CHƯƠNG 12

Duy trì ngay

Thời gian để chuẩn bị bằng chứng là khi mặt trời chiếu sáng.

―John F. Kennedy

TÓM LƯỢC CHƯƠNG 12

Trong chương này, bạn sẽ học được:

· Một nhiệm vụ được hoàn thành là khi bạn đặt mọi thứ vào tình trạng tốt hơn so với khi bạn nhấc nó lên.

Càng giữ ít, bạn càng đỡ phải duy trì.

· Mục đích của việc duy trì, bảo dưỡng tốt là để lần tới có thể sản xuất dễ dàng hơn.

· Bạn nên thêm các nhiệm vụ vào kế hoạch hàng tuần để tạo các bước cải thiện trong công việc của mình.

Một cộng sự có lần kể cho tôi nghe về một cậu bé được bố mẹ cho một chiếc ô tô mới khi cậu bước sang tuổi 18, vừa là để mừng cậu tốt nghiệp cấp ba, vừa là để mừng cậu có công việc thực sự đầu tiên. Dù cậu thanh niên thực hiện chế độ mỗi tuần rửa xe một lần, nhưng cậu lại không bao giờ thay dầu xe. Hiển nhiên là khi bước bảo dưỡng đơn giản, mang tính thông lệ này bị bỏ qua nhiều lần, các bộ phận đầu máy của chiếc xe bắt đầu mài và nghiến lên nhau. Cuối cùng, toàn bộ đầu máy sẽ bị rít. Kết quả là đầu máy bị hỏng, còn ô tô trở thành đống sắt vô dụng, tất cả chỉ vì không tiến hành bảo dưỡng thông thường.

Ngoài mất mát về mặt tiền bạc, điều khiến tôi “ấn tượng” chính là sự ngớ ngẩn và sự việc đáng lẽ không xảy ra như thế. Có người đã chối bỏ những thủ tục bảo dưỡng xe cơ bản và thực tế nhất, phớt lờ những thông lệ có thể đảm bảo sự vận hành êm ru của xe trong nhiều năm liền.

Khi tôi suy ngẫm về câu chuyện này, tôi nghĩ, có lẽ cha mẹ cậu thanh niên chưa bao giờ dạy cho con trai về tầm quan trọng của việc thay dầu. Tuy nhiên, linh cảm của tôi là có lẽ họ mặc định là con trai họ đã biết điều đó quan trọng như thế nào, và anh ta vẫn thay dầu thường xuyên. Đó là một phần cơ bản, không thể thiếu trong quy trình bảo dưỡng xe, họ không mảy may suy nghĩ là anh con trai không hề thay dầu.

Chúng ta biết hệ quả dành cho cậu thanh niên trẻ đó. Hệ quả dành cho bạn khi không hình thành và duy trì cho bản thân cũng như những người khác thói quen có tổ chức còn nghiêm trọng hơn nhiều so với một đầu máy chết.

CHỈ SỐ NHIỄU LOẠN

Chỉ số nhiễu loạn có thể định nghĩa là phạm vi hoặc mức độ lộn xộn đối với sự sụp đổ của bất kỳ hệ thống nào. Trong vật lý, đây là quy luật thứ hai của nhiệt động lực. Quy luật tự nhiên của vũ trụ là các hệ thống sẽ có xu hướng tiến triển từ trật tự sang lộn xộn và sự lộn xộn đó ngày càng gia tăng tính phức tạp. Muốn có một cuộc sống đơn giản ư? Hãy biến ngăn nắp, trật tự thành một phần công việc hàng ngày của bạn!

Nếu bạn trông mong và kỳ vọng làm việc trong một môi trường có trật tự, bạn cần phải nhận ra xu hướng tự nhiên của môi trường là sẽ chuyển dịch về hướng mất trật tự, và bạn cần phải làm việc để duy trì được tình trạng có trật tự đó.

Hãy thử bỏ bê khu vườn của bạn một lúc và bạn sẽ nhanh chóng thấy tác động của sự nhiễu loạn.

Bạn có bao giờ thắc mắc tại sao mọi thứ lại tiếp tục trở nên lộn xộn sau khi bạn đã dọn dẹp và sắp xếp không? Đó là một quy luật của vũ trụ, và bạn không thể phá vỡ quy luật đó. Nếu bạn không làm gì, bạn sẽ lạc đường. Lộn xộn sẽ lên ngôi. Bạn không thể thắng được sự nhiễu loạn. Bạn chỉ có thể đấu tranh chống lại nó. Nhiễu loạn sẽ tiếp tục gia tăng. Bạn cần phải bổ sung năng lượng để sắp xếp lại mọi thứ. Dòng năng lượng sẽ giúp duy trì trật tự. Bằng cách bổ sung năng lượng vào một hệ thống bạn có thể tạo ra tổ chức.

