CHƯƠNG 6

Xử lý thư điện tử ngay! Thách thức lớn nhất đối với hầu hết mọi người

TÓM LƯỢC CHƯƠNG 6

Trong chương này, bạn sẽ học được:

· Cách tốt nhất để xử lý lượng thư điện tử và thông tin khổng lồ là không nhận nó ngay từ đầu!

· Đặt ra những tiêu chuẩn cho các loại thông tin liên lạc bạn nhận và gửi.

· Cách xử lý thông tin hiệu quả hơn.

Dựa trên kinh nghiệm từ chính khách hàng của chúng tôi, tôi có thể nói nguồn căng thẳng, quá tải duy nhất và lớn nhất mà mọi người phải trải qua trong công việc bắt nguồn từ lượng thông tin mà họ cần xử lý. Lượng thông tin khổng lồ đó đến từ nhiều nguồn khác nhau. Nguồn lớn nhất trong số đó là thư điện tử – và không chỉ là thư điện tử nội bộ trong tập đoàn. Hiện nay còn có thư điện tử từ nhiều nguồn khác, trong đó có thư điện tử từ các doanh nghiệp và các mạng xã hội như LinkedIn hay Facebook. Và cũng đừng quên những tin nhắn văn bản được chuyển tiếp từ điện thoại và dịch vụ tin nhắn nhanh.

Vài năm trước, hãng Reuters đã tiến hành một nghiên cứu (phỏng vấn 1.300 nhà quản lý ở nước Anh, Mỹ, Hồng Kông và Singapore) để xác định xem việc quá tải thông tin có “đóng góp” như thế nào trong căng thẳng. Hai phần ba số người được hỏi cho rằng quá tải thông tin gắn liền với căng thẳng với đồng nghiệp và gắn liền với cảm giác không hài lòng về công việc; 42% cho rằng sự căng thẳng này dẫn đến tình trạng sức khỏe yếu; 61% chia sẻ rằng họ đã hủy các hoạt động xã hội vì quá tải thông tin, và 60% nói rằng họ thường quá mệt mỏi với những hoạt động giải trí.

Vậy nên, cũng không quá khi nói mọi người dường như đang ở trong tình trạng quá tải tinh thần kéo dài. Nhiều nguồn thông tin dễ gây mất tập trung khiến mọi người khó có thể vượt qua hoặc khó có thể làm việc được. Theo một nghiên cứu gần đây của tập đoàn Radicati, một công ty nghiên cứu thị trường ở Palo Alto, một người sử dụng thư điện tử bình thường nhận được 127 bức thư mỗi ngày, tăng 51% so với năm 2003.

Tạp chí Tâm lý học thực nghiệm phát hiện ra là khi bạn cứ nhảy qua nhảy lại giữa các nhiệm vụ thì não bạn phải mất quãng thời gian dài gấp bốn lần để nhận ra và xử lý được mỗi việc mà bạn đang làm.

―Julie Morgenstern, Không bao giờ kiểm tra thư điện tử vào buổi sáng (Never Check E-mail in the Morning)

Carl Honore, nhà báo, tác giả cuốn sách Đề cao sự chậm rãi (In Praise of Slowness), nói mọi người chỉ có thể kỳ vọng 3 phút không bị ngắt quãng trước khi bị ngắt quãng! Nhưng trung bình phải mất từ 8 đến 11 phút để quay trở lại với việc bạn đang làm khi bạn bị sao lãng bởi một việc khác. 8 đến 11 phút có thể là quá ít. Giáo sư Georges của Viện nghiên cứu N.E.T, một tác giả chuyên viết về môi trường làm việc, đã nói: “Phải mất khoảng 20 phút tập trung sức mạnh tinh thần trước khi não lại có thể sử dụng tốt nhất thùy trước.”

Ngoài ra, những nhà nghiên cứu ở trường Đại học King, Đại học Luân Đôn, đã chỉ ra rằng chỉ số thông minh IQ của những người được kiểm tra trong lúc bị sao lãng hoặc bị quá tải đã giảm khoảng 10 điểm. Thêm nữa, khi các công ty cấm gửi và nhận thư điện tử vào các ngày thứ Sáu, họ ghi nhận năng suất tăng và thư điện tử giảm tới 75%, kể cả trong những ngày không phải là thứ Sáu.

Chẳng nghi ngờ gì khi hầu hết chúng ta đều phải chịu cảnh quá tải thông tin: Quá nhiều thư điện tử, quá nhiều yêu cầu dành cho chúng ta từ quá nhiều nơi. Hệ quả là môi trường làm việc sẽ càng khó khăn hơn.

