CHƯƠNG 11

Tổ chức họp hiệu quả

Họp là một sự kiện tiêu tốn nhiều phút và lãng phí nhiều giờ.

―James T. Kirk

TÓM LƯỢC CHƯƠNG 11

Trong chương này, bạn sẽ học được:

· Cuộc họp tốt nhất có thể là cuộc họp bạn không tổ chức.

· Lựa chọn thay thế cho những cuộc họp.

· Nếu bạn phải họp mặt để giải quyết một vấn đề, hãy tổ chức họp ở nơi có vấn đề.

· Nếu bạn phải họp mặt, hãy họp cho đúng!

Công ty chúng tôi đã chuyển giao thành công chương trình họp hiệu quả trong nhiều năm qua. Một trong những văn phòng ở châu Âu của chúng tôi đã ký kết hợp đồng với một công ty đa quốc gia thiết kế một kế hoạch để các cuộc họp của họ trở nên năng suất và hiệu quả hơn, với mục tiêu là phổ biến nó rộng rãi khắp thế giới. Nhiều người của chúng tôi đã cùng trao đổi với khách hàng để thảo luận chúng tôi có thể thực thi sáng kiến đó như thế nào.

Sau khi thiết kế được một chương trình, chúng tôi bắt đầu quá trình chuyển hóa bằng cách giáo dục nhân viên. Ngay lập tức chúng tôi vấp phải một trở ngại. Khi chúng tôi bắt đầu khóa đào tạo của mình, những người tham gia thể hiện rõ thái độ họ không mấy quan tâm tới việc làm thế nào để các cuộc họp trở nên năng suất và hiệu quả hơn vì họ đang trong quá trình cắt giảm những cuộc họp mà họ tổ chức. Dành hầu hết thời gian cho những cuộc họp, chẳng còn mấy thời gian cho công việc thực sự, những nhân viên này mong muốn có một giải pháp giúp họ giảm số lượng các cuộc họp mà họ phải tham dự. Điều này hiển nhiên tác động tới sáng kiến của chúng tôi. Nhiều lời thông thái thể hiện tầm quan trọng của việc giúp cho các cuộc họp trở nên năng suất và hiệu quả hơn, nhưng nếu ngay từ đầu bạn đã không cần một cuộc họp thì ai buồn quan tâm nó được tổ chức tốt như thế nào chứ?

Tôi cũng vấp phải một câu hỏi hóc búa tương tự với một khách hàng là một công ty ô tô lớn. Người điều hành cao cấp nhờ tôi tư vấn cho ông về cách làm việc để ông thực hiện công việc của mình năng suất và hiệu quả hơn. Chúng tôi tiến hành phân tích thời gian của ông và phát hiện ra mỗi tuần ông có khoảng 50 tiếng dành cho những cuộc họp đã được lên lịch. Điều này hiển nhiên khiến ông chẳng còn chút thời gian nào để làm việc khác. Vậy là, vấn đề nằm ở chỗ ông cần phải giảm thời gian họp hành để dành thời gian làm những việc ông ta thực sự được trả lương.

Họp hành là điều không thể tránh khi bạn không muốn làm bất cứ việc gì.

―John Kenneth Galbraith

Vấn đề tệ đến mức nào? Một nghiên cứu chỉ ra rằng trung bình các chuyên gia tham dự 71 cuộc họp hàng tháng (MCI Conferencing White Paper, “Những cuộc họp ở Mỹ”). Trong cuốn sách của họ, Họp kinh doanh tốt hơn (Better Business Meetings), Robert B. Nelson và Peter Economy đã phát hiện ra hơn 50% thời gian họp là lãng phí.

Trong chương này, tôi trình bày về hai chủ đề cơ bản: Làm thế nào để tránh phải tổ chức họp ngay từ đầu và cách tổ chức tốt một cuộc họp.

Họp là dấu hiệu của tổ chức kém. Họp càng ít càng tốt.

―Peter F. Drucker

Họp trở thành phương pháp quản lý được yêu thích của những người chuyên nghiệp. Vấn đề ở chỗ họp không phải là diễn đàn để giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định đúng đắn. Vậy mà phần đông những người chuyên nghiệp vẫn dành rất nhiều thời gian cho việc họp. Tại sao họp lại là lãng phí thời gian? Nếu nó được tổ chức kém, sẽ chẳng có mấy việc được hoàn thành. Tuy nhiên, đào tạo mọi người cách tổ chức tốt một cuộc họp cũng không hẳn đã đem lại kết quả tích cực.

