CHƯƠNG 1

Tóm lược đắt giá

Là một độc giả, có lẽ bạn chỉ muốn hiểu các bước để có thể tuần tự áp dụng những nguyên tắc mà bạn sẽ tìm thấy trong suốt cuốn sách này.

Các khách hàng của chúng tôi luôn tìm cách để khiến các quy trình của họ trở nên vững mạnh hơn. Chương này tương đương với một bản khái quát cho bạn những gạch đầu dòng về cách giúp bạn có thể hấp thụ những nguyên tắc của Chương trình Hiệu quả cá nhân (PEP) và khiến nó làm việc cho bạn trong khoảng thời gian cần thiết tối thiểu.

Để làm quen với Chương trình Hiệu quả cá nhân (PEP) mà không cần phải nghiên cứu chi tiết toàn bộ nội dung của cuốn sách bạn hãy đọc chương “mở đầu” này.

Để hiểu được căn nguyên và triết lý ẩn sau những bước này, bạn có thể tìm hiểu ở các chương tiếp theo trong cuốn sách.

Nếu bạn tuân theo những bước này, tôi đảm bảo công việc sẽ bớt bị “lụt”, bạn sẽ sớm giành được quyền kiểm soát mỗi ngày làm việc của mình, làm được nhiều việc hơn và cảm thấy thoải mái hơn về công việc. Có thể bạn cần phải điều chỉnh các bước để phù hợp với văn hóa hay công nghệ trong tổ chức của bạn, hoặc phù hợp với phong cách làm việc của cá nhân bạn. Đó là điều bình thường. Nhưng phải đảm bảo chắc chắn là bạn tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của mỗi một thủ thuật được gợi ý.

Quá trình PEP bắt đầu với khái niệm quản lý bản thân. Bạn luôn phải thường trực những câu hỏi này trong đầu: “Mình làm điều mình làm như thế nào?” và “Mình có thể làm nó tốt hơn bằng cách nào?”

Sai lầm thường thấy nhất trong công việc mà mọi người hay mắc phải là gạt những việc họ không thích làm sang một bên – nghĩa là trì hoãn, lần lữa. Hầu hết chúng ta không trì hoãn, lần lữa một cách có ý thức. Trì hoãn thường là một thói quen xấu. Một lượng lớn thời gian được sử dụng để giải quyết (về mặt tinh thần hoặc các mặt khác) tất cả những việc đáng ra phải hoàn thành rồi, thay vì hành động ngay từ ban đầu.

Con người thường hành động khi đó là việc dễ thực hiện. Mục tiêu của tiến trình PEP là giúp bạn có thể dễ dàng hành động hơn hay nói cách khác là giúp bạn tổ chức, sắp xếp để có thể hành động sớm hơn.

TỔ CHỨC, SẮP XẾP

Để tổ chức, sắp xếp, hãy bắt đầu bằng việc dọn dẹp cơ cấu tổ chức đang tồn tại của bạn. Hãy dọn sạch đống bừa bộn – cả về vật chất lẫn tinh thần.

Hãy dành ra một khoảng thời gian không bị gián đoạn. Vài tiếng có thể đủ để bắt đầu.

Hãy bắt đầu bằng cách dọn sạch ngăn kéo sẽ trở thành “hồ sơ việc đang làm” hay “ngăn kéo chủ động” của bạn để bạn có thể tạo ra những tập hồ sơ có tổ chức ở đây. (Những ngày tiếp theo, bạn có thể sắp xếp lịch để tiếp tục tiến trình với những ngăn kéo “hồ sơ tham khảo”).

Hãy dọn sạch sẽ mọi thứ trong các ngăn kéo, các tủ hồ sơ, các khay đựng giấy tờ, các bức tường, các túi xách của bạn… – tất tần tật các mẩu giấy – và đặt toàn bộ lên mặt bàn làm việc. Hãy tìm ở khắp mọi nơi: dưới chặn giấy, sau tấm rèm, dưới gầm bàn. Tập trung toàn bộ giấy tờ của bạn, và xếp thành chồng, không cần phân biệt, lên mặt bàn. Hãy bắt đầu xem xét lần lượt từng tờ một để phân loại chúng. Hãy xử lý chúng như sau:

Nhấc tờ giấy trên cùng và xử lý nó ngay lập tức theo một trong những cách sau

· Nếu đó là việc cần làm và chỉ mất vài phút thì hãy xử lý nó – ngay lập tức.

