CHƯƠNG 7

Theo đuổi và hoàn thành

Khi bạn hiểu được ý nghĩa sâu xa của từ thành công, bạn sẽ phát hiện ra nó chỉ đơn giản là hoàn thành.

―F. W. Nichol

TÓM LƯỢC CHƯƠNG 7

Trong chương này, bạn sẽ học được cách:

· Kiên trì; kiên trì là yếu tố quan trọng nhất của thành công trong công việc và cuộc sống.

· Đặt các hệ thống vào đúng chỗ để giúp bạn nhớ được các chi tiết.

· Sử dụng lịch và các công cụ khác để theo đuổi và hoàn thành.

· Tập ủy quyền hiệu quả. Phát triển không giới hạn chỉ có thể xảy ra khi có sự hỗ trợ của người khác.

Lập kế hoạch đem đến sự rõ ràng, và với sự rõ ràng, bạn có thể hành động. Bằng hành động, bạn đã đi được nửa đường. Nhưng việc bạn thành công và hiệu quả đến đâu lại phụ thuộc chủ yếu vào mức độ gắn kết của bạn với điều bạn đang cố hoàn thành. Bạn sẽ phải đối mặt với hai trở ngại lớn: bản thân bạn – bạn có làm việc hướng tới một mục tiêu, vượt qua những thách thức, những bước lùi, những thất bại và những thất vọng cho tới khi bạn đạt được mục tiêu đó không; và những người khác – việc khiến người khác làm việc bạn muốn họ làm hiệu quả đến đâu? Để thành công, bạn cần kiên trì, và cần một hệ thống giúp bạn củng cố sự kiên trì đó. May mắn là việc này có thể dễ dàng hoàn thành hơn so với bạn tưởng tượng ban đầu.

Hãy để tôi nói cho bạn biết bí mật đã dẫn tôi tới mục tiêu của mình: Sức mạnh của tôi chủ yếu nằm ở sự dẻo dai, kiên trì.

―Louis Pasteur

KIÊN TRÌ

Khi tôi nói gắn liền với nó, ý tôi là hoàn toàn theo nghĩa đen của nó. Việc được hoàn thành, mục tiêu, mục đích đạt được phần lớn là vì người muốn chúng sở hữu tính-bám-dính để buộc chúng phải xảy ra. Calvin Coolidge, tổng thống thứ 30 của Hoa Kỳ, đã nói:

Không gì trên thế giới có thể thay thế được sự kiên trì. Tài năng không; chẳng thiếu gì những người tài năng nhưng không thành công. Thiên tài cũng không; thiên tài không được tặng thưởng là câu cửa miệng. Giáo dục cũng không; thế giới đầy rẫy những người vô danh có giáo dục. Kiên trì và quyết tâm là hai thứ quyền năng nhất.

Trải nghiệm của bạn sẽ nói với bạn là điều này đúng. Mọi việc xảy ra vì bạn khiến chúng xảy ra, và/hoặc (bạn) kiên trì cho tới khi chúng xảy ra. Quan hệ giữa việc lập kế hoạch với sự kiên trì được tổng kết rõ nhất trong trích dẫn của Napoleon Hill trong cuốn Think and Grow Rich. Ông đã nói:

Phần lớn mọi người thất bại vì họ thiếu kiên trì trong việc tạo ra những kế hoạch mới để thay thế những kế hoạch đã thất bại.

Đây là nền tảng cơ bản của quá trình làm việc. Phải biết điều bạn muốn. Phải lập kế hoạch để đạt được nó. Phải hành động theo kế hoạch. Phải theo đuổi cho đến khi nó xảy ra, hoặc phát triển những kế hoạch mới để nó xảy ra. Theo đuổi hết kế hoạch mới này tới kế hoạch mới khác cho tới khi đạt được điều bạn muốn. Bạn làm tốt như thế nào phụ thuộc vào việc bạn tổ chức sắp xếp tốt ra sao.

Bằng cách tuân theo các bước của PEP, bạn sẽ trở thành một người có định hướng hành động. Bạn đã sắp xếp không gian làm việc của bạn, và bạn đã có những hệ thống ở đúng chỗ để giữ nó theo cách đó. Bạn biết cách đặt các mục tiêu và lập kế hoạch để đạt được những mục tiêu đó. Những nguyên tắc này cũng có thể áp dụng để bạn có thể theo đuổi và hoàn thành.

Khi chúng ta kiên trì theo đuổi thì mọi việc trở nên dễ dàng hơn – không phải bản chất của mọi việc đã thay đổi, mà khả năng của chúng ta đã được tăng cường.

―Ralph Waldo Emerson

KIÊN TRÌ – TẬP CHO MÌNH THÓI QUEN LÀM NHỮNG ĐIỀU KHÔNG THÍCH LÀM

Kiên trì là hệ quả trực tiếp của thói quen.

Tâm trí hấp thụ và trở thành một phần của những kinh nghiệm hàng ngày mà nó nuôi dưỡng.

―Napoleon Hill

Tôi là một người chạy bộ. Tôi đã chạy được hơn 20 năm rồi. Tôi có một lịch trình. Tôi thức dậy vào buổi sáng và tôi mặc quần áo thể thao vào. Tôi ra khỏi nhà và chạy cho tới khi tôi tỉnh hẳn và quay về nhà! Gần như không có ngoại lệ, ngày nào tôi cũng chạy. Tại sao? Vì tôi thấy việc chạy rất khó! Thậm chí là sau 20 năm. Tất nhiên, tôi thích chạy – khi đã chạy xong! Nếu bên ngoài trời mưa hoặc lạnh, tôi sẽ tự hỏi: “Mình có thích chạy không?” Có lẽ tôi không thích. Vậy là tôi không cho mình lựa chọn. Tôi sử dụng lịch trình và thói quen của mình để vượt qua bất cứ xu hướng nào mà tôi có thể không thực hiện nó.