Một lý do khiến những cuộc họp thường kém hiệu quả, ngay cả khi chúng được tổ chức rất tốt, là do khoảng cách giữa những người tham gia cuộc họp và nơi công việc đang thực sự được hoàn thành. Nếu bạn muốn giải quyết hiệu quả một vấn đề, bạn cần trực tiếp trải nghiệm tình huống đó. Các vấn đề xuất hiện trong cuộc họp được gửi đến từ thư điện tử, điện thoại hoặc những thông báo khác là chuyện quá thường thấy. Vây là một cuộc họp được tổ chức từ một địa điểm ở xa, một giải pháp được đưa ra dựa trên những thông tin có hạn, khiến những người tham gia phải phụ thuộc vào thông tin được chuyển từ nơi công việc đang diễn ra. Thông tin đó thường được đơn giản hóa và rút gọn từ bối cảnh của nó khi được báo cáo (chủ yếu là để tóm lược và giữ cho cuộc họp không diễn ra quá lâu). Kết quả là những người tham gia không có các chi tiết, mà chỉ có phiên bản chọn lọc của những chi tiết. Bất cứ kết luận nào mà họ đưa ra cũng không dựa trên sự phản ánh chính xác của tình huống thực sự.

Hình 11.1. Tổ chức cuộc họp giải quyết vấn đề tại nơi công việc đang được thực hiện

Nếu bạn tổ chức một cuộc họp để giải quyết một vấn đề, hãy quên nó đi. Thay vào đó, hãy đi tới nơi tồn tại vấn đề, hãy quan sát, hãy đặt ra những câu hỏi và hãy xem công việc đang được thực hiện như thế nào. Chẳng mấy chốc bạn sẽ bắt đầu phát hiện ra tình hình thực sự. (Chúng ta sẽ nói thêm về vấn đề này ở phần sau của chương này).

PHẦN 1: GIẢM SỐ LƯỢNG CUỘC HỌP

Phân tích cuộc họp

Để giảm số lượng cuộc họp, hãy bắt đầu bằng cách xem xét lại các cuộc họp bạn đã tham dự gần đây để đánh giá mối tương quan, tầm quan trọng và mục tiêu của chúng. Hãy lật quyển lịch của bạn lùi về hai tháng trước và dùng con mắt phân tích để kiểm tra các cuộc họp mà bạn đã tham dự.

Hãy tính số giờ trung bình mỗi ngày bạn dành để tham dự các cuộc họp. Hãy tự hỏi bản thân:

· Mục đích của cuộc họp này là gì?

· Liệu mục đích đó có thể được hoàn thành theo những cách khác không?

· Cuộc họp nào trong số những cuộc họp đó có thể xem là “thông lệ”?

· Cuộc họp mang tính thông lệ đó có thực sự cần thiết không?

· Nếu đó là một cuộc họp giải quyết vấn đề thì vấn đề có được giải quyết không?

· Có lựa chọn thay thế nào khác cho một cuộc họp không? Gọi điện thoại? Hội thảo?

Bất cứ vấn đề đơn giản nào cũng có thể không giải quyết được nếu có quá nhiều cuộc họp được tổ chức để thảo luận về nó.

―Khuyết danh

Thủ thuật chẳng có ý nghĩa gì nếu bạn không định tổ chức một cuộc họp. Giống như thư điện tử, việc giảm số lượng cuộc họp có thể là một nhiệm vụ khó khăn và phức tạp. Văn hóa doanh nghiệp thường quy định phải tổ chức các cuộc họp. Tuy nhiên, vì có quá nhiều người than phiền là các cuộc họp chỉ lãng phí thời gian, khiến họ chẳng có thời gian để làm việc của mình, nên chúng ta cần nỗ lực giảm số lượng cuộc họp mà mọi người tham dự.

***

Mẹo hay: Một lãnh đạo trong ngành dược đã xoay xở để giảm số lượng cuộc họp chỉ đơn giản bằng cách dành thời gian trong lịch của bà để làm việc. Khi ai đó muốn họp cùng bà, người đó phải tìm thấy thời gian trống trong quyển lịch của bà. Vì lịch của bà được sắp xếp sẵn cho những việc quan trọng, nên nó đã hạn chế tối đa số giờ dành cho các cuộc họp.

***

· Đánh giá nhu cầu xem có cần phải họp không.

