ trịnh trọng và cung kính. Cách nói chuyện sẽ khác không chỉ ở từ ngữ, mà còn ở thái độ, và cả thanh điệu nữa. Nhưng thật không nên chút nào nếu quá nhún nhường, quá hạ mình, hay cứ nịnh hót “sếp”. Bạn không cần phải nói chuyện cứ như là một cái máy đánh bóng (apple polisher) vậy. Rất nhiều ông chủ sẽ đánh giá thấp nếu bạn làm như thế.

Ở công việc nào cũng vậy, nói chuyện với ông chủ rất có ích. Không phải để “Tan sở làm một chầu nhé!” như thường nói với anh bạn đồng nghiệp, mà để bạn tự đánh giá chính bản thân mình. Vai trò, sự đóng góp của bạn cho công ty, điểm mạnh và điểm yếu của bạn, nên cải thiện điều gì, và những ưu thế là gì… Qua những cuộc đối thoại với ông chủ, bạn sẽ hiểu hơn, đánh giá đúng hơn về chính mình.

Sau bao nhiêu năm đi làm, tôi đã tự nghiệm ra điều này: Nếu bạn làm việc hoàn hảo thì cứ yên tâm, không phải bận tâm nên nói chuyện với ông chủ như thế nào. Nhưng nếu làm hỏng việc gì thì khó khăn đây. Trong tình huống này, vẫn nên giữ một thái độ hoàn toàn cởi mở và bình tĩnh. Đừng bao giờ tỏ vẻ cuống quít sợ sệt hay phẫn uất bực bội. Hãy nhỏ nhẹ trình bày lời giải thích, và đừng quên dùng hai chữ “giúp tôi”:

- “Tôi thấy rằng lẽ ra tôi đã có thể làm việc này tốt hơn. Ông có thể giúp tôi tìm ra chỗ nên tập trung vào hay không?”

Hoặc là: - “Có lẽ tôi đã không hiểu kỹ vấn đề lắm. Tôi xin chịu trách nhiệm. Ông hãy giúp tôi biết sai lầm cốt yếu của tôi là gì không?”

Nếu nói một cách khéo léo như thế, mọi việc rồi sẽ ổn cả. Trừ khi sai lầm quá khủng khiếp không thể tha thứ được, hoặc ông chủ của bạn là người quá cố chấp. Nếu vấn đề không phải ở bạn mà ở ông ấy, tôi nghĩ tốt nhất bạn nên đi tìm một công việc mới.

NÓI CHUYỆN VỚI CẤP DƯỚI CỦA BẠN

Có một quy tắc hết sức đơn giản là: Hãy nói chuyện với những người dưới quyền theo cái cách mà bạn muốn ông chủ nói chuyện với mình.

Nếu là người lãnh đạo, bạn phải quán xuyến mọi thứ và một trong những vấn đề quan trọng là phải tạo một mối quan hệ tốt với cấp dưới. Ở cơ quan, bạn thường nói chuyện với họ về những vấn đề gì? Có thể đánh giá họ làm việc như thế nào, hay là họ nên làm cái này, cái kia ra sao… Dĩ nhiên bất cứ người lãnh đạo nào cũng muốn cấp dưới của mình làm việc có hiệu quả. Nhưng phải luôn tự hỏi rằng bạn đã làm việc tốt hay chưa, và muốn biết điều này thì hãy luôn lắng nghe góp ý của mọi người. Hãy hoàn thiện chính bạn trước khi bắt cấp dưới của mình phải hoàn thiện!

Nói chuyện với cấp dưới thì giữ thái độ như thế nào? Có nhất thiết là lúc nào cũng phải nói như quát thì mới thể hiện được cái uy của người lãnh đạo? Chắc chắn là không. Chỉ cần một giọng nói dứt khoát, rõ ràng là đủ. Hãy chỉ dẫn rõ ràng và phải luôn chắc rằng họ có hiểu ra vấn đề hay không. Đừng tiết kiệm những lời khen khi họ làm việc tốt. Và nếu không vừa ý việc gì thì hãy nói ngay, chớ thiên vị bất kỳ ai, đó là một đức tính cần phải có nếu muốn tất cả mọi người đều nể trọng bạn. Tôi có quen một vị “sếp” cứ để dồn đống công việc rồi đến khi cấp bách mới quáng quàng cả lên, căng thẳng thần kinh và lại trút hết mọi sự bực bội lên đầu cấp dưới. Bạn có muốn giống như ông “sếp” đó? Ồ, chớ nên làm rạn vỡ mối quan hệ với những người cùng làm việc, nhất là trong những trường hợp họ không có lỗi.

Và đừng chơi game với nhân viên trong giờ làm việc! Dẫu cho có ý tốt là muốn thân thiện với họ đi chăng nữa… Hãy là một người cấp trên nghiêm túc, chính trực, nhất là phải có một trình độ chuyên môn cao hơn cấp dưới.