Thói quen tốt là chìa khóa của mọi thành công.

― Mandino, Tác giả cuốn sách Người bán hàng vĩ đại nhất trên thế giới (The Greatest Salesman in the World)

Tôi thấy thật thú vị khi phát hiện ra những người xuất hiện ở phòng tập thể dục ngày nào cũng đến vào đúng một giờ, đều như vòng quay đồng hồ vậy. Tập thể hình với họ cũng không dễ dàng hơn so với những người khác. Tôi biết vì tôi thường nghe thấy họ nói khi tập: “Việc này chẳng bao giờ trở nên dễ dàng hơn!” Họ có một lịch trình – cùng một thời điểm, cùng một chỗ và rất nhiều bài tập. Đây chính xác là điều bạn muốn nếu bạn đang nỗ lực tập thể dục!

Bí quyết của những người thành công nằm ở chỗ người đó đã hình thành được thói quen làm những việc mà những kẻ thất bại không thích làm.

―Albert E. N. Gray tác giả bài báo Mẫu số chung của thành công (The Common Denominator of Success)

Việc hình thành các thói quen và lịch trình giúp bạn củng cố tính kiên trì. Tôi quan tâm tới thể dục vì nhiều người trong chúng ta thích tập thể dục thường xuyên. Chúng ta thích kết quả, nhưng lại thấy khó có thể bắt đầu hay duy trì.

Trong bài diễn thuyết đầy cảm hứng của mình cho các hãng bảo hiểm năm 1940, sau đó in thành bài báo Mẫu số chung của thành công, Albert Gray đã nói:

Có lẽ bạn đã nản lòng bởi cảm giác bạn không thích một số tính cách của chính mình, điều mà người thành công thường không bị ảnh hưởng. Có lẽ bạn đã tự hỏi tại sao những nhà sản xuất lớn nhất lại thích làm những việc mà bạn không thích làm.

Họ không thích! Và tôi nghĩ đây là nhận định mang tính khuyến khích nhất mà tôi từng chia sẻ với một nhóm người bán bảo hiểm nhân thọ.

Nhưng nếu họ không thích làm những việc này thì tại sao họ lại làm? Vì bằng cách làm những việc họ không thích làm, họ có thể hoàn thành những việc họ muốn hoàn thành. Người thành công bị ảnh hưởng bởi khao khát đạt được những kết quả đem lại sự hài lòng. Người thất bại bị ảnh hưởng bởi những phương pháp đem lại sự hài lòng và có xu hướng hài lòng với những kết quả đạt được bằng cách làm những việc họ thích làm.

Mỗi thành công nhỏ đạt được đều phải thông qua thói quen. Con người hình thành thói quen và thói quen hình thành tương lai. Nếu bạn không chủ định tạo lập thói quen tốt, thì bạn sẽ hình thành những thói quen xấu một cách vô thức. Bạn là con người hiện tại của bạn vì bạn đã hình thành thói quen trở thành con người đó, và cách duy nhất để bạn có thể thay đổi được điều đó là thông qua thói quen.

Vậy nên, bí mật là hình thành những thói quen tốt. Hãy tạo lập một lịch trình, và nó sẽ hình thành một thói quen. Thói quen giúp việc kiên trì trở nên dễ dàng hơn.

Chỉ có một thói quen mới có thể xóa bỏ được một thói quen.

-Og mandino

Hình 7.1. Chúng ta có trí nhớ truy cập ngẫu nhiên giới hạn

QUÊN VIỆC PHẢI NHỚ

Hầu hết những người tôi nói chuyện đều tự hào, ở một chừng mực nào đó về khả năng nhớ “mọi việc” họ cần phải hoàn thành. Đó là một trò chơi tinh thần mà họ tham gia. Dù một lúc nào đó, điều này có thể không sao, nhưng nhịp độ công việc và cuộc sống hiện nay đã gia tăng, khối lượng hoạt động mà chúng ta phải thực hiện cũng tăng nhiều tới mức khó có thể trông chờ giữ được 1.000 việc cần làm trong đầu.

Tôi không tin là bạn thực sự muốn củng cố khả năng nhớ hàng trăm chi tiết tạo nên công việc này của bạn. Những nhà quản lý và những người điều hành lại quan tâm hơn tới việc quên tất cả những việc họ cần phải làm. Đúng, tôi vừa mới nhắc tới từ quên. Điều mọi người cần là một hệ thống đúng đắn, đặt đúng vị trí, cho phép họ nhớ chi tiết này khi, và chỉ khi, họ cần phải nhớ.

Nghe có vẻ điên khùng, phải không? Không hẳn.

Người ta nói rằng Albert Einstein không thể đọc được số điện thoại của chính mình. Khi được hỏi tại sao, ông thường trả lời là: “Tại sao tôi lại phải nhớ chứ? Lúc nào tôi cũng có thể tìm thấy nó trong danh bạ cơ mà.”