Dù thư điện tử có vẻ như là thủ phạm chính, nhưng điện thoại di động, thiết bị kỹ thuật số hỗ trợ cá nhân PDA và lối kiến trúc văn phòng mở đều tạo ra một môi trường dễ bị sao lãng, khiến mọi người khó có thể tập trung vào công việc.

Chương này được chia thành hai phần chính. Phần đầu cung cấp những mẹo hay và những ý tưởng về cách giúp bạn không phải nhận quá nhiều thông tin ngay từ đầu. Phần thứ hai trình bày về cách xử lý, theo cách năng suất và hiệu quả hơn, tất cả những thư điện tử và những thông tin khác xuất hiện trên bàn cũng như trong máy tính của bạn.

PHẦN 1: KIỂM SOÁT NHỮNG GÌ BẠN NHẬN ĐƯỢC

Trước tiên, cần phải hiểu là chẳng có cách đơn giản nào để giải quyết vấn đề đặc biệt này. Chúng ta thường không kiểm soát được những người làm việc xung quanh mình. Ngay cả khi bạn có tham vọng lớn là kiểm soát số lượng thư điện tử và khối lượng thông tin bạn nhận được, chắc chắn bạn sẽ nhận thấy là những người làm việc cùng với bạn không sẵn lòng hợp tác với bạn để thực hiện ý tưởng đó.

Hơn nữa, bất kể bạn có chuyên tâm với việc tổ chức sắp xếp các quy trình và phương pháp làm việc của bạn tới đâu, bạn cũng sẽ vấp phải một ngọn núi cản đường. Luôn có những việc gây ngắt quãng. Sẽ có những ngày mà hòm thư điện tử của bạn đầy ứ. Sẽ luôn có những trường hợp khẩn cấp phá vỡ kế hoạch của bạn. Đừng hốt hoảng. Đừng để những khó khăn làm bạn đi chệch đường. Hãy tiếp tục nắm giữ các trật tự và nắm quyền kiểm soát, và dần dần bạn sẽ làm được.

Hành động đầu tiên bạn có thể làm là giải quyết những bức thư quá hạn và thiết lập một cơ cấu tổ chức điện tử giúp bạn có thể dễ dàng tìm được các vật, các việc và xử lý kịp thời. (Hãy xem lại Chương 3, phần “Các bước để tổ chức, sắp xếp thư điện tử). Khi bạn đã tổ chức, sắp xếp và đã xử lý hết, hãy thử qua những ý tưởng dưới đây và xem bạn có thể “thuần hóa” được “con quái vật” này không.

Gửi càng nhiều thư điện tử, bạn sẽ càng nhận được nhiều thư điện tử

Nếu bạn gửi nhiều thư điện tử, bạn sẽ nhận được rất nhiều thư điện tử. Nếu bạn muốn cắt giảm số lượng thư điện tử bạn nhận được, hãy cắt giảm số lượng thư điện tử bạn tạo ra. Hãy lựa chọn kỹ hơn khi gửi thư điện tử cũng như nội dung trong thư, và bạn sẽ phát hiện ra là bạn có thể kiểm soát được, ở một chừng mực nào đó, khối lượng thư điện tử bạn nhận được. Một trong những văn phòng IBT của chúng tôi ở châu Âu đã khuyên khách hàng là chỉ nên cho phép mạch thư điện tử trải qua ba cấp độ: tạo ra, trả lời, trả lời và dừng. Nếu việc gì đó phức tạp tới mức cần phải trao đổi thông tin nhiều hơn hoặc cần phải định nghĩa rõ ràng hơn mới đưa ra được quyết định, thì có lẽ đó là việc thích hợp nhất để nhấc điện thoại lên, thực hiện một cuộc gọi đơn giản, hoặc có lẽ, phù hợp với một cuộc gặp riêng hai người.

Đẩy để kéo

Nhiều công ty đã cắt giảm được đáng kể lượng thư điện tử bằng cách tạo ra một cổng thông tin, chung cho cả công ty, nơi đăng tải những thông tin mà đáng ra được chuyển tải bởi thư điện tử, cho phép mọi người tự do truy cập vào đó thay vì phải xử lý từng bức thư điện tử một.

Những công ty này đã phát hiện ra là đăng tải những biên bản họp, những điểm hành động lên một trang nội bộ có thể giảm đáng kể việc sử dụng thư điện tử để triển khai một dự án, một cuộc họp hay một hoạt động.

Nếu bạn được hỗ trợ hành chính

Trong những ngày xưa yêu dấu (cách đây không lâu lắm), nhiều người chúng ta may mắn có trợ lý hoặc thư ký riêng. Trợ lý thường tập hợp tất cả các loại thư, phân loại và lọc những thông tin không cần thiết, rồi chia thành các mục để người quản lý xử lý. Nếu bạn có một nhân viên hành chính, người đó nên tiếp tục thực hiện việc này, nhưng bạn vẫn có thể yêu cầu người trợ lý giúp bạn những việc liên quan tới thông tin điện tử. Hiển nhiên là việc chuyển các cuộc điện thoại tới trợ lý hoặc thư ký, thay vì chuyển tới bạn, là một cách giảm tải.