· Nếu đó là việc cần làm và tốn của bạn một chút thời gian, hãy viết hoặc đánh máy vào danh sách công việc của bạn như một việc cần hoàn thành. Nếu bạn sử dụng phần mềm Quản lý thông tin cá nhân (Personal Information Manager – PIM) như Microsoft Outlook hay Lotus Notes, hãy sử dụng chức năng Việc Cần Làm để ghi nhớ nhiệm vụ. Mục tiêu của bạn là viết lại tất cả những việc cần làm vào cùng một chỗ. (Khi liệt kê, hãy xác định xem bước tiếp theo để hoàn thành nhiệm vụ đó cụ thể là gì, để đến khi thực sự làm việc đó bạn sẽ biết mình cần thực hiện những gì tiếp theo.)

· Một khi bạn đã hoàn thành hoặc đã xác định được việc cần làm với mẩu giấy đó, hãy phân loại nó. Nếu tờ giấy đó liên quan tới công việc bạn sẽ làm, hãy bắt đầu xếp thành một chồng trên mặt bàn, gọi là “Hồ sơ việc đang làm”. Nếu giấy tờ liên quan tới những việc bạn sẽ phải đánh giá lại, hãy tạo một chồng thứ hai gọi là “Tài liệu tham khảo”.

· Nếu giấy tờ liên quan tới việc có thể giao phó cho cấp dưới, hãy chuyển nó tới đúng người. (Nếu đó là việc bạn muốn theo dõi, hãy ghi chú điều đó trong danh sách việc cần làm của bạn.)

· Nếu đó là giấy tờ có thể tìm thấy ở đâu đó, từ Internet hay từ những nguồn khác, và bạn nghĩ là mình sẽ không cần trong tương lai thì hãy ném nó đi, hoặc hãy tiêu hủy nó.

Tiếp tục quá trình này, từng tờ, từng tờ một, cho tới khi màn hình máy tính của bạn gọn gàng và trên sàn chỉ còn hai chồng giấy tờ mà bạn định giữ, một là Hồ sơ việc đang làm và một là Tài liệu tham khảo.

Tiếp đến hãy sắp xếp chồng Hồ sơ việc đang làm của bạn. Hãy phân loại và xác định các mục chính trong chồng hồ sơ. Đó có thể là “Dự án X”, hoặc có thể là “Tài chính” và trong đó có một tiểu mục là “Ngân quỹ”. Hãy dùng một mẩu giấy để viết lại tên của những mục lớn. Chương 3 trình bày về quy trình mà chúng tôi gọi là “Bản đồ trách nhiệm” để xác định các mục chính thể hiện chức năng công việc chính của bạn. Bạn không nên có quá tám hoặc mười mục cấp độ cao, nếu không bạn không thể tạo ra một kiểu dễ nhớ. Chúng sẽ trở thành một bảng chữ cái thay vì chủ đề được định hướng. Một khi bạn đã phân loại được các mục, hãy tạo ra những tập tin và những mẩu nhắc việc cho mỗi mục, và đặt “Hồ sơ việc đang làm” vào ngăn kéo bàn gần chỗ bạn ngồi nhất.

Hãy áp dụng quy trình tương tự cho chồng “Tài liệu tham khảo”.

Bây giờ, khi toàn bộ giấy tờ đã được sắp xếp, hãy chuyển sang chiếc máy tính của bạn. Chương trình thư điện tử của bạn chắc chắn cũng có khả năng tạo ra những tập tin cho phép bạn sắp xếp và tìm kiếm những thư điện tử mà bạn muốn lưu giữ. Nếu bạn không biết cách làm điều đó, hãy tập làm quen với cách tạo ra những tập tin để lưu giữ thư điện tử. Hãy phân loại hộp thư đến của bạn theo ngày và bắt đầu với những thư cũ nhất, tiến hành như sau:

· Nếu thư có thể hồi đáp và hoàn thành chỉ trong vài phút thì hãy hồi đáp ngay.

· Thư nào có thể chuyển giao được thì chuyển giao ngay.

· Nếu thư đòi hỏi phải có thời gian mới trả lời được, hãy thêm nó vào danh sách những việc cần làm của bạn, ghi chú cụ thể việc phải làm trong bước tiếp theo. Outlook, Lotus Notes và những phần mềm Quản lý thông tin cá nhân khác đều cho phép bạn gắn thư vào một nhiệm vụ, trong trường hợp có thể, hãy làm như vậy, và hãy điền vào mục giám sát thực hiện bao gồm bước cụ thể tiếp theo trên dòng tiêu đề, và một lời nhắc nhở tự động nếu bạn muốn thực hiện điều đó vào một thời điểm nhất định. (Hãy phân loại nhiệm vụ để bạn có thể sắp xếp và xem xét các nhiệm vụ mới theo chủ đề.)