SỰ ÁM ẢNH VÀ THỜI GIAN

Bạn có bao giờ để ý là lần đầu bạn lái xe tới một nơi xa lạ sẽ lâu hơn lần thứ hai hoặc lần thứ ba không? Có bao giờ bạn thắc mắc tại sao không? Lần đầu tiên bạn lái xe tới nơi nào đó bạn thường cảnh giác xem bạn đang ở đâu và bạn sẽ đi đâu. Bạn còn mải tìm kiếm các cột mốc chỉ đường. “Ba dãy nhà qua cửa hàng bán thuốc trên đường Hilton” buộc bạn phải để mắt tìm kiếm cửa hàng bán thuốc và đếm những dãy nhà. Khi bạn đã đến đó vài lần, bạn có thể lái xe mà gần như không để ý tới những cột mốc quen thuộc. Bạn bước vào ô tô và điều tiếp theo bạn biết là bạn đã ở đó! Cảm giác về thời gian không liên quan gì tới việc bạn lái nhanh thế nào mà liên quan nhiều hơn tới nơi bạn hướng sự tập trung của mình vào. Bất cứ người lái xe nào ngày hôm nay cũng có thể đồng ý với bạn là có quá nhiều người đang lái xe trong thế giới tinh thần của riêng họ. Họ bị ám ảnh.

Khi bạn bị ám ảnh, bạn sẽ thấy thời gian vùn vụt trôi đi. Bạn sẽ có kinh nghiệm bắt đầu một ngày làm việc chỉ để phát hiện ra đã đến giờ ăn trưa, bạn băn khoăn không biết buổi sáng của bạn đã đi đâu mất, và bạn đã hoàn thành được việc gì. Thông thường, nguyên nhân của sự ám ảnh này là nỗ lực hiểu và duy trì hàng nghìn việc chúng ta cần phải hoàn thành. Đó là hệ quả của quá trình lập kế hoạch kém. Đó là nỗ lực ghi nhớ, bằng tinh thần, tất cả những việc chúng ta cần phải theo dõi và thực hiện.

Tôi tin rằng việc ám ảnh thường xuyên, với tất cả những việc chúng ta phải làm là việc ngốn thời gian và năng lượng nhiều nhất, là rào cản lớn nhất đối với hiệu suất cá nhân, và là điều mà tất cả chúng ta đều có thể làm gì đó để chúng ta có thể kiểm soát được thời gian, công việc và cả cuộc sống của chúng ta.

Bất cứ khoảnh khắc nào bạn bận rộn, bạn bị ám ảnh thì đó cũng chính là khoảnh khắc bạn không rảnh rỗi để quản lý thời gian của mình.

―James McCay, Tác giả cuốn sách Quản lý thời gian (The Management)

TỔ CHỨC, SẮP XẾP CÁC HỆ THỐNG THEO DÕI HIỆU QUẢ

Khi tôi đến bàn làm việc của một người nào đó, tôi thường thấy nó “ngập ngụa” những tờ nhắc nhở việc cần làm, dưới dạng những tờ giấy nhớ dán khắp màn hình máy tính và ở khắp các bề mặt có thể hình dung ra được. Ngay cả khi bạn có thói quen Làm liền tay, thì vẫn còn rất nhiều việc bạn không thể hoàn thành vào thời điểm đó vì lý do này hoặc lý do khác. Cũng dễ hiểu khi mọi người để lại những tờ giấy nhắc việc cho mình.

Tuy nhiên, việc dán những tờ giấy nhớ chình ình trước mắt bạn không đồng nghĩa với việc bạn sẽ làm việc tập trung, chuyên tâm và hiệu quả. Nếu những mẩu giấy nhớ nhỏ bé này kéo dài quá lâu thì cuối cùng người ta sẽ đui mù trước nó. Thường xuyên nhìn tất cả những tờ giấy nhớ này và liên tục quyết định không làm bất cứ việc gì trong số đó chỉ củng cố thói quen Không làm liền tay mà thôi.

Những công cụ đơn giản và dễ dàng ở đúng chỗ tạo điều kiện cho bạn vượt qua những vấn đề này và chuyển sang công việc quan trọng nhất của bạn.

Theo dõi giấy tờ

Vì giấy tờ thường rất nhiều và là một trong những điều gây phiền hà lớn nhất, nên chúng ta hãy bắt đầu bằng cách thảo luận sẽ xử lý giấy tờ như thế nào. Bạn biết có thể dọn dẹp giấy tờ ra khỏi bàn làm việc của mình và “chuyển tiếp” sang một thời điểm thích hợp để xử lý chúng. Bạn có thể làm việc này với hệ thống hồ sơ ghi nhớ giúp bạn sắp lịch cho các việc theo từng ngày trong tháng (từ ngày 1 tới ngày 31), hoặc theo tháng (từ tháng Một tới tháng Mười hai) tùy theo ngày đến hạn.

Như chúng ta đã thảo luận trong chương 3, chỉ cần tạo một mẩu giấy nhớ đơn giản cho chính bạn trong quyển lịch, sau đó hãy dành thời gian để làm việc đó. Hãy đặt tờ giấy nhớ – mẩu giấy bạn thực sự làm việc – vào hệ thống hồ sơ ghi nhớ vào đúng ngày bạn đã sắp xếp trong lịch của mình, để nó sẽ xuất hiện vào đúng ngày bạn đã định sẵn cho nó. Hãy đặt những giấy tờ phải chờ thông tin, ý kiến bổ sung của người khác vào hệ thống ghi nhớ. Chẳng hạn, nếu bạn gửi thư cho một khách hàng và hi vọng sẽ nhận được phản hồi trong vòng một tuần, hãy đặt một bản sao của bức thư đó vào hệ thống ghi nhớ của bạn. Sau một tuần, bản sao bức thư của bạn sẽ hiện ra, nhắc bạn nhớ liên lạc lại với khách hàng đó để theo dõi sát sao hơn. Nếu nhận được phản hồi, phản hồi đó sẽ cho bạn biết bước tiếp theo cần làm là gì. Dù thế nào thì tờ giấy nhớ cũng nhắc bạn theo dõi và hoàn thành công việc.