Tôi biết có những người quản lý có người hỗ trợ xử lý thông tin xuất hiện trên bàn làm việc của họ theo cách hiệu quả hơn nhiều. Người quản lý có thể dành thời gian ngồi cùng trợ lý của mình để có thể xử lý số thư điện tử bằng lời nói, trong khi trợ lý ghi chép lại những việc cô ta có thể theo dõi, hoặc có thể tự giải quyết. Người quản lý có thể hướng dẫn cô trợ lý xử lý nhanh hơn nhiều. Và cô ta sẽ nhanh chóng nhận ra được là kiểu việc nào người quản lý không muốn hoặc không cần xem, và có thể lọc những việc đó ra, dù những việc đó xuất hiện dưới dạng thư điện tử hay thư thoại.

Đáng tiếc là không phải ai trong chúng ta cũng may mắn có một trợ lý như thế. Nhưng bạn có thể làm những việc khác để lọc các thông tin mà bạn nhận được.

Các giải pháp công nghệ

Chuyện những nhà cung cấp dịch vụ Internet, những nhà xuất bản trực tuyến và những cổng thông tin điện tử bán thông tin cá nhân của bạn cho những người làm thị trường là rất bình thường. Bạn biết điều này thông qua những bức thư rác bạn nhận được. Hầu hết các công ty đều có một phần mềm lọc thư rác khá hiệu quả. Bạn cũng có thể mua nhiều ứng dụng cho máy tính cá nhân để giúp bạn không phải nhận thư rác. Hầu hết những nhà cung cấp dịch vụ Internet đều cải tiến công nghệ lọc thư rác của họ và thư rác không còn là vấn đề lớn trong những năm gần đây. Tuy nhiên, việc nhận những tài liệu quảng cáo bạn không hề muốn vẫn rất khó chịu, lãng phí thời gian.

Có một phương pháp để giảm số lượng thư rác bạn nhận được là không đăng ký vào danh sách nhận thư khi bạn truy cập vào các trang web. Nếu bạn đã đăng ký rồi, hãy hủy đăng ký đi.

Một phát triển (vô vị) mới đây ở nhiều công ty là lịch rác. Những người gửi thư rác gửi “lời mời họp” hiển thị trực tiếp trong phần lịch của bạn. Lịch rác không xuất hiện dưới dạng thư điện tử, và không hiển thị trong hòm thư đến của bạn mà hiển thị trên phần lịch của bạn. Trong một số trường hợp, vì những hạn chế kỹ thuật, chẳng có cách đơn giản nào để ngăn chặn loại hình thư rác này. Nếu nó trở thành một vấn đề thực sự đối với bạn, hãy để nhân viên hành chính của bạn cài đặt bộ lọc để gạt tất cả những lời mời họp đó ra khỏi tên miền công ty của bạn.

Cuối cùng, đừng quên tin nhắn rác. Càng ngày càng có nhiều người trở thành nạn nhân của nó. Một lần nữa, xin được nhắc lại, có vài giải pháp kỹ thuật để kiểm soát ít nhất một phần của nó. Nếu chuyện đó xảy ra với bạn, hãy cân nhắc:

· Hãy vào tài khoản trực tuyến của bạn, truy cập vào thư điện tử và tùy chỉnh tin nhắn của bạn, kích hoạt các cài đặt để chặn tin nhắn qua mạng Internet.

· Hãy đăng ký để điện thoại của bạn chặn những người bán hàng qua điện thoại. (Ở Mỹ, hãy sử dụng dịch vụ Đừng gọi tại trang www.donotcall.gov.)

· Hãy thận trọng với những phần tải xuống miễn phí. Đừng bao giờ tải bất cứ thứ gì từ một nguồn bạn không biết về điện thoại của bạn.

Bạn quyết định khi nào xử lý thư điện tử

Chức năng “luật lệ và cảnh báo” của những chương trình thư điện tử thông dụng nhất có thể làm được nhiều việc chứ không chỉ mỗi chặn thư rác. Bạn có thể đặt ra những luật lệ và cảnh báo để những bức thư Cc (gửi cả cho người khác) sẽ vào thẳng thư mục thư Cc để có thể đọc vào một lúc khác. Nếu công ty của bạn gửi báo cáo ngày về những dự án, những sản phẩm, những hoạt động hoặc những thông tin khác mà bạn không cần phải đọc hàng ngày, bạn có thể đặt ra một quy luật để tất cả những thư đó được gửi đến vào một thư mục và hãy dùng lịch của bạn để đặt chế độ nhắc nhở bạn kiểm tra thư mục đó nếu có bất cứ điều gì mới. Như vậy, luật lệ và cảnh báo không chỉ giúp chặn những thứ bạn không muốn nhìn thấy, mà còn có thể được cài đặt để bạn có thể chọn xử lý những gì xuất hiện trong hòm thư đến của bạn vào một thời điểm cụ thể và trong những tình huống mà bạn muốn.