· Nếu thư cần phải giữ để tham khảo trong tương lai, hãy tạo ra một thư mục trong hộp thư đến (tên thư mục cần nhất quán với những thư mục bạn đã tạo ra trong Hồ sơ việc đang làm của bạn). Xếp thư vào các thư mục thích hợp. (Chỉ nên tạo những thư mục này trong hộp thư đến của bạn nếu tổ chức của bạn không giới hạn dung lượng hồ sơ bạn có thể lưu trữ trong hòm thư đến. Ở nhiều tổ chức có quy định giới hạn này, nên cấu trúc thư mục cần được tạo ra ở một nơi khác. Nếu cần bạn phải tham vấn bộ phận công nghệ thông tin để xác định dung lượng trống cần thiết hoặc thiết lập quy trình khôi phục nếu ổ không tự khôi phục được)

· Nếu thư không cần giữ để tham khảo trong tương lai, hãy xóa nó đi.

· Hãy tuân thủ các bước này cho tới khi hòm thư đến của bạn trống rỗng, danh sách nhiệm vụ của bạn thể hiện được tất cả những việc bạn cần phải hoàn thành dưới dạng thư và cây thư mục của bạn được tạo ra bởi những bức thư bạn định giữ để tham khảo trong tương lai.

Ghi chú: Nếu bạn có nhiều hơn 200 bức thư, bạn nên chọn một ngày (có thể là từ hai tới bốn tháng trước) và chuyển mọi thứ cũ hơn vào một thư mục có tên là “Thư cũ” rồi giữ nó trong một vài tháng. Bạn có thể xóa bỏ toàn bộ thư mục khi bạn tin rằng mình không còn phải mở thư mục đó ra để tìm bất cứ thứ gì. Sau đó hãy áp dụng quá trình thư PEP đã được miêu tả cho những bức thư vẫn còn trong hòm thư đến. Điều này giúp bạn xử lý những gì còn lại một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Tiếp theo là các tài liệu trong ổ cứng. Nếu bạn là một người biết sử dụng phần mềm Microsoft, hãy vào thư mục “Documents” (Tài liệu) và tạo ra những thư mục tương tự như hồ sơ giấy và cây thư mục thư điện tử của bạn. Với những tài liệu bạn muốn giữ, hãy kéo và thả vào thư mục thích hợp.

Đến lúc này mọi thứ đều phải được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp. Hòm thư điện tử của bạn phải trống rỗng. Tất cả những việc bạn cần hoàn thành phải được lên lịch.

Trạng thái ngăn nắp mà bạn vừa thiết lập giúp bạn có thể dễ dàng hành động hơn.

THÓI QUEN VÀ LỊCH TRÌNH

Bí quyết thành công của những người thành công nằm ở chỗ họ hình thành được thói quen làm những việc mà người thất bại không thích làm.

―Albert E.N. Gray,

tác giả cuốn The Common Denominator of Success

Nguyên tắc đơn giản quan trọng nhất cần tuân thủ khi xử lý công việc là thực hiện nhiệm vụ hoặc công việc ngay khi bắt tay vào hoặc ngay khi biết. “Thần chú” của PEP là Làm liền tay. Tất nhiên, không phải mọi việc đều có thể làm ngay được, và có lẽ cũng không nên làm ngay mọi việc. Tuy nhiên, mục tiêu của bạn là làm một việc ngay khi bạn “vấp” phải nó. Nếu bạn không định làm việc gì đó thì đừng để ý tới nó. Nếu bạn quan tâm tới nó thì hãy làm ngay lập tức.

Một thủ thuật có thể ứng dụng để củng cố quan điểm “nhìn và hành động ngay” này được gọi là phân nhóm. Để hoàn thành những nhiệm vụ tương tự trong khoảng thời gian ngắn nhất có thể, hãy sắp xếp để làm những nhiệm vụ tương tự đó vào một thời điểm cụ thể trong ngày.