Một ông chủ thông minh và thành công điều hành một ngân hàng cỡ trung cũng sử dụng hệ thống này. Ông có một hệ thống ghi nhớ được đánh số từ 1 đến 31 và từ 1 đến 12. Ông sử dụng công cụ theo dõi này để ghi lại toàn bộ hoạt động của ngân hàng. Ông có thể ấn định nhiệm vụ và công việc cho mọi người hoặc viết lại những việc cần hoàn thành và sử dụng hệ thống ghi nhớ để ước lượng khi nào ông nghĩ một nhiệm vụ hoặc một dự án có thể được hoàn thành một cách hợp lý và hiệu quả. Khi giấy ghi nhớ xuất hiện vào một ngày trong tương lai, ông theo dõi và hoàn thành.

Những việc tuyệt vời được hoàn thành, không phải bởi sức mạnh, mà bởi sự kiên trì.

―Samuel Johnson

Sổ ghi chép

Tập hợp tất cả những nhiệm vụ nhỏ bạn cần làm trong một cuốn sổ giúp bạn loại bỏ những mẩu giấy ghi chú vứt bừa bãi trên bàn làm việc của mình. Một cuốn sổ ghi chép trở thành công cụ nhắc nhở hiệu quả đối với những việc không tên vốn là một phần việc tất yếu trong ngày của mọi người. Bạn có thể sử dụng nó khi bạn đột nhiên nhớ ra một việc gì đó mà bạn cần làm và muốn có một chỗ để viết lại việc đó. Đồng nghiệp có thể tạt qua và bảo bạn kiểm tra một việc gì đó, rồi sẽ quay lại hỏi sau, sổ ghi chép là nơi bạn có thể viết lại yêu cầu đó và là phương tiện để bạn tiện theo dõi.

Tôi khuyên bạn nên dùng một cuốn sổ ghi chép có kích thước từ 15 đến 25cm. Hãy sử dụng một cuốn sổ ghim hoặc khâu, đừng sử dụng sổ gáy đóng, để có thể dễ dàng xé các trang giấy. Trong cuốn sổ đó, hãy duy trì nhật ký các hoạt động theo thời gian. Bạn nên ghi ngày cho mỗi mục trong sổ. Viết chữ to, và kẻ những đường thẳng rõ ràng giữa các mục, để bạn có thể dễ dàng phân biệt các nhiệm vụ. Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ, hãy gạch chéo vào nhiệm vụ đó (xem Hình 7.2). Điều đó giúp bạn nắm được việc gì đã được hoàn thành và việc gì vẫn còn tồn đọng.

Hình 7.2. Các mục ghi chép trong một cuốn sổ ghi chép mẫu

Một nhà quản lý điều hành toàn bộ một doanh nghiệp cũng sử dụng công cụ này. Mọi việc ông ta cần nhớ đều được ghi lại trong sổ ghi chép cá nhân. Đi đâu ông cũng mang theo cuốn sổ đó.

Sử dụng sổ ghi chép để tổ chức, sắp xếp và ghi nhớ những việc cần làm có thể là một công cụ hiệu quả, đặc biệt là đối với những người làm thư ký. Trên thực tế, gần như tất cả những thư ký chuyên nghiệp tôi đã làm việc cũng đều có một cuốn sổ ghi chép kiểu này.

Cho tới khi bạn thành thạo với việc viết lại mọi thứ trong cuốn sổ đó, tôi khuyên bạn hãy luôn để nó mở sẵn trên bàn làm việc của mình. Nếu không bạn sẽ lấy bất cứ thứ gì gần nhất để viết và bạn sẽ không hình thành được thói quen sử dụng sổ ghi chép.

Các giải pháp điện tử cho sổ ghi chép

Nếu bạn sử dụng sổ ghi chép bằng giấy, bạn biết giới hạn của nó. Làm thế nào để chia sẻ thông tin trong sổ ghi chép của bạn với người khác? Làm thế nào bạn có thể tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng?

Một trong những khách hàng người châu Âu của tôi đã phát hiện ra một ứng dụng phần mềm thay thế rất tốt cho một cuốn sổ ghi chép bằng giấy. Họ sử dụng phần mềm Microsoft OneNote. Từ khả năng tìm kiếm nhanh hơn tới khả năng chia sẻ thông tin dễ dàng hơn, OneNote giúp việc quản lý thông tin trở nên dễ dàng hơn. Nó có thể tập hợp và sắp xếp văn bản, hình ảnh, chữ viết tay kỹ thuật số, ghi âm hình và tiếng, tất cả trong một cuốn sổ ghi chép kỹ thuật số trên máy tính của bạn. Bạn có thể tìm kiếm và sắp xếp thông tin không chỉ thông qua tính năng tìm kiếm hoặc sử dụng từ khóa trong văn bản mà còn có thể tìm kiếm văn bản trong tranh ảnh hoặc từ câu, từ phát ngôn trong ghi âm hình và tiếng. Những ghi chép trong cuộc họp, những biên bản ghi nhớ, những quyết định nhóm và những kết quả động não đều có thể đăng tải để tất cả mọi người có thể thấy và theo dõi được. Nếu bạn là một người thích giữ những ghi chép, bạn có thể cân nhắc sử dụng phần mềm này.