Thư điện tử khiến công việc của chúng ta tăng gấp 10 lần và giảm khả năng chú ý của chúng ta 100 lần.

―Art Kleiner, tác giả cuốn Ai thực sự quan trọng (Who Really Matters)

Đồng gửi (Cc) và “Trả lời tất cả”

Thật hữu dụng khi lọc qua tất cả những bức thư đồng gửi (Cc) mà bạn nhận được. Bạn có cần phải xem bức thư này không? Bạn có thể yêu cầu người gửi cho bạn ra khỏi danh sách những người đồng nhận không? Bạn có thể đặt ra những luật lệ và cảnh báo để chuyển những thư đồng gửi cụ thể vào một thư mục để có thể xem vào một thời điểm thích hợp hơn không? Hãy chọn lựa kỹ càng trước khi quyết định đưa ai vào danh sách đồng nhận thư điện tử của bạn, và hãy kiên quyết theo đuổi các cách để loại bạn ra khỏi danh sách đồng gửi của mọi người.

Giống như một nguyên tắc tổng quát, hãy hạn chế sử dụng chức năng “trả lời tất cả” đối với những bức thư mà bạn nhận được, trừ khi tất cả những người trong danh sách đó đều cần nhìn thấy câu trả lời của bạn. Thay vào đó, hãy chọn lựa kỹ càng người nào nên đưa vào danh sách trả lời của bạn.

PHẦN 2: QUẢN LÝ VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN HIỆU QUẢ

Lúc này bạn đã cắt giảm được những liên lạc không cần thiết, bước tiếp theo của bạn là xử lý hiệu quả những thông tin bạn nhận được.

Những ứng dụng bổ sung cho các chương trình thư điện tử – Sắp xếp thông tin

Có vô số phần mềm bổ sung có thể cải thiện Microsoft Outlook và Lotus Notes, cũng như thư của Google và Yahoo về mặt chức năng. Sử dụng những phần mềm như Boxbe (www.boxbe.com), bạn có thể đặt ra một danh sách những người đã được thông qua trong số những liên lạc của bạn cùng với những thư mục cụ thể mà bạn chọn, để quét lấy địa chỉ (chúng xem đây như là danh sách khách của bạn). Sau đó, chương trình sẽ phân loại và lọc thư điện tử của bạn để đảm bảo bạn chỉ nhận được thư từ những người mà bạn đã định rõ. Boxbe tạo ra một thư mục “Danh sách chờ Boxbe” cho những tin nhắn từ những người khách không được thông qua.

Xobni (www.xobni.com) là một chương trình bổ sung khác giúp bạn tìm kiếm thư dễ dàng hơn. Khi một thư mới đến, toàn bộ lịch sử liên lạc của người gửi xuất hiện ở thanh bên cạnh, bao gồm cả những phần thoại, những tài liệu đính kèm trong quá khứ và cả chi tiết liên lạc. Xobni có chức năng tìm kiếm nhanh giúp thư và người bạn tìm kiếm xuất hiện ngay lập tức khi bạn gõ.

ClearContext (www.clearcontext.com) là chương trình bổ sung mở rộng khả năng của Microsoft Outlook để nó tự xác định thứ tự ưu tiên, tự sắp xếp và quản lý thư điện tử, nhiệm vụ cùng với các cuộc hẹn. Chương trình tự động phân tích thư điện tử đến, và đánh dấu những thư điện tử mới quan trọng nhất trong hộp thư đến, đồng thời sàng lọc những tin nhắn không mong muốn để gạt ra khỏi hòm thư đến. Ứng dụng này còn có khả năng hủy đăng ký từ những hội thoại là kết quả của việc gửi thư theo nhóm hay theo danh sách, chặn những phản hồi có thể làm rối loạn hòm thư đến. Chỉ với một cú nhấp chuột, ClearContext có thể chuyển đổi thư điện tử thành những nhiệm vụ hoặc những cuộc hẹn có liên quan. Những việc này được gắn kết với nhau để tạo ra một bối cảnh cho tất cả những hoạt động trong cuộc hội thoại của một thư điện tử. ClearContext còn có thể trì hoãn tin nhắn để xử lý vào một thời điểm sau đó, kiểu như một nút lùi giờ hẹn cho thư điện tử vậy. Sau đó bạn có thể chọn nhóm các thư lại để xử lý. Ứng dụng bổ sung tự động phân loại và nhóm các thư điện tử hội thoại có liên quan, giữ những tin nhắn từ cùng một mạch thư lại với nhau. Tất cả những tin nhắn có liên quan tới một dự án nào đó, cả thư đến và cả thư trả lời, đều được tự động xếp vào những thư mục thích hợp. ClearContext là một cái nhìn tổng hợp tất cả những thư điện tử, tài liệu đính kèm, những liên lạc, nhiệm vụ và những cuộc hẹn liên quan tới mỗi một dự án.