· Tìm những lựa chọn thay thế cho các cuộc họp.

· Nếu có một vấn đề, hãy đừng nghĩ đến việc tổ chức một cuộc họp đi, mà hãy đi thẳng tới nơi xảy ra vấn đề.

Đi. Nhìn. Khẳng định

Cách duy nhất để thực sự hiểu được bản chất của vấn đề là đi tới nơi làm việc, quan sát tình hình thực tế và thu thập dữ liệu. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về thực tế. Nếu không, bất cứ giải pháp nào mà chúng ta đưa ra trong phòng họp cũng không phù hợp với công việc đang xảy ra. Quá trình này được những người giám sát, quản lý và những người chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề trong công ty của Toyota áp dụng. Chủ tịch của Toyota, ông Katsuaki Wanatabe, đã miêu tả quá trình đó như sau:

· Đi đến nơi

· Trực tiếp quan sát

· Nói chuyện với những người có liên quan

· Thu thập dữ liệu

· Xác định vấn đề dựa trên các dữ liệu đó.

Ông Wanatabe nói rằng giải quyết vấn đề cần phải thực hiện ở đúng nơi công việc đang được tiến hành, thay vì ở những cuộc họp hay trong những phòng hội thảo. Phần lớn thủ thuật này và những thông tin cần thiết để hiểu được khái niệm “cuộc vi hành PEP” đã được trình bày ở chương 10. Nếu giải quyết vấn đề được thực hiện theo cách này, thì nhu cầu và số lượng cuộc họp sẽ giảm xuống.

Nếu bạn phải tổ chức một cuộc họp, hãy cân nhắc tổ chức nó ở nơi công việc đang được thực hiện. Những người tham dự cuộc họp có thể trực tiếp quan sát và lắng nghe bằng chính đôi tai của họ đối với những vấn đề đang xảy ra. Khi đó, cuộc họp của bạn có thể sẽ ngắn hơn, hiệu quả hơn và quyết định của bạn chắc chắn sẽ thực tế hơn.

PHẦN 2: NẾU BẠN PHẢI HỌP, HÃY HỌP CHO ĐÚNG

Bạn đã phân tích những cuộc họp mà bạn tham dự gần đây và đã tìm ra các cách giảm bớt những cuộc họp đó. Bạn đã tiếp nhận khái niệm đi đến nguồn gốc của vấn đề và quan sát, lắng nghe, thu thập thông tin, rồi đưa ra giải pháp. Kết quả là bạn sẽ ít phải tham dự các cuộc họp hơn. Dù vậy, vẫn luôn có những cuộc họp khác mà bạn cần phải góp mặt.

Chúng ta hãy bắt đầu bằng cách xác định những loại cuộc họp khác nhau. Kiểu cuộc họp sẽ quyết định thành phần tham gia và sự chuẩn bị cần thiết.

· Họp tóm lược. Những cuộc họp này thường được tổ chức như hoạt động chia sẻ thông tin, và thường được tổ chức đều đặn. Có thể lãnh đạo tập trung mọi người vào sáng thứ Hai để thông báo sơ lược cho mọi người về những hoạt động trong tuần tới. Đó có thể là một bài thuyết trình trước toàn bộ công ty của chủ tịch công ty. Thực sự không có giới hạn về số lượng người tham dự một cuộc họp tóm lược. Sự chuẩn bị thường chỉ giới hạn cho “diễn giả” của cuộc họp.

· Họp lập kế hoạch. Những người điều hành có thể cần thảo luận mục tiêu và sáng kiến chiến lược cho năm tới hoặc quý tới, hoặc tích hợp quá trình lập ngân sách vào lập kế hoạch chiến lược. Họp lập kế hoạch có thể được tổ chức giữa những thành viên nhóm dự án để vừa xác định bước tiếp theo cần thực hiện vừa giám sát tiến trình của một dự án.

· Họp định kỳ. Những cuộc họp thường lệ giữa giám đốc dự án và những người phải báo cáo trực tiếp cho ông ta/bà ta (họp riêng 2 người) có thể là ví dụ về những cuộc họp định kỳ. Các đội dự án có thể tiến hành họp định kỳ để giám sát triến trình của một dự án. Những cuộc họp định kỳ cần xem xét khi muốn cắt giảm số lượng các cuộc họp. Thông thường, những cuộc họp mang tính thông lệ này thường trở thành thông lệ tới mức chúng ta chẳng bao giờ thắc mắc tại sao chúng ta lại phải có những cuộc họp đó.