Ví dụ điển hình nhất là thư điện tử. Thư điện tử không phải là hình thức giao tiếp cấp bách. Trực tiếp tới văn phòng, thực hiện một cuộc điện thoại hay, tùy theo văn hóa, để lại một tin nhắn đều là cách có thể sử dụng khi có việc gì đó cần hoàn thành ngay lập tức. Phân nhóm thư điện tử nghĩa là lên lịch xử lý hết thư hai hoặc ba lần một ngày. Đừng đọc thư vào bất kỳ thời gian nào khác. Hãy tắt chế độ báo thư đến đi, thay vào đó, hãy lên lịch (có thể là việc đầu tiên phải làm vào buổi sáng, tiếp theo là sau khi ăn trưa và cuối cùng là trước khi về nhà) xem và xử lý hết thư. Nếu văn hóa tổ chức của bạn yêu cầu phải trả lời thư gần như ngay lập tức, thì cần phải đưa vấn đề này ra bàn thảo trong các cuộc họp phòng ban vì điều đó đồng nghĩa với việc mọi người sẽ bị gián đoạn những việc họ đang làm khi có thư ngay cả khi bức thư đó chẳng mấy quan trọng.

Khi xử lý thư, hãy tuân thủ nguyên tắc:

1. Làm liền tay. Đọc, trả lời và xử lý thư cho tới khi hoàn thành.

2. Chuyển giao ngay. Nếu là việc người khác có thể làm và nên làm, hãy chuyển nó cho họ.

3. Định rõ ngày. Hãy biến nó thành một nhiệm vụ nếu đó là việc khiến bạn phải mất một thời gian để thực hiện. Nhớ dùng lịch để ghi ngày làm cho nhiệm vụ đó.

4. Hủy bỏ (hoặc lưu giữ).

Bằng cách tuân thủ bốn nguyên tắc trên, bạn sẽ xử lý được từng bức thư một và cuối cùng sẽ có một hòm thư đến trống trơn.

Thêm một ghi chú nữa: Hầu hết các ứng dụng thư điện tử đều có tính năng kiểm tra thư đến. Trong Outlook và Lotus Notes, bạn có thể đặt ra các “quy định” để loại bỏ những thông điệp kém quan trọng hơn, hoặc nhóm thông điệp vào các thư mục có thể chỉ cần kiểm tra một hoặc hai lần một tuần, hoặc đại loại như vậy. Nếu một ngày bạn nhận được vài trăm bức thư điện tử thì đây là việc vô cùng hữu ích.

NHÓM VIỆC LẠI VỚI NHAU

Hãy phân tích tất cả các công việc của bạn. Hãy xác định những việc bạn có thể nhóm lại với nhau như cuộc gọi thoại, thư điện tử, hoạt động cần theo dõi, hóa đơn thanh toán, tài liệu cần đọc, công việc giấy tờ hàng ngày, hồ sơ, cuộc họp với các báo cáo trực tiếp và các nhiệm vụ thông thường khác.

Một khi bạn đã hoàn thành việc phân loại công việc, hãy sắp xếp những khoảng thời gian cụ thể trong ngày để giải quyết từng nhóm công việc này.

Lúc này mọi thứ đều đã được sắp xếp ngăn nắp, theo trật tự, nên sẽ dễ hơn rất nhiều để hành động, tìm kiếm đồ vật hay hoàn thành công việc. Bạn đã có một danh sách hoàn chỉnh những hoạt động cần thực hiện. Bạn đã thiết lập được các nguyên tắc để xử lý công việc theo cách (đã được nhóm lại với nhau) có tổ chức hơn. Bước tiếp theo là quản lý nhiệm vụ hay lập kế hoạch.

LẬP KẾ HOẠCH

Con người thường hành động khi họ có một bức tranh (ý tưởng) rõ ràng về những việc phải làm. Mục đích của việc lập kế hoạch là cung cấp cho bạn những bức tranh rõ ràng.

Lập kế hoạch bao gồm các bước:

· Xác định mục tiêu và mục đích rõ ràng;

· Xác định các nhiệm vụ cụ thể và các bước thực hiện công việc để đạt được mục tiêu/mục đích đó.

· Quản lý các nhiệm vụ – thường xuyên tổng kết, sắp xếp thứ tự ưu tiên, theo dõi và giám sát;

· Chỉnh sửa các kế hoạch khiến bạn không đạt được các mục tiêu và mục đích đề ra, và kiên định cho tới khi đạt được chúng.

Lời khuyên của tôi là mỗi tuần một lần hãy dành ra một khoảng thời gian nhất định làm việc với quyển lịch của bạn để lướt qua tất cả những nhiệm vụ nổi bật và xác định nhiệm vụ nào cần hoàn thành, nhiệm vụ nào có thể xử lý vào tuần sau. Tiếp theo hãy so sánh những nhiệm vụ này với những nhiệm vụ đã được sắp lịch từ trước, các hạn cuối cần phải đảm bảo từ đó lập danh sách những việc phải làm cho tuần tới và khoảng thời gian bạn sẽ dành để làm các việc đó. Chúng tôi gọi đó là Kế hoạch Hành động và Tổng kết tuần.