Thiết lập tiêu chuẩn

Ngoài biện pháp Đẩy để kéo và Cấm thư điện tử vào ngày thứ Sáu, những sáng kiến được áp dụng phổ biến trong nhiều công ty khác cũng có thể tạo ra khác biệt lớn trong khối lượng cũng như cách xử lý thông tin và giao tiếp. Đầu tiên là tạo ra những tiêu chuẩn: Khi nào sử dụng thư điện tử? Khi nào sử dụng điện thoại?

Thư điện tử nên được trả lời trong vòng 24 giờ. Thư điện tử không phải là phương tiện được chọn để hình thành nên một cuộc hẹn trong vòng 5 phút. Nếu ai cũng hiểu được là chỉ có thể trông chờ thư trả lời cho thư điện tử trong vòng 24 giờ, thì họ sẽ hiểu là nếu có việc gì cần hoàn thành trong vòng vài phút tới, hoặc họ sẽ gọi điện thoại, hoặc họ sẽ giải quyết nó trực diện bằng cách gặp mặt. Nên sử dụng điện thoại để nhận được phản hồi nhanh hơn. Việc gì chỉ mất một hoặc hai phút xử lý qua điện thoại có thể phải mất 15 hoặc 20 phút soạn thư.

Bằng cách thiết lập những tiêu chí được áp dụng rộng rãi trong khắp công ty về thời điểm sử dụng một phương tiện giao tiếp cụ thể, lượng thư điện tử sẽ được giảm và mọi người có thể hoàn thành việc họ cần phải hoàn thành trong khoảng thời gian đã định.

Và như đã nhắc lúc trước, cũng cần phải đặt ra các tiêu chuẩn cho việc khi nào thì gửi Cc cho người khác và khi nào thì sử dụng chức năng “trả lời tất cả” (rất hiếm khi!).

Những tiêu chuẩn khác:

· Tiêu đề của thư phải được ghi rõ ràng ở dòng tiêu đề.

· Mỗi thư chỉ nên có một tiêu đề duy nhất.

· Với những chủ đề đòi hỏi phải hành động, hãy sử dụng chữ viết tắt PHĐ cho Phải Hành Động.

· Với những thư chỉ cần phải đọc, hãy ghi chú PĐ.

· Với những thông tin chung chung, hãy ghi chú ở dòng tiêu đề là LTT (để Lấy Thông Tin).

Xử lý thông tin

Cách tốt nhất để làm việc là làm việc như thể những nhiệm vụ được làm trong môi trường tĩnh lặng, không bị quấy rầy, làm phiền. Có vẻ điều này hơi khó, nhưng hãy cố để đạt được điều đó.

Thật cần thiết khi áp dụng nguyên tắc Làm liền tay vào xử lý thư điện tử, cũng như với giấy tờ, thư thoại, fax, tin nhắn nhanh, và nhiều việc khác nữa. Phần đa trong số những vấn đề bạn gặp phải khi xử lý khối lượng thông tin bạn nhận được có thể được giải quyết chỉ bằng cách đơn giản là làm nó liền tay. Nhưng làm liền tay khi nào mới là quan trọng.

Gợi ý đầu tiên của tôi là chỉ nên kiểm tra và xử lý thư điện tử hai hoặc ba lần trong một ngày. Nếu bạn cảm thấy cần phải kiểm tra nhiều hơn thì cũng không sao. Nhưng cần phải nhớ kỹ hai nguyên tắc. Quy định lịch trình thời gian bạn sẽ kiểm tra thư điện tử, và khi kiểm tra, hãy hoàn thành tất cả các bức thư theo phương pháp bốn nguyên tắc bên dưới. Khi bạn kiểm tra trong khoảng thời gian đã được lên lịch của mình, bạn không được phép chỉ nhìn, mà cần phải xử lý nó cho tới khi hoàn thành và làm trống hòm thư đến của bạn. Để bắt đầu, hãy sắp xếp thời gian trong quyển lịch của bạn để xử lý số thư điện tử của bạn. Có thể bạn cần phải điều chỉnh thời gian dành cho việc đó, và có thể bạn cũng cần phải điều chỉnh lượng thời gian phân bổ cho nó, dựa trên kinh nghiệm của bạn.