―Jon Miller, 5S bàn làm việc của bạn cùng những mẹo khác để tăng năng suất văn phòng

Hi vọng là đến thời điểm này bạn đã tạo ra được nhiều thay đổi nhờ cuốn sách này và Chương trình Hiệu quả cá nhân PEP. Có lẽ bàn làm việc của bạn đã gọn gàng, hồ sơ của bạn đã được sắp xếp tốt hơn một chút, và đồ vật đã ở đúng chỗ chúng cần ở. Bạn đã có một hệ thống tốt hơn ở đúng chỗ. Bạn có thể quả quyết, vì có luật động nhiệt học, bất cứ hệ thống nào bạn đặt vào đúng chỗ đều có xu hướng bị phá hủy trừ khi bạn liên tục làm việc hướng tới duy trì trật tự của hệ thống.

Vậy thì “mánh khóe” là gì? Hãy biến duy trì thành một phần chu trình làm việc của bạn.

BẢO DƯỠNG VÀ CHU TRÌNH LÀM VIỆC

Tôi đã học được một bài học về bảo dưỡng từ một nhân viên kỳ cựu của IBM. Ông thường tới địa chỉ của khách hàng và sửa chữa máy tính mà mình đã bán cho họ. Ông thường đưa những kỹ thuật viên trẻ đi cùng mình trong những lần sửa chữa đó. Ông là chủ đề bàn tán gây cười vì ông có những bộ quần áo và những thói quen làm việc “lạ kỳ”. Ông thường mặc những bộ đồ áo liền quần có rất nhiều túi. Trong những chiếc túi đó có tất cả các loại công cụ khác nhau mà ông cần. Nếu ông thấy có gì đó cần sửa, ngay cả khi nó không phải phần việc được yêu cầu, ông cũng sửa. Nếu ông nhìn thấy một giọt dầu trên sàn nhà, ông sẽ lấy giẻ ra và lau sạch. Khi sử dụng công cụ xong, ông thường lau sạch sẽ và đặt lại đúng túi đựng. Nếu công cụ bị hỏng, ông lấy ngay mẫu mua trong túi và điền vào để thay thế công cụ đó. Những đồng nghiệp của ông thực hiện công việc mà chẳng buồn dọn dẹp sau khi họ đi và hiển nhiên là cuối ngày, ông luôn hoàn thành công việc và sẵn sàng về trước những người khác. Đó là cách làm việc của ông. Ông duy trì tình trạng có tổ chức.

Nói một cách ngắn gọn, duy trì là một phần của chu trình làm việc. Hãy nghĩ về nó theo cách này: Mỗi một phần việc, mỗi nhiệm vụ đều có ba phần, phần đầu, phần giữa và phần cuối. Phần đầu nhiệm vụ phải bao gồm tổ chức sắp xếp (lập kế hoạch, chuẩn bị, cài đặt) cho nhiệm vụ. Phần giữa là hành động thực hiện nhiệm vụ. Cùng với việc hoàn thành nhiệm vụ, phần cuối phải bao gồm cả việc duy trì, nghĩa là “đặt vật trở lại nơi nó thuộc về”, và “cải thiện tình trạng của mọi thứ bạn chạm vào” (bao gồm cả hồ sơ, công cụ, cùng nhiều thứ khác).

Thông lệ bảo dưỡng, duy trì cũng cần được nhìn nhận theo cách tương tự. Cách đơn giản nhất để làm điều này là tích hợp các thông lệ bảo dưỡng cơ bản vào chu trình làm việc của bạn, theo cách đã được lên kế hoạch chính xác giống như bạn thay dầu cho xe ô tô. Theo cách tự động tương tự mà bạn ngồi vào sau tay lái, cắm chìa khóa xe vào, khởi động máy, bạn biết dầu xe hẳn được thay đều đặn nếu xe ở trạng thái hoàn hảo. Sao bạn nghĩ công việc lại khác thế chứ?