· Họp giải quyết vấn đề. Đây có thể xem là những cuộc họp có chủ đề. Chúng có một vấn đề cụ thể, và nảy sinh như kết quả của một tình huống đã xảy ra. Như đã thảo luận ở phần trước của chương này, nhiều cuộc họp có thể thay thế bằng các chuyến vi hành PEP. Tới nơi công việc đang xảy ra, quan sát và thu thập dữ liệu, thảo luận với những người liên quan sẽ giúp những người chịu trách nhiệm có thể xác định chính xác vấn đề và đưa ra giải pháp hữu ích. Nếu một cuộc họp có thể giải quyết được một vấn đề, cuộc họp đó nên được tổ chức ở chính nơi vấn đề đang diễn ra.

· Họp tổng kết. Họp là “tổng kết kinh nghiệm” được tổ chức để xác định những bài học chúng ta đã rút ra được: Việc gì làm tốt chúng ta muốn phát huy? Việc gì chúng ta có thể làm tốt hơn trong những tình huống tương tự?

· Họp đưa ra quyết định. Những cuộc họp này thường được tổ chức ở cấp độ lãnh đạo cấp cao hoặc ban quản trị. Trong một thể chế tài chính, chúng có thể bao gồm cuộc họp ủy ban tín dụng để thông qua giao dịch tín dụng, hoặc trong trường hợp họp ban quản trị, chúng có thể bao gồm những quyết định điều hành như thuê người, sa thải nhân viên hay tăng/giảm lương.

· Họp trình bày và báo cáo. Những cuộc họp này được tổ chức để trình bày một bản báo cáo hoặc một bài thuyết trình cho những bộ phận ở cấp độ cao hơn trong chính tổ chức.

“Ba kẻ thù của họp:

1. Họp nhưng không thảo luận

2. Thảo luận nhưng không quyết định

3. Quyết định nhưng không hành động

―Takeshi Kawabe

Những cuộc họp được tổ chức tốt

Nếu bạn đã tận tâm phân tích lịch họp hiện có của mình, giảm những cuộc họp bạn không cần, sử dụng chuyến vi hành PEP để giải quyết vấn đề, và đã giảm số lượng cuộc họp bạn tham dự, thì bước tiếp theo là học cách điều hành một cuộc họp đúng đắn khi bạn cần phải họp.

Để họp được tổ chức hiệu quả và năng suất, nó cần phải được chuẩn bị thích hợp để:

· Xác định ngay từ đầu là bạn cần một cuộc họp. Liệu vấn đề có được giải quyết qua một cuộc gọi ngắn hay một bức thư rõ ràng, đơn giản không? Nếu bạn quyết định một cuộc họp là cách tốt nhất để giải quyết vấn đề, thì:

· Hãy xác định mục tiêu và mục đích chính xác của cuộc họp. Hãy phát triển một bức tranh rõ ràng về việc bạn dự định hoàn thành trong cuộc họp, bao gồm bất cứ quyết định nào được trông chờ đưa ra, hay bất cứ vấn đề nào cần giải quyết.

· Hãy xác định ai là người nên tham dự cuộc họp để hoàn thành được kết quả dự kiến của bạn. Sẽ có bao nhiêu người liên quan tới cuộc họp? (Ghi chú: Những cuộc họp đưa ra quyết định nên hạn chế số người tham gia. Thông thường bất cứ cuộc họp nào có quá 6 hoặc 7 người tham dự đều khiến cho việc đưa ra quyết định trở nên khó khăn hơn. Nếu là họp tóm lược thì không nhất thiết phải giới hạn số lượng người tham gia.)

· Hãy quyết định thời gian, địa điểm và thời lượng dự kiến của cuộc họp.

· Hãy chuẩn bị chương trình nghị sự cho cuộc họp từ trước.

· Hãy gửi bất cứ tài liệu tóm lược có liên quan nào cho những người tham dự cuộc họp từ trước, để họ có thể làm quen với những tài liệu đó trước khi cuộc họp diễn ra.

· Hãy xác định vai trò của nhân sự tham gia cuộc họp. (Có cần người giúp cuộc họp dễ dàng hơn không? Nếu những người tham dự cuộc họp có xu hướng khó chịu hoặc có ý gây khó khăn cho việc đưa ra một kết quả tốt, hãy cân nhắc tới việc có một người duy trì cuộc họp theo đúng “kịch bản”. Ngoài ra, cũng nên xem xét tới việc phân công một người làm thư ký ghi chép, và một người quản lý thời gian. Người thư ký sẽ xâu chuỗi các ý kiến của buổi họp và tổng hợp thành một biên bản vào cuối buổi họp, còn người quản lý thời gian có nhiệm vụ giữ cho cuộc họp diễn tiến theo đúng lịch.)