Ngay cả khi văn hóa doanh nghiệp của bạn yêu cầu phải trả lời thường xuyên hơn, cũng đừng kiểm tra từng bức thư một khi nó đến. Nếu bạn đang trong quá trình làm việc gì đó, chẳng hạn như đang cập nhật bảng tính hay đang viết báo cáo, hãy hoàn thành việc bạn đang làm dở rồi sau đó mới đọc và xử lý những bức thư gần đây.

Để giúp bạn kiểm soát được tốt hơn, hãy tắt tất cả những tiếng chuông báo thư mới đi. Kích hoạt chức năng tin nhắn nhanh của bạn một cách có lựa chọn. Hãy sử dụng hộp thư thoại. Bạn là người quyết định khi nào hoàn thành việc gì. Nhưng hãy nhớ, nếu bạn quyết định phải hoàn thành việc gì vào thời điểm nào, thì phải hoàn thành vào đúng thời điểm đó!

Bốn nguyên tắc

Hãy nhớ khi tôi nói xử lý, tôi không có ý nói là nhìn đống thư điện tử và quyết định xử lý chúng sau. Ý tôi là hoàn thành chúng ngay lập tức. Nếu không thể hoàn thành được ngay, hãy hoàn thành tới chừng nào có thể, và hãy ghi nhớ để tiếp tục hoàn thành. Nếu một bức thư điện tử thể hiện một công việc đòi hỏi một khối lượng thời gian lớn, hãy sắp lịch cho nó trong cuốn lịch của bạn, và hãy lưu giữ lại thông điệp của nó. Những chương trình như Microsoft Outlook giúp bạn thực hiện công việc đó một cách đơn giản bằng cách nhấp chuột và kéo thư vào chức năng lịch của bạn, và ấn định ngày, giờ.

Bạn chỉ có thể làm bốn việc với một bức thư điện tử:

1. Làm liền tay.

2. Chuyển giao ngay. Chuyển nó cho đúng người để thực

hiện.

3. Hãy viết giấy nhắc nhở bản thân theo dõi nếu bạn không nghe được phản hồi nào trong một khoảng thời gian hợp lý.

4. Định rõ ngày. Nếu đó là bức thư chỉ mất 30 phút hoặc nhiều hơn để trả lời, hãy kéo nó vào danh sách nhiệm vụ hoặc vào lịch làm việc của bạn, và viết giấy nhớ nhắc bạn thực hiện nó khi bạn cần phải thực hiện.

5. Hủy bỏ (hoặc lưu giữ). Hãy xóa thư nếu bạn không cần phải giữ. Lưu giữ nó nếu bạn cần phải lưu giữ.

Bằng cách thiết lập bốn nguyên tắc trên trong quá trình xử lý thư điện tử, bạn sẽ phát hiện ra mình có thể kiểm soát tốt hơn thời gian dành cho thư điện tử.

Tắt thông báo

Hầu hết các ứng dụng đều có lựa chọn thông báo bằng âm thanh hoặc hình ảnh khi bạn nhận được một bức thư điện tử. Bạn nên hủy kích hoạt hệ thống thông báo đó. Bạn không cần được nhắc nhở những việc mà bạn không có ý định làm. Hãy tắt ngay những thông báo khó chịu đó.

Thư mục việc chờ xử lý

Tôi tin rằng tất cả mọi người, kể cả những người sử dụng chức năng tìm kiếm, đều nên tạo ra một thư mục “việc chờ xử lý” trong hộp thư đến. Chờ xử lý, theo định nghĩa, là việc đòi hỏi một phản ứng hoặc một hành động từ một người nào đó trước khi bạn có thể hành động. Bạn không cần phải thường xuyên được nhắc nhở về việc bạn không thể làm được. Thay vì để bức thư đó trong hòm thư đến như một vật nhắc nhở, hãy kéo nó vào thư mục việc chờ xử lý. Nếu bạn gửi đi một bức thư mà bạn cũng cần phải theo dõi, bạn có thể lựa chọn hoặc đánh dấu bằng cờ trong hầu hết các ứng dụng thư điện tử, hoặc vào mục thư đã gửi của bạn và kéo bức thư đó vào thư mục chờ xử lý. Nếu bạn dự định kiểm tra thư mục việc chờ xử lý của bạn hàng ngày, bạn sẽ có tất cả những việc bạn cần theo dõi ở cùng một chỗ.