ĐƠN GIẢN HÓA

Mục đích của duy trì là luôn biến công việc thành đơn giản để mọi người không gặp trở ngại nào khi thực hiện. Nếu máy photocopy hết giấy khi bạn đang sao chụp tài liệu, hãy thêm giấy để máy thực hiện đúng chức năng của nó. Đừng chỉ đặt khoảng chục tờ giấy vào khay để bạn có thể hoàn thành công việc của mình, bỏ mặc người tiếp theo phải chịu cảnh hết giấy. Đừng để hồ sơ của bạn trong tình trạng vô vọng mà không ai, kể cả chính bạn, có thể hi vọng hiểu được chúng. Thay vào đó, hãy biến mọi thứ bạn chạm vào thành công cụ để tăng năng suất và hiệu quả.

Châm ngôn của bạn nên là “Hãy làm và sắp xếp mọi việc khi bạn làm!” Duy trì có nghĩa là tự sắp xếp theo cách giúp hoạt động tiếp theo dễ dàng hơn. Nếu bạn dùng hết ghim trong máy dập ghim, hãy cho ghim vào. Nếu bạn thò tay vào ngăn kéo và thấy mình đã hết ghim, hãy tới chỗ văn thư và lấy một hộp ghim về. Hãy cho ghim vào máy dập ghim và tiếp tục công việc của bạn. Đừng để những chi tiết nhỏ ở đó, không giải quyết, để nó lại cản trở công việc của bạn sau này. Rất ít việc khó chịu như khi tìm bút để ghi lại một tin nhắn điện thoại mà không tìm thấy chiếc nào, hoặc phải thử tới cả chục chiếc mới tìm được chiếc bút có thể viết ra mực. Nếu bút đã hết mực, hãy ném nó đi; ngày nay, bút viết có vai trò to lớn trong công việc.

DUY TRÌ PHÒNG NGỪA

Một thuật ngữ được sử dụng ở Lean và các chương trình chất lượng là “Duy trì phòng ngừa”. Duy trì phòng ngừa được định nghĩa là hành động được thực hiện trên cơ sở được lên lịch trước hoặc được giám sát để ngăn chặn những đổ vỡ trong tương lai. Có nhiều cơ hội để áp dụng khái niệm này vào môi trường văn phòng.

Hãy kiểm kê thiết bị văn phòng của bạn. Hãy tìm trong hướng dẫn sử dụng thiết bị của bạn để biết lịch trình duy trì bảo dưỡng cần có và ghi lại vào lịch của bạn.

Không gì khó chịu bằng máy tính hỏng và bạn không thể truy cập vào các hồ sơ của mình. Giải pháp là phải khôi phục ổ cứng của bạn. Dù phải tốn một chút thời gian, tiền bạc và công sức để khôi phục phần mềm và thiết bị, nhưng đó là điều đáng làm. Hãy khôi phục ổ cứng, cài đặt phần mềm, và cài đặt khôi phục định kỳ tự động hàng ngày hoặc hàng tuần, và bạn có thể tránh được thảm họa.

Hãy xác định điều gì cần duy trì phòng ngừa và hãy ghi nó vào cuốn lịch của bạn.

DUY TRÌ VÀ LÀM LIỀN TAY

Nếu bạn đã thuộc lòng khái niệm Làm liền tay, bạn sẽ có nhiều cơ hội để củng cố nó với việc duy trì. Tại sao? Vì duy trì không phải lúc nào cũng là việc “quan trọng” nhất hay “cấp bách” nhất cần làm. Luôn có những lý do để trì hoãn hành động duy trì. Nhưng nếu cụm từ Làm liền tay xuất hiện trong đầu bạn khi bạn nhận ra hành động duy trì nào đó, bạn sẽ hành động. Nếu bạn thấy công cụ nào đó cần sửa chữa, bạn sẽ Làm liền tay. Nếu nguồn cung hết, bạn sẽ làm đầy nó ngay lập tức. Làm liền tay trở thành một thói quen và tự mở rộng thành sự duy trì.

BIẾN DUY TRÌ THÀNH THÓI QUEN

Giống như bạn tự động đánh răng rửa mặt vào buổi sáng, tốt nhất và dễ dàng nhất là hãy thiết lập những thông lệ duy trì hiệu quả, không phải suy nghĩ gì trong công việc của bạn. Như đã trình bày trong chương 4, nhóm các việc và sắp lịch xử lý công việc giấy tờ cũng như thư điện tử của bạn hàng ngày giữ cho dòng chảy công việc ngày qua ngày của bạn nằm trong tầm kiểm soát. Thời gian dành cho việc sắp xếp hàng tuần có thể ghép vào quy trình lập kế hoạch hàng tuần của bạn để bạn có thể duy trì tình trạng có tổ chức. Hãy cập nhật hồ sơ. Hãy khôi phục dữ liệu trong ổ cứng. Hãy kiểm tra hàng cung cấp.