Các hệ thống lịch

Ngay cả khi bạn sử dụng một cuốn sổ ghi chép, bạn vẫn cần một hệ thống lịch. Trên thị trường có rất nhiều hệ thống lịch. Mỗi hệ thống đều có một “triết lý” tích hợp về quản lý thời gian. Tất cả những công cụ lập kế hoạch này đều là những công cụ dễ theo dõi. Suy cho cùng, chắc chắn bạn sẽ kiểm tra lịch của mình hàng ngày, nên đó là một nơi lý tưởng để viết lại những việc bạn muốn nhớ. Vì lịch được chia thành các ngày, nên nó có thể dự đoán nhu cầu tương lai, và bạn có thể sử dụng nó như một kiểu hồ sơ ghi nhớ.

Một lưu ý cho bạn là: Dù bạn chọn hệ thống lịch to để bàn giấy với nhiều khu vực và tính năng hoặc một hệ thống lịch đơn giản có thể đút vào túi hoặc ví, bạn hãy sử dụng loại nào có tính năng hiển thị lịch cả tuần. Điều này sẽ củng cố khả năng lập kế hoạch theo tuần của bạn và tăng khả năng thành công của bạn cả trong hoạt động lập kế hoạch, lẫn thực thi công việc.

Nếu muốn sử dụng một hệ thống lớn và phức tạp hơn, bạn có thể gộp những mục nhỏ như mục sổ địa chỉ, mục Kế hoạch dự án hoặc mục dành cho những ghi chép bạn thực hiện trong suốt các cuộc họp. Hãy học cách sử dụng để khai thác được tối đa hệ thống lịch của bạn. Một chút tưởng tượng kết hợp với huấn luyện cơ bản, phương pháp thử và sai sẽ đem lại cho bạn khả năng theo dõi và hoàn thành.

· Một hệ thống lịch hiệu quả sẽ giúp bạn:

· Nhắc bạn nhớ về những nhiệm vụ trong tương lai

· Ghi chú các cuộc hẹn

· Viết danh sách những việc cần làm hoặc lập kế hoạch cho tuần kế tiếp

· Ghi chú các hạn chót quan trọng

· Làm việc dựa trên các hạn chót và ghi chú các dấu mốc

· Nhắc bản thân về những sự kiện thường niên như sinh nhật, ngày nghỉ, ngày kỉ niệm và những ngày đặc biệt khác trong cuộc sống

· Viết lại các ghi chú trong các cuộc họp

· Giữ thông tin về địa chỉ và số điện thoại

· Cung cấp thông tin chung như vùng thời gian, mã vùng điện thoại

· Dành thời gian cho những việc bạn đã lên lịch

· Sắp xếp thời gian cho những hoạt động tái diễn như gặp gỡ nhân viên hàng tuần, xử lý thư điện tử hay công việc giấy tờ

· Lưu trữ các thông tin cá nhân như số bảo hiểm chính sách, số giấy phép lái xe, số đăng ký xe, v.v…

· Sắp xếp các hoạt động dựa trên mục tiêu và mục đích của bạn.

Một hệ thống lịch được sử dụng tốt để lên lịch và hoàn thành các hoạt động có thể giống như Hình 7.3.

Các giải pháp điện tử để theo dõi và hoàn thành

Với tôi, việc chuyển sang hệ thống lịch điện tử rất có ý nghĩa. Hầu hết các máy tính đều có một ứng dụng lịch, không dạng này thì dạng khác. Nếu không, trên thị trường có hàng chục ứng dụng quản lý thông tin cá nhân, và tùy thuộc vào bản chất công việc của bạn, bạn có thể tìm được một ứng dụng phù hợp với nhu cầu của mình. Việc tự sắp xếp bằng một trong những ứng dụng này rất nhanh và linh động. Thay cho những nỗ lực chán ngắt và đôi khi ngốn rất nhiều thời gian dành cho việc sắp xếp và lập kế hoạch bằng giấy, một chương trình lịch tốt có thể giúp bạn sử dụng máy tính để ghi lại hoặc tìm kiếm mọi việc một cách nhanh chóng. Bạn có thể viết các mẩu ghi nhớ cho những ngày trong tương lai để chúng tự động xuất hiện vào thời điểm thích hợp.

Hình 7.3. Mẫu lịch sắp xếp và theo dõi công việc

Phần lớn công việc của chúng ta xuất hiện dưới dạng thư điện tử. Đó là một quá trình đơn giản và nhanh chóng để kéo và thả thư điện tử vào danh sách việc cần làm hoặc vào phần lịch của bạn và viết ghi nhớ để xử lý chúng vào thời điểm bạn dự định xử lý.

Nếu bạn gửi thư điện tử hướng dẫn, bạn có thể “đánh dấu” một bức thư “bằng cờ”, và nó sẽ nhắc bạn vào đúng thời điểm để theo dõi nếu bạn vẫn chưa có phản hồi nào.

Những thiết bị cầm tay hiện nay kết hợp rất nhiều chức năng, bao gồm cả chức năng điện thoại, gửi thư điện tử, gửi tin nhắn văn bản, lịch và quản lý nhiệm vụ. Có một lợi ích rất lớn khi sử dụng những thiết bị này là chúng thường đồng bộ hóa với máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay. Việc lưu giữ tất cả những thông tin quan trọng của bạn trong một thiết bị đơn giản đem lại rất nhiều thuận lợi. Những nhắc nhở được bạn cài đặt theo bạn tới bất cứ nơi nào bạn đi, và bạn có thể nhanh chóng hành động để theo dõi những vấn đề quan trọng. (Chương 9 trình bày chi tiết hơn về cách sử dụng những thiết bị này.)