Cài đặt nhắc nhở

Nếu trong quá trình xử lý thư điện tử, giấy tờ hoặc thông tin khác, bạn cần phải nhắc nhở làm một việc gì đó vào một thời điểm cụ thể nào đó, tôi có một vài nguyên tắc cơ bản mà tôi nghĩ là bạn có thể sẽ thấy hữu dụng. Đừng cài đặt nhắc nhở cho một nhiệm vụ vào một thời điểm hoặc một ngày bất kỳ trong tương lai. Bằng cách sử dụng chức năng nhắc nhở tùy tiện, bạn có thể mắc sai lầm trong việc cài đặt nhắc nhở vào khoảng thời gian mà bạn sẽ không thực hiện. Như vậy là bạn sẽ nhanh chóng đánh mất mục đích của chức năng này. Lời khuyên của tôi là khi bạn có nhiệm vụ cần phải hoàn thành vào một ngày hoặc một giờ cụ thể nào đó, hãy ghi nhớ cho ngày thứ Sáu trước tuần bạn dự định thực hiện nhiệm vụ đó. Bằng cách đặt nó vào ngày thứ Sáu, bạn có thể đánh giá nhiệm vụ so với tất cả những ưu tiên dành cho tuần kế tiếp khi bạn thực hiện công việc lập kế hoạch hành động và tổng kết tuần. Khi nhắc nhở xuất hiện vào ngày thứ Sáu, bạn có thể quyết định thời điểm nào trong tuần tới bạn muốn hoàn thành nhiệm vụ đó. Bạn cũng có thể ấn định nó trong mục Kế hoạch tuần hoặc ấn định ngày bắt đầu và kết thúc hợp lý. Dù là cách nào thì cuối cùng bạn cũng sẽ có một danh sách những hoạt động trong tuần tới, bao gồm những nhiệm vụ mà bạn dự định hành động trong tương lai. Tất cả những nhiệm vụ đó đều sẽ được xác định thứ tự ưu tiên và được lập kế hoạch, và nhiều khả năng là sẽ được hoàn thành!

KINH NGHIỆM THỰC TẾ XỬ LÝ THƯ ĐIỆN TỬ

Một trong những khách hàng của chúng tôi, GlaxoSmithKline (trước đây là SmithKline Beecham) đã rất tử tế khi chia sẻ một vài kinh nghiệm thông minh trong việc xử lý thư điện tử của họ với chúng tôi. Tôi đã tổng kết những ý tưởng của họ và thêm vào một vài ý tưởng của chúng tôi. Bằng cách sử dụng những ý tưởng này, bạn có thể tránh cho bản thân khỏi bị đau đầu và khỏi phải thêm việc:

· Khi soạn thảo một bức thư điện tử, đảm bảo dòng tiêu đề phải được viết rõ ràng. Hãy ghi chú nó là để hành động, để lấy thông tin, để đọc hay để làm gì khác.

· Tự giới hạn bản thân là mỗi thư chỉ có một chủ đề thôi.

· Hãy tránh xa nút “trả lời tất cả”.

· Sử dụng các đoạn văn và ngữ pháp thích hợp.

· Mọi người thường coi thư điện tử một cách tiêu cực hơn so với một cuộc điện thoại hoặc một cuộc gặp mặt trực tiếp. Để tránh hiểu lầm, hãy tránh chế nhạo, châm biếm trong thư.

· Hãy soạn thảo những thông điệp tốt hơn. Hãy sử dụng những lời giải thích. Hãy gạch chân những việc bạn muốn nhấn mạnh.

· Đừng trả lời thư khi bạn đang có tâm trạng không tốt.

· Khi gửi địa chỉ một trang web trong thư điện tử, luôn phải gõ đầy đủ địa chỉ, bao gồm cả www.

· Hãy liệt kê tất cả những người nhận theo hành động yêu cầu vào mục “Người nhận” (“To”) và những người khác vào mục “Người đồng nhận” (“Cc”).

· Nếu bạn là một thành viên trong một mạng nội bộ nào đó, hãy tạo một đường dẫn cho tài liệu thay vì đưa nó vào thư như một vật đính kèm.

· Tránh những bức thư dài. Nếu cần phải viết dài, hãy tạo ra một tài liệu riêng biệt và đính kèm vào thư.

· Hầu hết các ứng dụng thư điện tử đều cho phép chữ ký đầy đủ xuất hiện ở cuối thư. Hãy tạo cho mình một chữ ký riêng.

· Hãy kích hoạt chức năng kiểm tra lỗi chính tả tự động để thư gửi đi không có lỗi.

· Nếu bạn thấy mình viết và trả lời thư với cùng một đoạn văn bản, hãy tạo thành một mẫu trong Microsoft Word, sau đó cắt và dán đoạn văn bản đó để tiết kiệm thời gian.