Giống như bạn dành thời gian mỗi ngày để dọn sạch giỏ việc đầu vào của bạn, bạn nên dành thời gian cho những việc lớn mà bạn rất muốn trì hoãn, chẳng hạn như sàng lọc hồ sơ của những đống hỗn độn không cần thiết đã tích lũy ở đó. Tôi thấy mọi người thường làm công việc dọn dẹp sạch sẽ văn phòng này vào cuối năm, thường là giữa Giáng sinh và Tết dương lịch khi mọi việc có vẻ chậm lại tại văn phòng. Họ sử dụng thời gian đó để loại bỏ những giấy tờ của năm cũ, tạo lập hồ sơ cho năm tới, sàng lọc những thứ họ không sử dụng gần đây, loại bỏ những chồng tạp chí mà họ đã giữ để đọc, và dọn dẹp. Dù làm thế vẫn tốt hơn là không làm gì, nhưng theo kinh nghiệm của tôi, thế vẫn là chưa đủ. Việc dọn dẹp và sàng lọc theo quý có vẻ hiệu quả nhất. Hãy sắp xếp thời gian dành cho nó, có thể là nửa ngày, chẳng hạn thế. Hãy đóng cửa lại và bắt tay vào sắp xếp lại, sàng lọc, xử lý tất cả những cuốn sách của bạn, những hồ sơ tham khảo, hồ sơ lưu trữ và những thứ tương tự như vậy. Hình 12.1 thể hiện lịch trình duy trì hệ thống của bạn.

21 NGÀY THỬ THÁCH

Một đồng nghiệp người Australia, Sharon McGann, đã tận hưởng thành công tuyệt vời với các sinh viên khi bà cho áp dụng điều mà bà gọi là Thử thách 21 ngày. Ngay từ lúc bắt đầu chương trình PEP, Sharon đã yêu cầu mỗi sinh viên của bà chọn một thói quen để phân tích và thay đổi cho tốt hơn. Thử thách là phải thực hiện thói quen đó mỗi ngày trong suốt 21 ngày. Vấn đề là nếu bạn lỡ một ngày, bạn sẽ phải quay lại từ đầu; bạn phải giữ thói quen đó trong 21 ngày liên tục!

Sharon và những sinh viên khác sẽ giám sát các bước thực hiện (có thể kéo dài trong vài tháng). Quá trình thay đổi thói quen này trở thành mô hình cá nhân của sinh viên khi phát triển một thói quen mới. Sự chiêm nghiệm này sau đó sẽ được sử dụng để làm nền tảng cho những kế hoạch hành động xa hơn và những thay đổi thói quen khác.

Bạn có phụ thuộc vào thử thách không? Bạn muốn thay đổi thói quen làm việc nào nhất? Hãy nghĩ ra một chiến lược để thay đổi thói quen đó, vì bạn chỉ có thể thay thế thói quen không mong muốn này bằng một thói quen mới. Và mỗi ngày trong suốt 21 ngày, hãy mang theo bản kế hoạch thay đổi thói quen của bạn. Nếu bạn không thực hiện được kế hoạch trong một ngày nào đó, hãy bắt đầu lại từ ngày đầu tiên. Hãy theo dõi những kinh nghiệm và cảm xúc của bạn trong suốt quá trình này. Việc hiểu rõ hơn cách bạn phản ứng với thử thách này sẽ khiến cho thử thách tiếp theo trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Hình 12.1. Lên lịch để duy trì hệ thống tổ chức, sắp xếp của bạn

DUY TRÌ HỒ SƠ CHUNG

Một bài học không dễ chấp nhận nhưng lại giúp khách hàng duy trì được tính tổ chức của hồ sơ chung là nếu tất cả mọi người đều chịu trách nhiệm cho các hồ sơ thì sẽ chẳng ai chịu trách nhiệm cả.