Kết hợp hệ thống lịch giấy và lịch điện tử

Dù tôi thường khuyến khích mọi người tiếp thu công nghệ và vi tính hóa hệ thống lịch của họ, nhưng có thể một số người nhận thấy vi tính hóa không hợp với kiểu công việc của họ. Chẳng hạn, đến một cuộc hẹn ăn trưa với một chiếc máy tính xách tay thì có vẻ hơi “cồng kềnh”. Nhiều người đã kết hợp thành công hệ thống lịch điện tử và hệ thống lịch giấy, tận dụng được lợi thế của cả hai. Hầu hết các gói phần mềm Quản lý thông tin cá nhân (PIM) đều có thể in lịch ra thành các kích cỡ. Khi đến các cuộc hẹn, bạn có thể sử dụng bản in đó.

CÁC NHÓM LÀM VIỆC

Với sự xuất hiện của hệ thống mạng lưới, điều này hoàn toàn có thể, thậm chí chúng ta có thể hình thành mạng lưới với bất cứ nhóm nào trong một tổ chức. Việc trước kia cần khoản đầu tư hàng triệu đôla giờ có thể trở thành phương tiện của hầu hết các nhóm nhỏ. Phần cứng và phần mềm cần thiết cho mạng lưới và giao tiếp giữa các cá nhân với nhau đã nằm trong khả năng chi trả của gần như tất cả mọi doanh nghiệp.

Việc theo dõi và hoàn thành được nâng cao đáng kể trong nhóm vì các nhóm có thể phát triển những kế hoạch cụ thể cho các dự án liên quan đến nhiều người khác nhau. Các kế hoạch này có thể được thực thi đồng thời với nhau, được theo dõi, được giám sát, hay chỉ đơn giản là được nhìn thấy bởi bất cứ thành viên nào trong nhóm.

Từ góc độ người quản lý, bạn có thể dễ dàng theo dõi nhiều dự án. Bạn có thể xem bất cứ dự án nào hoặc tất cả các dự án thuộc trách nhiệm của những người phải báo cáo trực tiếp với bạn. Bạn cũng có thể xem các nhiệm vụ riêng biệt và những hạn chót hoàn thành của bất cứ dự án nào, hoặc xem các nhiệm vụ riêng biệt (và hỗn hợp) của nhiều dự án cùng một lúc, tùy thuộc vào phần cứng và phần mềm của bạn. Tính năng này giúp bạn theo dõi được nhiều hạn chót.

Bạn có thể thấy được triển vọng của công việc đang làm từ quan điểm của bất cứ người nào có liên quan và theo dõi công việc cần hoàn thành cùng lúc hoặc trước khi hoàn thành những nhiệm vụ khác. Bạn có thể xác định những vấn đề mà bạn có thể không ý thức được, hay đơn giản là không ngờ tới. Chẳng hạn, nếu bạn xem danh sách việc cần làm của vài người trong các cột ở cùng một màn hình và bạn thấy một người có lượng công việc quá nhiều hoặc quá bất công, có thể bạn muốn xem lại cách văn phòng của bạn giao phó nhiệm vụ.

Khi có thay đổi, điều chỉnh hoặc cập nhật, tất cả mọi người trong mạng lưới đều nhận được luôn. Thông tin có thể đối chiếu với thời gian và hạn chót. Nếu một cá nhân nào đó bị ốm, có thể dễ dàng xác định được trách nhiệm và nhiệm vụ của anh ta/cô ta, sau đó phân bổ đồng đều công việc đó cho những thành viên khác trong nhóm. Nhu cầu gặp trực tiếp để bàn về các vấn đề hoặc các kế hoạch giảm đáng kể, từ đó, tăng thời gian cho công việc thực sự.

THEO DÕI VÀ ỦY THÁC

Giao phó, ủy thác là yếu tố quyết định phần lớn hiệu quả của bạn trên cương vị người quản lý, giám sát hay điều hành. Chất lượng công việc của bạn cũng phụ thuộc vào khả năng bạn có thể giao phó nhiệm vụ có thích hợp hay không. Giao phó đúng người giúp bạn theo dõi và hoàn thành công việc hiệu quả. Nếu bạn giao đúng việc cho đúng người, năng suất làm việc của bạn sẽ tăng theo cấp số nhân.

Trong quá trình lập kế hoạch, phát hiện ra mình hay người khác bị quá tải càng sớm thì bạn sẽ giải quyết vấn đề càng hiệu quả. Bạn không thể kỳ vọng tự mình làm hết mọi việc được.

Hãy tiết kiệm thời gian cho những việc bạn làm tốt nhất, và giao phó những việc còn lại.

―Julie Morgenstern, tác giả cuốn sách Không bao giờ kiểm tra thư điện tử vào buổi sáng (Never check E-mail in the Morning)

Bạn có thể lãng phí rất nhiều thời gian khi cố gắng thành thạo việc gì đó mà bạn không giỏi. Giao phó đúng người, đúng việc bằng những kỹ năng đúng đắn là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của người điều hành. Khi bạn giao phó công việc là bạn đang ấn định nhiệm vụ cho một người khác thực hiện, ấn định cho người đó quyền thực hiện nó, dù bạn không chuyển giao trách nhiệm cá nhân của mình. Trách nhiệm vẫn phải thuộc về bạn.

Một trong những nguồn thông tin tốt nhất về chủ đề giao phó, ủy thác là cuốn sách Đừng làm, hãy giao cho người khác! (Don’t do Delegate) của tác giả James Jenks và John Kelly. Hai danh sách bên dưới, được đúc rút từ cuốn sách này và những cuốn sách khác, đối chiếu cách chuyển giao hiệu quả và không hiệu quả:

Có một lý do quan trọng hơn để cải thiện kỹ năng “nhờ” người khác làm việc cho bạn. Khai thác sự hỗ trợ của người khác là cách duy nhất giúp bạn đạt được thành công trên diện rộng, cả trong công việc lẫn trong đời tư. Chỉ bằng cách tận dụng sự hỗ trợ của người khác bạn mới có thể tăng kết quả đầu ra của mình theo cấp số nhân. Hiểu biết, thời gian, khả năng làm việc hiệu quả của mỗi cá nhân đều có hạn. Chuyển giao khéo léo đồng nghĩa với tiềm năng làm việc vô hạn.