· Khi gửi một bức thư để lấy thông tin (LTT) cho một người khác, hãy thêm một phần tóm lược ở đầu nói cho người đó biết họ có thể tìm thấy điều gì trong bức thư để họ không cần phải đọc toàn bộ bức thư.

· Hãy lập danh sách người nhận trong sổ địa chỉ của bạn để đơn giản hóa quá trình gửi thư.

· Tránh gửi những bức thư không có liên quan tới công việc.

· Nếu bạn nhận được một tài liệu đính kèm trong một bức thư mà bạn cần phải giữ, hãy lưu nó vào ổ cứng hoặc ổ máy chủ của bạn.

· Như một hệ quả của việc toàn cầu hóa, tốt nhất là hãy tránh sử dụng những từ viết tắt, từ cấu tạo bằng những chữ đầu của một nhóm từ hay biệt ngữ đối

với tiếng Anh.

· Nếu chỉnh sửa hoặc thêm thắt vào tài liệu thư điện tử hiện có, hãy viết những chỉnh sửa đó bằng chữ màu để người nhận có thể thấy rõ ràng.

· Nếu thông điệp trong thư điện tử là tin xấu, đừng gửi nó. Thay vào đó, hãy gọi điện thoại hoặc tiến hành một cuộc họp.

· Thông thuộc chính sách lưu giữ thư điện tử của công ty bạn. Hãy tuân thủ những nguyên tắc và luật lệ do công ty bạn đặt ra.

THỰC HÀNH CHƯƠNG 6

1. Nếu bạn vẫn chưa hoàn thành, hãy hoàn thành công việc “thanh lọc” hòm thư điện tử của bạn, áp dụng Bốn nguyên tắc cho tới khi nó hoàn toàn trống trơn. Hãy hình thành hệ thống thư mục để tất cả những bức thư điện tử quan trọng của bạn đều được sắp xếp sau khi đã được trả lời.

2. Hãy xử lý thư điện tử vào những khoảng thời gian nhất định trong ngày. Với hầu hết mọi người, hai hoặc ba lần trong một ngày là nhiều hơn mức cần thiết. Khi bạn kiểm tra nó trong khoảng thời gian đã được lên lịch của bạn, đừng chỉ nhìn mà hãy xử lý từng bức một cho tới khi bạn hoàn thành và dọn sạch hòm thư đến của bạn. Để bắt đầu, hãy sắp xếp thời gian trong quyển lịch của bạn để xử lý thư điện tử. Bạn có thể cần phải điều chỉnh số lần dành cho nó, cũng có thể bạn cần điều chỉnh lượng thời gian bạn phân định cho nó, tùy thuộc vào kinh nghiệm của bạn.

3. Hãy tắt thông báo và cảnh báo thư điện tử. Kích hoạt chức năng tin nhắn nhanh của bạn một cách có lựa chọn. Hãy sử dụng hộp thư thoại. Bạn quyết định cần hoàn thành việc gì và khi nào. Nhưng hãy nhớ, nếu bạn quyết định việc gì cần hoàn thành vào thời điểm cụ thể nào đó, thì phải hoàn thành việc đó vào đúng thời điểm đó!

4. Hãy lựa chọn khi nào nên gửi một bức thư. Nếu bạn muốn giảm số lượng thư điện tử bạn nhận được, hãy giảm số thư điện tử bạn gửi đi.

5. Hãy học cách sử dụng chức năng đặt quy tắc cho ứng dụng thư điện tử của bạn, và không chỉ đặt quy tắc cho thư rác. Hãy sử dụng chức năng đó để củng cố việc xử lý nhóm thư điện tử, điện thoại, giấy tờ,… Hãy nhớ máy tính là một chuỗi ký tự. Khi thiết lập một quy tắc, phải nhớ cẩn thận và viết chính xác từ tạo quy tắc.

6. Hãy tìm kiếm trong các ứng dụng bổ sung hỗ trợ chương trình thư điện tử của bạn những tính năng giúp cho việc sàng lọc, tìm kiếm và sắp xếp thông tin của bạn trở nên dễ quản lý hơn.

7. Khi bạn có những nhiệm vụ cần hoàn thành vào một ngày hoặc một giờ cụ thể nào đó, hãy đặt nhắc nhở vào ngày thứ Sáu trước tuần bạn định thực hiện nhiệm vụ. Bằng cách đó, bạn có thể đánh giá nhiệm vụ so với tất cả những ưu tiên bạn định dành cho tuần kế tiếp khi bạn thực hiện lập kế hoạch và tổng kết tuần.

8. Lần lượt từng bước một, hãy xem lại “Kinh nghiệm thực tế khi xử lý thư điện tử” để biết những cách cải thiện quá trình xử lý thư điện tử của bạn.