Là một trưởng nhóm, bạn có trách nhiệm phân rõ trách nhiệm về hồ sơ chung của bộ phận/phòng ban cho cá nhân. Trách nhiệm có thể được chia cho từng người – người này phụ trách hồ sơ được chia sẻ trong ổ ứng, người kia phụ trách hồ sơ giấy tờ chia sẻ,… Tất cả các thành viên trong nhóm đều phải biết ai chịu trách nhiệm cho việc gì.

Điều tương tự cũng đúng đối với các công cụ chung khác. Bạn cũng có thể cần đến một cuốn lịch chung theo dõi lịch trình của cả nhóm cũng như theo dõi mọi người đang ở đâu, quan trọng là phải có một người chịu trách nhiệm duy trì cuốn lịch chung đó.

DUY TRÌ VÀ DI CHUYỂN

Nhiều người trong chúng ta phải di chuyển trong công việc. Trong trường hợp của tôi, tôi thường phải đi nước ngoài, đôi khi đi cả tuần. Điều này rất dễ khiến công việc của bạn trở nên lộn xộn. Hơn nữa, bản thân việc đi lại cũng rất tốn thời gian.

Hãy xem xét hai vấn đề này:

1. Để chuyến đi của bạn năng suất và hiệu quả

2. Xử lý những gì tích lũy lại trong lúc bạn đi vắng

1. Để chuyến đi của bạn năng suất và hiệu quả. Trước tiên, tôi tin rằng di chuyển rất quan trọng để quản lý hiệu quả. Nếu công việc được thực hiện ở một nơi cách xa, người quản lý cần phải đến đó.

Nếu bạn di chuyển chỉ để điều hành những cuộc họp, bạn nên đặt câu hỏi: Họp để làm gì? Vì tôi tin rằng những cuộc họp truyền thống sẽ vô cùng lãng phí thời gian, tôi sẽ nghiêm túc chất vấn liệu điều bạn muốn đạt được trong những cuộc họp đó có thể đạt được tốt hơn thông qua một cuộc điện thoại hay một cuộc hội thảo truyền hình không.

Trong khi di chuyển bạn có thể tận dụng, sắp xếp thời gian để làm việc hiệu quả nhất.

· Nếu có thể, hãy di chuyển bằng tàu hỏa. Hãy mang theo máy tính xách tay và làm việc trong khi di chuyển.

· Hãy nhóm những ngày phải di chuyển đó của bạn lại để tất cả những chuyến đi cần thiết có thể được thực hiện vào một khoảng thời gian nhất định trong tuần.

· Hãy nhóm những cuộc họp của bạn theo địa điểm, để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ít hơn.

2. Xử lý kịp những gì tích lũy lại trong lúc bạn đi vắng. Công nghệ cho phép bạn vừa đi vừa làm bất cứ việc gì bạn vẫn thường làm ở văn phòng. Với một chiếc máy tính xách tay hoặc một chiếc điện thoại thông minh, bạn có thể truy cập thư điện tử, lướt web, truy cập và chỉnh sửa tài liệu giúp bạn hoàn thành công việc dù bạn ở bất cứ đâu.

Tất nhiên có thể có những rắc rối. Khi ra nước ngoài, bạn có thể phát hiện ra chiếc điện thoại thông minh của bạn không hoạt động ở một vài quốc gia. Một số công ty có thể có những chính sách hoặc những vấn đề kỹ thuật không cho phép bạn đăng nhập vào máy chủ của công ty. Nhưng trong nhiều trường hợp, những vấn đề này có thể được giải quyết. Vấn đề là làm sao để truy cập được vào máy chủ của bạn, xử lý đống việc bạn nhận được hàng ngày và đừng để tới tận khi bạn quay về mới xử lý.

Hãy tạo thành thói quen gọi điện thoại về văn phòng hàng ngày và xử lý bất cứ việc gì được chuyển đến. Nếu bạn có thư ký, hãy tạo một thông lệ gọi điện để anh ta/cô ta được chuẩn bị, và bạn có thể nhanh chóng xử lý tất cả những gì xảy ra và giữ cho văn phòng vận hành trơn tru.

Đừng bao giờ sắp lịch cho một cuộc họp ngay sau khi bạn trở về từ một chuyến công tác. Hãy cho phép bạn có vài tiếng thư thả để tổng kết mọi thứ từ chuyến đi (tổng kết các hoạt động, hóa đơn cuối cùng, lời đề nghị/đề xuất,…) và xử lý bất cứ việc gì còn tồn đọng trong khi bạn đi vắng mà bạn không thể hoàn thành hoặc xử lý trong chuyến đi.