Nếu bạn thấy do dự, ngần ngại với một nhiệm vụ hoặc một dự án, có lẽ là bạn đã không có ý tưởng rõ ràng về những việc phải làm. Hãy chia nhiệm vụ đó thành những thành tố nhỏ nhất có thể. Hãy chọn việc đầu tiên bạn cần hoàn thành và ghi việc đó vào danh sách việc cần làm hàng tuần của bạn.

Nếu bạn ủy thác một nhiệm vụ cho ai đó, hãy nhớ theo sát tiến độ hoàn thành công việc của họ và kiểm tra, giám sát (nếu cần thiết) để đảm bảo nhiệm vụ đó sẽ được hoàn thành đúng hạn. Đây cũng cần phải là một mục trong danh sách nhiệm vụ tuần tới của bạn.

Cuối cùng, hãy mở rộng việc sử dụng cuốn lịch của bạn. Nếu bạn muốn hoàn thành việc gì đó, hãy lên lịch cho nó. Đây là một nguyên tắc quản lý thời gian cũ nhưng đã được kiểm chứng. Thường thì mục đích sử dụng quyển lịch của mọi người chỉ giới hạn trong việc lên lịch các cuộc hẹn hoặc các buổi họp. Quyển lịch của bạn nên có cả các ghi nhớ, các hạn chót phải hoàn thành công việc và các cột mốc cũng như thời gian để hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng nhất.

LIÊN TỤC CẢI TIẾN QUÁ TRÌNH (KAIZEN)

Liên tục cải tiến là nền tảng triết lý của PEP. Các bước đã qua kiểm nghiệm của thời gian trong chương này có thể cải thiện cách thức thực hiện công việc của bạn. Những bước này có thể không phản ánh chính xác tình huống của bạn. Nhưng điều đó không quan trọng. Bạn không cần phải tuân thủ những bước này mới có thể đạt được thành công trong công việc. Kết quả thực sự của PEP không nhất thiết phải biến bạn thành một người ngăn nắp, có tổ chức hay làm việc hiệu quả hơn. Điều quan trọng nhất mà việc áp dụng PEP có thể mang lại cho bạn là biến việc liên tục cải tiến các quy trình làm việc cá nhân trở thành một phần trong những hoạt động thường ngày của bạn.

Chính vì thế, nếu bạn gặp khó khăn hoặc vấn đề nào đó trong công việc, hãy tự hỏi bằng cách nào bạn có thể thực hiện nó dễ dàng hơn trong lần tới, và hãy bắt tay vào việc làm câu trả lời cho câu hỏi đó ngay lập tức.

Hầu hết chúng ta đều xoay xở để thực hiện công việc của mình bằng cách này hay cách khác. Liệu chúng ta có đang xoay xở với nó theo cách hiệu quả nhất hay không? Đó là câu hỏi chúng ta nên tự đặt ra cho bản thân. Trong nhiều năm làm việc với những người có năng suất và hiệu quả cao, tôi đã phát hiện ra một nhân tố chung giữa những người này đó là: Họ luôn tìm kiếm sự lãng phí trong hoạt động của họ và tìm các cách để loại bỏ nó.

Những bước được miêu tả trong chương này đều rất đơn giản, nhưng vẫn có nhiều người thấy khó có thể thực hiện được nếu không có một huấn luyện viên hướng dẫn và thúc đẩy họ thực hiện. Đào tạo PEP đã trở nên phổ biến vì nó giúp cho việc đó trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể mô phỏng bằng cách lập nhóm với một hoặc một vài nhân viên, dành ra nửa ngày hoặc một ngày để bắt đầu quá trình này và giúp nhau tập trung cùng vượt qua từng bước một. Các bạn thậm chí còn có thể thi đua giành danh hiệu “Có tổ chức nhất”, “Cải tiến nhất” và “Sáng tạo nhất”. Phải đảm bảo lên lịch cho ngày tiếp theo vì chắc chắn bạn sẽ có nhiều việc phải làm hơn để mở rộng quá trình sang những thư mục cũ hơn, hoặc ở cấp độ sâu hơn của kế hoạch. Hãy nhớ từ Kaizen và hãy bắt tay vào thực hiện ngay nào!