· Nếu cần đưa ra quyết định, hãy xác định quy trình quyết định. Một vài lựa chọn hữu ích bao gồm: dân chủ (những nguyên tắc số đông), đồng thuận (tất cả mọi người đều đồng ý) hoặc đội đề xuất và ông chủ quyết định.

· Nếu đó là một cuộc họp đặc biệt quan trọng, có thể cân nhắc mời chủ tịch tham dự cùng. Chủ tịch có thể tổ chức tốt hơn nội dung cuộc họp, mục đích dự kiến và kết quả, để kết quả cuối cùng là cuộc họp không thảo luận nhiều mà quyết định nhiều hơn.

Trong suốt cuộc họp

· Hãy bắt đầu cuộc họp đúng giờ, bất kể người nào vắng mặt.

· Nêu rõ mục tiêu, mục đích của cuộc họp với những thành phần tham dự để tất cả đều nhất trí với kết quả được mong đợi.

· Nhất trí với quá trình đưa ra quyết định. Liệu nó có thực sự được đồng thuận (tất cả mọi người đều được lên tiếng và đều đồng tâm nhất trí)? Liệu nó có thực sự dân chủ (phần đông đồng tình với quyết định)? Hay nó có thể là quyết định của một người – được ông chủ đưa ra – dựa trên những kết quả của cuộc họp và những đề xuất được đội đưa ra?

· Giữ cho cuộc họp diễn ra đúng lịch trình. Hãy thường xuyên ghi lại tiến trình. Người quản lý thời gian cần đảm bảo cho cuộc họp kết thúc đúng giờ. Để các cuộc họp ngắn gọn, hãy cân nhắc tới việc tổ chức trong lúc ăn trưa, hay như một trong những văn phòng ở châu Âu của chúng tôi đã áp dụng, trước khi văn phòng mở cửa, hoặc sau khi văn phòng đóng cửa. Hoặc bạn có thể tổ chức những cuộc họp “đứng”, nghĩa là họp không cần ghế.

Hình 11.2. Giữ cuộc họp đúng tiến trình

· Các cuộc họp thường ngốn toàn bộ thời gian đã được lên lịch dành cho chúng. Hãy cân nhắc tới việc lên lịch cho những cuộc họp trong khoảng 20 hoặc 50 phút. Một chi nhánh của Toyota yêu cầu tất cả các cuộc họp của chi nhánh không được kéo dài hơn 50 phút và họ thường dành ra 10 phút thông báo cho mọi người biết nội dung cuộc họp tiếp theo. Bằng cách sắp lịch cho các cuộc họp một cách chặt chẽ, và đảm bảo bắt đầu và kết thúc đúng giờ, các cuộc họp sẽ trở nên hiệu quả hơn.

· Hãy tổ chức những cuộc họp “không đỉnh” – nghĩa là, không sử dụng máy tính xách tay, điện thoại di động, hay bất cứ công cụ kỹ thuật số nào khác trong suốt cuộc họp.

· Hãy sử dụng công nghệ để các cuộc họp hiệu quả hơn. Việc sử dụng ánh sáng rộng và màn hình LCD giúp mọi người nhìn thấy mọi việc rõ ràng hơn.

***

Mẹo hay: Có một cách để giảm thời gian di chuyển tới các cuộc họp là sử dụng công nghệ.

***

· Nếu số người tham gia cuộc họp nhiều hơn sáu hoặc bảy, mà cần phải đưa ra quyết định trong nhóm, hãy chia nhóm thành những nhóm nhỏ hơn, và cho mỗi nhóm nhỏ đó giải quyết một khía cạnh khác nhau của vấn đề đang cần đưa ra quyết định.

· Nếu một cuộc họp cần tạo ra những ý tưởng chung, hãy cân nhắc tới việc sử dụng thủ thuật động não. Động não phát huy tác dụng tốt nhất bằng cách tập trung vào vấn đề đã được xác định và khuyến khích những người tham gia nghĩ ra càng nhiều giải pháp, đề xuất và ý tưởng càng tốt, sau đó triển khai những ý tưởng này càng xa càng tốt. Hãy viết lại tất cả những ý tưởng đó. Đừng ngắt quãng, đừng chỉ trích, đừng đánh giá những gợi ý cho tới khi tất cả mọi người đã phát biểu và bạn đã sẵn sàng đánh giá danh sách những ý tưởng và quyết định bước tiếp theo cần thực hiện.