Dần dần, bạn sẽ thấy mình xử lý công việc hiệu quả hơn theo cách này khi di chuyển. Hãy thử xem.

DUY TRÌ VÀ CẢI TIẾN LIÊN TỤC

Bạn duy trì công việc tốt thôi chưa đủ. Bạn còn phải làm việc để cải tiến mọi việc tốt hơn. Bạn nên làm việc chuyên tâm và tận tụy để cải thiện cách làm việc của mình. Trong môi trường cạnh tranh, thay đổ với tốc độ chóng mặt như hiện nay, làm tốt hơn và duy trì theo cách đó cũng vẫn là chưa đủ. Bạn cần phải tiếp tục xuất sắc. Ngay cả khi bạn vừa mới đạt được tiến bộ đáng kể, mục đích thực sự của bạn cũng nên là liên tục cải thiện mọi việc bạn làm.

Tuần nào tôi cũng tự hỏi mình: “Tuần tới mình sẽ làm gì để cải thiện tình hình công việc?” Có một vài nhiệm vụ trong Kế hoạch tuần có thể khiến công việc của tôi đơn giản hơn, hiệu quả hơn, giúp tôi hiểu biết hơn và cải thiện cách làm việc tốt hơn.

Tôi có thể thêm nhiệm vụ đọc hai chương từ một ứng dụng phần mềm tôi quan tâm để tăng mức độ sử dụng phần mềm đó. Tôi thấy có những người chọn những nhiệm vụ từ mục tiêu cải thiện cá nhân và sắp lịch cho chúng vào lịch trình làm việc. Tôi khuyến khích mọi người thêm những ý tưởng bột phát bất chợt nảy ra và thực hiện chúng. “Học cách sử dụng máy in mới” có thể là một ý tưởng như vậy. Chúng ta có 1.001 điều mà chúng ta muốn làm hoặc muốn làm tốt hơn. Vậy thì, hãy làm đi!

Hãy tạo thói quen định kỳ xem lại cuốn sách này và những tài liệu về tổ chức sắp xếp khác để làm mới các ý tưởng. IBT có một ứng dụng học trực tuyến (E-PEP) mà bạn có thể dễ dàng truy cập từ máy tính của bạn có thể làm nảy sinh một số ý tưởng và cách thức để đưa bạn lên một mức độ hiệu quả mới. Học liên tục sẽ đem lại kết quả cải tiến liên tục.

Hãy thêm những mục tiêu này vào kế hoạch hàng tuần của bạn. Hãy sắp lịch cho chúng. Bạn sẽ phát hiện ra là bạn có xu hướng tìm ra cách hoàn thành những mục tiêu đó trong khoảng thời gian ít nhất. Vì nhiệm vụ đã có sẵn, bạn chỉ việc hành động. Dần dần và liên tục sắp xếp văn phòng của bạn không chỉ giữ được hình ảnh và tính hiệu quả mới cho nó, mà còn cải tiến nó.

Bạn đang biến thay đổi trở thành một phần cuộc sống hàng ngày của bạn. Và bạn chính là người định hướng thay đổi.

THEO ĐUỔI ĐỊNH KỲ

Một số người không cảm thấy cần phải duy trì tổ chức của họ từng phút một. Họ có thể không quan tâm. Họ có thể theo kịp tốc độ khối lượng công việc của họ bằng cách thảo luận định kỳ về tổ chức của họ. Nếu trong giai đoạn giữa của một dự án hoặc thời kỳ đỉnh cao, họ có thể theo được ở mức độ tốt nhất mà họ có thể, sau đó họ có thể dành thời gian họ cần để tự trở về trật tự cũ. Đây là một vài điều quan trọng cần xem xét nếu bạn quyết định làm việc theo cách này: Đừng để quá hai tuần trước khi bạn tổ chức sắp xếp lại. Bạn nên rất nghiêm túc về việc dọn dẹp của mình. Hãy giữ cho các hệ thống nhắc nhở ở đúng chỗ để những việc quan trọng không bị chìm nghỉm.

DUY TRÌ TỐI THIỂU

Một khi bạn đã tổ chức, sắp xếp, duy trì tối thiểu mà bạn nên thực hiện (vẫn còn hơn là không) là dọn dẹp văn phòng của bạn hàng ngày trước khi bạn về nhà.

PHẢI LÀM GÌ KHI MỌI THỨ ĐỀU HỎNG?