CHUYỂN GIAO – SỬ DỤNG CÔNG CỤ ĐIỆN TỬ

Trong một số nền văn hóa, cách bạn chuyển giao có thể là một đề tài nhạy cảm. Khách hàng của chúng tôi, một công ty điện lực lớn ở Hà Lan, đã trải qua điều đó. Cách một số người chuyển giao công việc có thể gây phản ứng tiêu cực. Một số nhân viên có thể phản ứng lại với cách họ được yêu cầu phải làm gì.

Văn phòng IBT của chúng tôi đã giải quyết vấn đề này theo cách sau: Sử dụng phần mềm Microsoft Outlook. Họ quyết định dạy cho tất cả nhân viên cách sử dụng danh sách nhiệm vụ trong Outlook để theo dõi các hoạt động mà không cần phải thường xuyên hỏi han nhân viên về tiến độ công việc. Hành động đầu tiên của IBT là để người quản lý có liên quan đi một vòng và gặp tất cả nhân viên, rồi thông báo cho họ về phương pháp mới để theo dõi nhiệm vụ được chuyển giao thông qua Outlook. Ông nhấn mạnh khi ứng dụng công cụ điện tử này, mọi nhân viên sẽ dễ dàng quản lý nhiệm vụ của mình.

Các mục trách nhiệm cá nhân được tạo ra trong chính phần quản lý nhiệm vụ của Outlook. Tất cả các nhiệm vụ đều được ấn định cho người có trách nhiệm.

Thêm một cột vào bảng danh sách những việc cần làm để thể hiện lượng phần trăm công việc được hoàn thành. Bằng cách này, người quản lý có thể nhìn danh sách nhiệm vụ tổng thể, còn người chịu trách nhiệm thực hiện có thể ghi chú họ đã hoàn thành hoặc xử lý nhiệm vụ được tới đâu rồi, 25%, 50% hay 75%,…

Những người quản lý vẫn cần phải áp dụng các nguyên tắc đã được nhắc đến khi trước, nhưng với công cụ này họ có thể theo dõi phần lớn những việc bên ngoài phòng ban của họ mà không cần quan tâm thái quá tới nhân viên.

Nhân viên đánh giá cao việc người quản lý đến gặp họ và nỗ lực cải tiến quy trình chuyển giao trong phòng ban. Chỉ riêng việc đó cũng là một nỗ lực đáng trân trọng rồi.

NHỮNG NGOẠI LỆ CỦA NGUYÊN TẮC

Có thể rất khó chịu khi bạn phải theo dõi những gì người khác làm. Tuy nhiên, nếu bạn không theo dõi công việc của cấp dưới, thì bạn dễ gặp thất bại. Cách bạn giao nhiệm vụ cho người khác có thể ảnh hưởng tới kết quả của bạn. Giao việc hiệu quả gia tăng đáng kể thành công của bạn. Có những người chắc chắn sẽ không thực hiện, nên đừng giao việc cho họ. Hãy giao việc cho người khác, hoặc tìm cách khác để hoàn thành công việc.

Tôi sử dụng một phương pháp cũ. Khi phải hoàn thành việc gì đó, hãy giao nó cho một người bận rộn. Người nhàn rỗi thường vẫn duy trì tình trạng nhàn rỗi khi được giao việc để làm. Người bận rộn – nếu họ làm việc hiệu quả – bận rộn vì họ làm việc thường xuyên, liên tục và đó chính là người bạn muốn giao nhiệm vụ cho.

THIẾT LẬP PHẦN THEO DÕI CỦA QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC

Hãy tập trung vào phần khởi đầu, kết thúc tự nó chăm sóc nó.

―Neil Fiore, tác giả cuốn Thói quen hiện tại (The Now Habit)

Quá trình lập Kế hoạch tuần của bạn trở thành khoảng thời gian chính thức cho bạn xem xét lại công việc của mình, đánh giá các mục tiêu và kế hoạch, xác định thứ tự ưu tiên cho các việc trong tuần tới và nhắc bạn việc bạn cần phải theo dõi. Việc lập Kế hoạch tuần và thực hiện theo kế hoạch sẽ đảm bảo không việc quan trọng nào bị xem thường hoặc bỏ lỡ.

Là một người giám sát, quản lý hay điều hành, bạn nên tận dụng hình thức họp riêng hai người hàng tuần với những người phải báo cáo trực tiếp với bạn như quãng thời gian để theo dõi những việc bạn cần để mắt tới cho tới khi hoàn thành. Bằng cách sắp lịch và duy trì những cuộc họp này thường xuyên, cấp dưới của bạn sẽ biết bạn đang trông chờ điều gì. Nó hủy bỏ việc kiểm tra ngẫu hứng và làm phiền cấp dưới của bạn giữa quá trình. Ngược lại, nhân viên của bạn có cơ hội theo dõi những việc đầu vào mà bạn có trách nhiệm cung cấp. Họ biết cuộc họp là thời gian hữu ích, giúp họ hoàn thành công việc của họ tốt và nhanh hơn.