· Khi kết thúc cuộc họp như lịch trình, người chủ trì cuộc họp nên tổng kết những kết quả của cuộc họp. Trong phần tổng kết này, cần liệt kê tất cả những quyết định đã được đưa ra.

· Vào cuối buổi họp, nên xác định và liệt kê danh sách “những bước tiếp theo”. Hãy áp dụng câu hỏi ai, cái gì, ở đâu và khi nào cho từng nhiệm vụ. (Chú ý: Thông thường Cái gì có thể không rõ ràng, còn khi nào đôi khi lại bị bỏ qua hoàn toàn. Hãy đảm bảo phải có chúng.)

· Tổng kết cuộc họp với một kết quả nhất trí về cách những bước tiếp theo sẽ được giám sát.

Sau khi họp

· Tất cả các biên bản phải được hoàn thành vào cùng ngày diễn ra cuộc họp, bao gồm tất cả các bước hành động cần thực hiện. Các biên bản phải được chuyển tới tất cả các thành phần tham dự.

· Hãy quyết định các biên bản sẽ được gửi đi như thế nào. Qua thư điện tử? Hoặc có thể đăng tải biên bản và các bước hành động lên mạng nội bộ để những người tham gia họp đều có thể truy cập và theo dõi tiến độ không? Hãy nhớ, càng ít thư điện tử càng tốt!

· Kiên quyết hoàn thành các quyết định từ cuộc họp để chúng có thể được hoàn thành trên thực tế.

TỔNG KẾT

Cách hiệu quả nhất để giúp các cuộc họp trở nên hiệu quả là đừng tổ chức họp khi không cần thiết. Cố gắng giảm thiểu những cuộc họp không cần thiết, không năng suất và không hiệu quả ra khỏi lịch trình của bạn.

Nếu chủ đề họp là giải quyết một vấn đề, đầu tiên hãy đến nơi xảy ra vấn đề, trước khi tổ chức một cuộc họp. Nếu bạn thấy cần phải tổ chức một cuộc họp để giải quyết một vấn đề, hãy tiến hành họp ở chính nơi vấn đề đang xảy ra.

Nếu bạn tổ chức một cuộc họp, hãy chuẩn bị, tiến hành, quyết định, lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ và hoàn thành các quyết định trong cuộc họp một cách thích hợp.

THỰC HÀNH CHƯƠNG 11

1. Cuộc họp tốt nhất là cuộc họp không bao giờ được tổ chức. Thông thường, những cuộc họp định kỳ thường hay chệch khỏi mục đích và nhu cầu của chúng. Hãy bắt đầu bằng cách phân tích những cuộc họp bạn đã tham dự trong suốt hai tháng qua. Bằng con mắt phê bình, hãy đánh giá mức độ liên quan, tầm quan trọng và mục đích của chúng. Hãy tiết giảm càng nhiều càng tốt.

2. Khi đối mặt với một vấn đề, hãy đến nơi vấn đề đang diễn ra, và hãy quan sát, lắng nghe, thu thập thông tin và quyết định xem một giải pháp có được áp dụng trực tiếp không.

3. Nếu bạn phải tổ chức một cuộc họp giải quyết vấn đề, hãy tiến hành ngay tại nơi công việc đang diễn ra và tồn tại vấn đề.

4. Khi triệu tập một cuộc họp, hãy chuẩn bị. Hãy thêm vào phần chuẩn bị của bạn mục tiêu, mục đích, chương trình nghị sự, vai trò, thời gian, địa điểm, thời lượng và tài liệu dự kiến.

5. Hãy tổ chức họp hiệu quả. Hãy bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Hãy tạo thuận lợi cho thảo luận để giữ cuộc họp đúng lịch trình. Hãy đạt được các mục tiêu. Hãy đưa ra những quyết định. Hãy ghi lại những điểm hành động (bước tiếp theo), ai, cái gì, khi nào! Hãy gửi biên bản cho những người liên quan cùng theo dõi.

6. Hãy để quy trình theo dõi vào đúng chỗ. Hãy theo đuổi nhiệm vụ cho tới khi chúng được hoàn thành.