Được rồi, bạn phải dọn dẹp bàn làm việc cũng như văn phòng của bạn. Cuối cùng bạn giữ được giấy tờ, thông tin, tin nhắn, thư điện tử và nhiều thứ khác nữa trong ngày của bạn trong tầm kiểm soát. Bạn lập kế hoạch công việc của bạn vào mỗi ngày thứ Sáu. Bạn mua một chiếc máy tính xách tay và bắt đầu học một phần mềm sắp xếp, và bạn cảm thấy khá hài lòng về bản thân. Bạn đang băng băng và rầm – bạn đâm vào tường! Bạn được điều tới Tokyo để thay thế cho một đồng nghiệp trong sáu tuần. Hoặc một khách hàng lớn yêu cầu kiểm tra tài khoản của bạn, và bạn cần phải chuẩn bị bài thuyết trình để cứu vãn tình hình, do đó, trong suốt hai tuần liền, 16 tiếng mỗi ngày, bạn phải giải quyết việc đó. Hoặc bạn đi nghỉ, và lại phải trở về với đống việc tồn đọng và tất cả đống lộn xộn đó. Điều gì đó tương tự như vậy cũng có thể xảy đến với bạn. Và hãy để tôi nói cho bạn biết, tốt hơn hết là bạn nên thông minh với cách ứng xử của bạn.

Theo kinh nghiệm của tôi, mọi người không quay lại với những cách mới của họ. Không, nhiều khả năng là họ lại trượt lại những thói quen cũ. Và hãy đối mặt với nó, bạn đã xoay xở để đối phó bằng cách sử dụng cách cũ của bạn, đúng không? Có lẽ tổ chức, sắp xếp là một cuộc chiến thật sự. Phải liên tục thực hiện PEP! Đó là một nỗ lực tốt, nhưng bạn không phải kiểu người có tổ chức. Hãy tin tôi, tôi đã nghe qua hết những chuyện này rồi. Đừng hoảng hốt hay bỏ cuộc. Có một cách đơn giản, không đau đớn gì để giải quyết vấn đề này. Hãy dành ra một ngày Làm liền tay. Hãy treo một tấm bảng trên cửa phòng bạn nói rằng bạn nghỉ ngày hôm đó, dọn dẹp giấy tờ trên bàn làm việc của bạn – đặt chúng vào đúng nơi chúng thuộc về – giải quyết hết số thư điện tử trong hòm thư đến của bạn, cập nhật danh sách việc cần làm của bạn, dọn dẹp tài liệu trong máy tính của bạn (nói cách khác, thực hiện lại toàn bộ quá trình!). Nó dễ dàng hơn nhiều, và làm được nhiều hơn với ít thời gian hơn so với lần đầu bạn thực hiện: Có lẽ chỉ vài tiếng và tất cả lại nằm trong tầm kiểm soát.

Để ngày Làm liền tay trở nên đơn giản hơn, dù thế nào cũng hãy cố duy trì dòng thông tin hàng ngày của bạn. Nếu bạn phải dành vài ngày để chuẩn bị bài thuyết trình, hãy dành ra một tiếng trong khoảng thời gian đó để xử lý hết những gì đến vào ngày hôm trước. Thi thoảng hãy giao việc. Phải quyết đoán (thậm chí là tàn nhẫn) về điều bạn sẽ phải làm. Hãy tận dụng hoàn cảnh để thấy bạn có thể hiệu quả tới mức nào, và khi bạn quay lại với hoàn cảnh thông thường, hãy giữ đúng tốc độ đó!

Có thể điều này không bao giờ xấu đối với bạn. Nhưng dòng chảy công việc thường thay đổi và bạn có thể thấy mình bắt đầu bị nhấn chìm. Một khách hàng nọ, giám đốc của một trong những nhà máy công nghiệp lớn nhất thế giới, đã miêu tả nó như thế này:

Khi công việc dồn đống, và đổ ụp xuống đầu tôi, tôi biết phải làm gì để xử lý vì tôi đã học được những thủ tục cần thiết.

Giờ bạn cũng đã học được những thủ tục đó rồi.

Duy trì có nghĩa là nhận ra chu trình hiển nhiên trong mọi công việc bạn làm, từ việc chuẩn bị thực hiện công việc tới việc đặt mọi thứ trở lại đúng nơi nó vốn thuộc về sau khi công việc được hoàn thành, và đảm bảo mọi thứ đều trong tình trạng tốt hoặc tốt hơn so với khi bạn nhấc nó lên. Duy trì có nghĩa là tự sắp xếp khi bạn làm việc.