Nếu bạn học cách nhận biết được những công cụ tồn tại để dễ dàng hóa quá trình theo dõi, hoàn thành và biến những công cụ đó thành một phần hiệu quả trong tiến trình làm việc của bạn, bạn sẽ thấy dễ dàng hơn nhiều để kiên trì theo đuổi thành công.

THỰC HÀNH CHƯƠNG 7

1. Bạn đạt được thành công và hiệu quả tới đâu phụ thuộc chủ yếu vào mức độ gắn kết của bạn với điều bạn đang nỗ lực hoàn thành – nói cách khác, theo dõi và hoàn thành. Mọi việc xảy ra vì bạn khiến chúng xảy ra, hoặc bạn phải kiên trì theo đuổi cho tới khi bạn “đuổi kịp”.

2. Sử dụng các hệ thống nhắc nhở đơn giản, dễ dàng giúp bạn khắc phục được các vấn đề và chuyển sang nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn. Nếu bạn có một chồng giấy trên bàn làm việc với những nhiệm vụ chi tiết cần hoàn thành, hãy đánh bay đống hỗn loạn bằng cách định ngày giải quyết công việc này trong một cuốn lịch, và lưu giấy tờ vào trong hồ sơ ghi nhớ. Sau đó, vào đúng ngày thích hợp, số giấy tờ đó sẽ xuất hiện để nhắc bạn nhớ tới nhiệm vụ cần hoàn thành, và bạn sẽ dành thời gian để hoàn thành nhiệm vụ đó.

3. Loại bỏ đống giấy nhớ bừa bộn bằng cách tập hợp tất cả vào một cuốn sổ ghi chép. Hãy sử dụng nó hàng ngày để củng cố thói quen, đồng thời, để giữ bàn làm việc của bạn được sạch sẽ. Hãy sử dụng sổ ghi chép khi bạn đột nhiên nhớ ra một việc gì đó bạn cần làm và muốn có một chỗ để viết lại việc đó. Hãy sử dụng nó để theo dõi những yêu cầu bằng lời nói. Hãy ghi ngày cho mỗi nhiệm vụ cần hoàn thành, và gạch chéo khi nhiệm vụ đó đã được hoàn thành. Một cuốn sổ ghi chép cung cấp một hệ thống nhắc nhở và một hệ thống theo dõi, tất cả trong một, bằng cách khuyến khích bạn làm việc và xác định các nhiệm vụ cần hoàn thành.

4. Hãy sử dụng hệ thống lịch cho phép bạn lập kế hoạch cả tuần một lúc. Điều này sẽ củng cố thói quen lập Kế hoạch tuần và tăng khả năng thành công của bạn cả trong việc lập kế hoạch và việc hoàn thành công việc của bạn.

5. Hầu hết mọi người đều không bao giờ sử dụng được hết các tính năng của hệ thống lịch. Một chút tưởng tượng kết hợp với phép thử và sai cần thiết sẽ cho bạn thấy khả năng theo dõi và hoàn thành công việc mà bạn không bao giờ có thể đoán định được.

6. Không được xem thường những giải pháp điện tử. Nếu công ty của bạn sử dụng Outlook hoặc một ứng dụng nhóm khác, hãy cân nhắc tới việc sử dụng nó như một công cụ quản lý nhiệm vụ hoặc lên lịch của bạn. Hầu hết các thiết bị kỹ thuật số hỗ trợ cá nhân PDA và máy tính bỏ túi đều hỗ trợ Outlook (và những ứng dụng thông dụng khác) là những công cụ hữu dụng cho những người thường xuyên phải di chuyển.

7. Giao việc là nhân tố chính quyết định hiệu quả công việc của bạn. Chất lượng công việc của bạn phụ thuộc vào khả năng giao việc của bạn. Hãy giao việc cho đúng người và bạn sẽ tăng năng suất lao động của mình theo cấp số nhân. Hãy nhớ, khi bạn giao việc, bạn đang chỉ định một người khác thực hiện một công việc và trao quyền cho họ làm việc đó. Tuy nhiên, bạn không chuyển giao trách nhiệm hay trọng trách. Trách nhiệm hay trọng trách vẫn phải là của bạn.

8. Hãy biến việc theo dõi và hoàn thành thành một phần quá trình công việc của bạn. Bạn có thể làm việc này bằng cách xem nó như một phần quá trình tổng kết hàng tuần khi bạn thường xuyên gặp những người phải báo cáo trực tiếp với bạn. Hãy nhớ rằng những cuộc họp hàng tuần này cũng là thời gian cho nhân viên của bạn theo đuổi những kết quả mà bạn kỳ vọng nhận được. Nếu theo dõi và hoàn thành có tác dụng hai chiều thì những cuộc họp này sẽ trở thành khoảng thời gian hữu ích, đáng tin giúp mọi người làm việc tốt và hiệu quả hơn.

9. Cuối cùng, hãy nhớ những chìa khóa của thành công: Kiên trì, lịch trình và thói quen tốt. Đừng từ bỏ! Hãy sử dụng các công cụ của bạn (lịch, thiết bị cầm tay, chức năng tìm kiếm…) để bạn được nhắc nhở đúng lúc là phải theo dõi các việc, và khi bạn được nhắc nhở, hãy hành động ngay! Hãy tạo ra các lịch trình để củng cố việc hoàn thành của mình – chẳng hạn, kiểm tra mục thư được đánh dấu bằng cờ của bạn hàng ngày, dành thời gian lập kế hoạch, tổng kết tuần và bám vào đó, lên lịch họp riêng hai người, mặt đối mặt hàng tuần với từng cấp dưới trực tiếp của bạn và xem xét những vấn đề mở. Hãy biến tất cả những việc này thành thói quen! Hãy biến sự kiên trì thành một thói quen.