Điều quan trọng nhất để duy trì là thay đổi để tốt hơn.

THỰC HÀNH CHƯƠNG 12

1. Hãy nhận ra duy trì là điều cơ bản và thực tế nhất của chu trình làm việc, và bạn chắc chắn sẽ có một hệ thống vận hành trơn tru trong nhiều năm. Hãy đảm bảo luyện tập những thông lệ duy trì cơ bản và thực tế đảm bảo nỗ lực bạn dành vào việc “thực hiện PEP” sẽ được đền đáp trong những năm sau này.

2. Hãy biến những thông lệ duy trì thành tự động, chính xác như cách bạn thay dầu cho xe ô tô của bạn. Tạo ra những thông lệ để duy trì bản thân và tình trạng có tổ chức là việc đáng để bạn dành thời gian và công sức. Không duy trì được hệ thống sẽ dẫn tới kết quả là không có khả năng làm bất cứ việc gì.

3. Hãy đặt các hệ thống vào đúng chỗ sẽ giúp bạn không quay trở lại với những thói quen, cách thức cũ. Hãy tạo ra những thông lệ có thể khuyến khích cải thiện cá nhân liên tục và giúp bạn duy trì những hệ thống này như điều đúng đắn cần làm. Hãy sắp xếp công việc duy trì này vào lịch trình trong tuần của bạn.

4. Hãy nghĩ tới việc cần hoàn thành như một chu trình làm việc. Mỗi một công việc đều có phần mở đầu, phần giữa và phần cuối. Phần mở đầu nhiệm vụ bao gồm việc chuẩn bị và cài đặt cho nhiệm vụ. Phần giữa là hành động thực hiện nhiệm vụ. Cùng với việc hoàn thành nhiệm vụ, phần cuối bao gồm việc duy trì, nghĩa là đặt mọi thứ trở lại nơi chúng thuộc về, cải thiện tình trạng của mọi thứ bạn chạm tay vào, bao gồm các hồ sơ, các công cụ,…

5. Hãy nhận ra là sự xuất hiện của máy tính đồng nghĩa với việc hồ sơ giấy không phải là thứ duy nhất cần phải bảo dưỡng. Hiện nay chúng ta còn có hồ sơ máy tính và thư điện tử nữa. Duy trì ổ cứng của bạn có nghĩa là khôi phục các hệ thống và sử dụng chúng thường xuyên, để các dữ liệu được lưu trữ dưới dạng điện tử của bạn không bị phó mặc cho hiện tượng mất nguồn điện.

6. Dành thời gian sắp xếp hàng tuần để giữ cho dòng chảy công việc lâu dài của bạn nằm trong tầm kiểm soát. Mỗi tuần hãy dành thời gian để lập kế hoạch cho tuần kế tiếp và duy trì tình trạng có tổ chức của bạn. Giữ cho hồ sơ của bạn được cập nhật. Sao lưu ổ cứng của bạn. Hãy kiểm tra nguồn cung của bạn. Hãy sử dụng lịch trình duy trì theo quý hoặc theo năm để theo dõi và cập nhật công việc duy trì của bạn.

7. Nếu bạn phát hiện ra bạn đang dành thời gian duy trì thứ gì mà bạn hiếm khi sử dụng, hãy nghiêm túc hỏi xem nó có giá trị với bạn không. Nếu lý do bạn duy trì thứ gì đó không có ý nghĩa với bạn, hãy xem đó như một lời cảnh báo dành cho bạn. Nếu thứ gì đó là thứ bạn có thể làm việc mà không cần nó, thì hãy làm việc mà không cần có nó!

8. Hãy tự sắp xếp trong lúc bạn làm việc. Hãy biến việc duy trì thành một phần quy trình lập kế hoạch của bạn, và bạn sẽ tính gộp cả nó từ bước đầu tiên tới bước hoàn thành. Hãy lập kế hoạch để thành công. Hãy tạo ra những thói quen tốt. Hãy biến duy trì thành một thói quen không cần phải nghĩ, và bạn sẽ thấy đó là một bước đơn giản trên con đường tiến tới thành công của bạn.

9. Đừng tự thỏa mãn! Mục tiêu thực sự của bạn là cải tiến liên tục trong mọi việc bạn làm. PEP là một công cụ, hay một khuôn khổ, để giúp bạn hoàn thành mục tiêu đó.